8.2 Propositions commerciales

Créer une nouvelle proposition 
 Sous le chapeau Propositions commerciales, cliquez sur le lien Nouvelle proposition. Le champ Référence est incrémenté et renseigné automatiquement selon le modèle de numérotation configuré. Vous pouvez ajouter une référence libre (non obligatoire). Sélectionnez le Tiers (client) dans la liste — obligatoire. Les champs obligatoires sont la date de proposition et la durée de validité. Les champs agrémentés d’une icône ? renvoient à des listes déroulantes modifiables dans Accueil > Configu- ration > Dictionnaires. Cliquez sur Créer brouillon, ajoutez vos lignes (produits/services), puis validez. 
 Figure 8.10 – Formulaire de création d’une nouvelle proposition commerciale 
 Clôturer une proposition 
 Cliquez sur le bouton Accepter/Refuser. Dans la liste déroulante Clôturer au statut, choisissez : 
 Signée (à facturer) — la propale est acceptée 
 Non signée (fermée) — la propale est refusée 
 Figure 8.11 – Clôture d’une proposition commerciale 
 Astuce 
 Pour le cycle habituel Propale → Commande → Facture, activez le module Workflow (Configu- ration des modules > Modules complémentaires > Outils multi-modules), puis activez les options : 
 Créer automatiquement une commande client à la signature d’une proposition commerciale Classer la/les proposition(s) source(s) facturée(s) au classement facturé de la commande Classer la/les proposition(s) source(s) facturée(s) à la validation d’une facture client 
 Après validation (passage à « Signée à facturer »), la liste déroulante CRÉER permet de générer : CRÉER COMMANDE, CRÉER INTERVENTION, CRÉER CONTRAT, CRÉER FACTURE. 
 Créer une facture 
 Dans le cas du choix Signée (à facturer), cliquez sur le bouton CRÉER FACTURE. 
 Figure 8.12 – Création d’une facture depuis une proposition 
 Options cachées 
 Ces constantes sont à définir à 1 dans Accueil > Configuration > Divers. Leur activation peut rendre l’ap- plication instable si mal utilisée. 
 Constante Effet
PROPAL_CLONE_ON_CREATE_PAGE Ajoute une option sur la page de
 création pour créer par clonage depuis
 une propale existante
MAIN_PROPAL_CHOOSE_ODT_DOCUMENT Permet de sélectionner le document
 ODT lors de la fermeture ou annulation
 des propositions
MAIN_GENERATE_PROPOSALS_WITH_PICTURE Ajoute l’image du produit dans le PDF
 généré (réduit la largeur disponible pour
 la description)
PRODUIT_PDF_MERGE_PROPAL Inclut tous les PDF liés aux produits
 dans le PDF final de la proposition
PROPOSAL_ALLOW_EXTERNAL_DOWNLOAD Génère automatiquement une clé de
 partage pour téléchargement externe du
 PDF
Constante Effet
MAIN_PDF_PROPAL_USE_ELECTRONIC_SIGNING Ajoute le champ de signature
 électronique (esign) dans les PDF de
 propositions (v8.0+) 
 Cas concrets 1 
 Affectation d’un commercial à un tiers Si un commercial avec accès restreint doit pouvoir voir un tiers et accéder à son devis, rendez-vous sur la fiche du tiers, cliquez sur l’icône Modifier (crayon) sur la ligne Commerciaux, et ajoutez l’utilisateur concerné. Son nom vient s’ajouter à celui de l’administrateur dans la liste des commerciaux habilités. Lignes d’options à prix affiché mais non comptabilisé Pour faire apparaître le mot option dans la colonne Total HT, mettez une quantité à 0. La ligne affiche le tarif mais son montant ne s’ajoute pas au total de la proposition. 
 Cas concrets 2 — Signature électronique en ligne 
 Voici comment réaliser un modèle de courriel comprenant un lien de signature en ligne. Étape 1 — Créer le modèle d’email Dans Emails > Modèles des courriels, créez un nouveau modèle de type Propositions/Devis : 
 Sujet : __MYCOMPANY_NAME__ | Devis No. __REF__ Corps : insérez la variable __ONLINE_SIGN_URL__ pour inclure le lien de signature 
 Figure 8.13 – Paramétrage du modèle d’email avec signature en ligne 
 Étape 2 — Envoyer l’email depuis la fiche devis Depuis la page du devis, récupérez ce modèle. Toutes les variables de remplacement sont automatiquement substituées. 
 Figure 8.14 – Variables de remplacement dans le modèle d’email 
 Figure 8.15 – Email envoyé avec les variables résolues 
 Le mail arrive chez le client avec le lien de signature électronique. 
 Figure 8.16 – Email reçu par le client avec lien de signature 
 Étape 3 — Le client signe en ligne Le client clique sur le lien et accède à la page de signature : 
 Figure 8.17 – Page de signature accessible par le lien 
 Pour recevoir une notification lors de la signature, activez le module Notifications sur les événements métiers et configurez-le pour lier la notification au modèle de mail (renseignez une adresse email destinataire). 
 Figure 8.18 – Configuration des notifications 
 Le client signe la proposition : 
 Figure 8.19 – Client en train de signer la proposition 
 Et vous recevez la confirmation : 
 Figure 8.20 – Confirmation de signature reçue