8.2 Propositions commerciales

Créer une nouvelle proposition

Sous le chapeau Propositions commerciales, cliquez sur le lien Nouvelle proposition. Le champ Référence est incrémenté et renseigné automatiquement selon le modèle de numérotation configuré. Vous pouvez ajouter une référence libre (non obligatoire). Sélectionnez le Tiers (client) dans la liste — obligatoire. Les champs obligatoires sont la date de proposition et la durée de validité. Les champs agrémentés d’une icône ? renvoient à des listes déroulantes modifiables dans Accueil > Configu- ration > Dictionnaires. Cliquez sur Créer brouillon, ajoutez vos lignes (produits/services), puis validez.

Figure 8.10 – Formulaire de création d’une nouvelle proposition commerciale

Clôturer une proposition

Cliquez sur le bouton Accepter/Refuser. Dans la liste déroulante Clôturer au statut, choisissez :

• Signée (à facturer) — la propale est acceptée

• Non signée (fermée) — la propale est refusée

Figure 8.11 – Clôture d’une proposition commerciale

Astuce

Pour le cycle habituel Propale → Commande → Facture, activez le module Workflow (Configu- ration des modules > Modules complémentaires > Outils multi-modules), puis activez les options :

• Créer automatiquement une commande client à la signature d’une proposition commerciale
• Classer la/les proposition(s) source(s) facturée(s) au classement facturé de la commande
• Classer la/les proposition(s) source(s) facturée(s) à la validation d’une facture client

Après validation (passage à « Signée à facturer »), la liste déroulante CRÉER permet de générer : CRÉER COMMANDE, CRÉER INTERVENTION, CRÉER CONTRAT, CRÉER FACTURE.

Créer une facture

Dans le cas du choix Signée (à facturer), cliquez sur le bouton CRÉER FACTURE.

Figure 8.12 – Création d’une facture depuis une proposition

Options cachées

Ces constantes sont à définir à 1 dans Accueil > Configuration > Divers. Leur activation peut rendre l’ap- plication instable si mal utilisée.

Constante                                                        Effet
PROPAL_CLONE_ON_CREATE_PAGE                                      Ajoute une option sur la page de
                                                                 création pour créer par clonage depuis
                                                                 une propale existante
MAIN_PROPAL_CHOOSE_ODT_DOCUMENT                                  Permet de sélectionner le document
                                                                 ODT lors de la fermeture ou annulation
                                                                 des propositions
MAIN_GENERATE_PROPOSALS_WITH_PICTURE                             Ajoute l’image du produit dans le PDF
                                                                 généré (réduit la largeur disponible pour
                                                                 la description)
PRODUIT_PDF_MERGE_PROPAL                                         Inclut tous les PDF liés aux produits
                                                                 dans le PDF final de la proposition
PROPOSAL_ALLOW_EXTERNAL_DOWNLOAD                                 Génère automatiquement une clé de
                                                                 partage pour téléchargement externe du
                                                                 PDF
Constante                                                             Effet
MAIN_PDF_PROPAL_USE_ELECTRONIC_SIGNING                                Ajoute le champ de signature
                                                                      électronique (esign) dans les PDF de
                                                                      propositions (v8.0+)

Cas concrets 1

Affectation d’un commercial à un tiers Si un commercial avec accès restreint doit pouvoir voir un tiers et accéder à son devis, rendez-vous sur la fiche du tiers, cliquez sur l’icône Modifier (crayon) sur la ligne Commerciaux, et ajoutez l’utilisateur concerné. Son nom vient s’ajouter à celui de l’administrateur dans la liste des commerciaux habilités. Lignes d’options à prix affiché mais non comptabilisé Pour faire apparaître le mot option dans la colonne Total HT, mettez une quantité à 0. La ligne affiche le tarif mais son montant ne s’ajoute pas au total de la proposition.

Cas concrets 2 — Signature électronique en ligne

Voici comment réaliser un modèle de courriel comprenant un lien de signature en ligne. Étape 1 — Créer le modèle d’email Dans Emails > Modèles des courriels, créez un nouveau modèle de type Propositions/Devis :

• Sujet : __MYCOMPANY_NAME__ | Devis No. __REF__
• Corps : insérez la variable __ONLINE_SIGN_URL__ pour inclure le lien de signature

Figure 8.13 – Paramétrage du modèle d’email avec signature en ligne

Étape 2 — Envoyer l’email depuis la fiche devis Depuis la page du devis, récupérez ce modèle. Toutes les variables de remplacement sont automatiquement substituées.

Figure 8.14 – Variables de remplacement dans le modèle d’email

Figure 8.15 – Email envoyé avec les variables résolues

Le mail arrive chez le client avec le lien de signature électronique.

Figure 8.16 – Email reçu par le client avec lien de signature

Étape 3 — Le client signe en ligne Le client clique sur le lien et accède à la page de signature :

Figure 8.17 – Page de signature accessible par le lien

Pour recevoir une notification lors de la signature, activez le module Notifications sur les événements métiers et configurez-le pour lier la notification au modèle de mail (renseignez une adresse email destinataire).

Figure 8.18 – Configuration des notifications

Le client signe la proposition :

Figure 8.19 – Client en train de signer la proposition

Et vous recevez la confirmation :

Figure 8.20 – Confirmation de signature reçue