4.3 Gestion des fournisseurs

Cette section permet d'améliorer la gestion des relations avec les fournisseurs en offrant plus de flexibilité dans la création de documents fournisseurs.

1.CRÉER UNE COMMANDE FOURNISSEUR DEPUISÀ UNEPARTIR DE LA FACTURE FOURNISSEUR [Ligne 13]16]

Description

• Ajoute, :

 Activesur la possibilitéfiche ded'une créerfacture fournisseur, un bouton d'action « Créer une commande fournisseur ».Permet de générer automatiquement la commande fournisseur correspondante à partir d'une facture fournisseur existante.déjà

saisie.

Répond au Cas d'usage : Cette fonctionnalité est utile dans certains flux de travail particuliers,inversé notamment: utile lorsque vous recevez et enregistrez d'abord la facture fournisseur, sans avoir créé la commande fournisseur au préalable.

Conditions d'affichage du bouton :

Le bouton n'apparaît sur la fiche facture fournisseur que si toutes les conditions suivantes sont réunies :

1. 1. 1. L'option est activé.
      2. L'utilisateur dispose du droit « Créer une commande fournisseur » (permission Fournisseur > Commandes).
      3. La facture fournisseur n'est liée à aucun autre objet (aucune commande, réception ou document déjà rattaché).

=> Si la facture est déjà liée à une commande, le bouton n'est pas proposé afin d'éviter les doublons.

Données reportées sur la commande fournisseur :

Lors de la création, la commande fournisseur reprend automatiquement depuis la facture :

Le fournisseur (tiers)	La référence fournisseur
Les conditions de règlement	Le mode de règlement
Le projet associé	Les notes privée et publique
L'intégralité des lignes : produits/services, descriptions, quantités, prix unitaires, taux de TVA, remises, unités

 La date de la commande est fixée à la date du jour.

Traitement automatique après création :

Après création, la commande fournisseur est automatiquement traitée dans l'ordre suivant :

  Validée  →  Approuvée →  Facturée  →  Liée à la facture

Un message de confirmation indique que la commande fournisseur a été créée et liée. Vous êtes ensuite redirigé vers la fiche de la facture fournisseur.

WORKFLOW COMPLET : DU DEVIS À LA FACTURE PAYÉE

1. Devis signé ➜ Factures d'acompte créées
2. Acomptes payés ➜ Convertis en crédits disponibles
3. Facture finale validée ➜ Relevé généré automatiquement [Ligne 10]
4. Notes publiques transférées automatiquement [Ligne 11]
5. Solde restant réglé ➜ Reste à payer = 0
6. Facture marquée "payée" automatiquement [Ligne 12]
7. PDF régénéré avec mention "PAYÉE" [Ligne 13]
8. Devis marqué "facturé" automatiquement [Ligne 14]

Résultat : Processus 100% automatisé du devis à l'archivage de la facture payée !

2.AJOUTER UNE ACTION DE MASSE "CLASSER PAYÉE" SUR LA LISTE DES FACTURES FOURNISSEURS [Ligne 17]

Ajoute l'entrée « Classer payée » dans le menu des actions de masse de la liste des factures fournisseurs (/fourn/facture/list.php)

Conditions d'affichage du bouton :

• • • • • • AchatsSeules d'urgenceles :factures Lorsqu'unvalidées achatet urgentnon aencore étépayées effectuéparmi sansla commandesélection préalablesont classées payées
          • RégularisationL'utilisateur :doit Pouravoir régulariserle unedroit situationde oùcréation lasur facture est arrivée avant la commande
          • Petits fournisseurs : Avec certains fournisseurs qui ne travaillent qu'avec desles factures fournisseurs.
          • Archivage : Pour créer rétroactivement une commande à des fins d'archivage

FonctionnementAvantage : 

Cela

1. 1. Accédezévite àd'ouvrir chaque facture une facturepar fournisseurune existante
   2. Unpour nouveaula boutonclasser payée.

3.PASSER AUTOMATIQUEMENT LA COMMANDE FOURNISSEUR À "CréerREÇUE commandeCOMPLÈTEMENT" fournisseur"LORSEQU'ELLE apparaîtCliquezEST surCLASSÉE le"FACTURÉ" boutonUne[Ligne 18]

Quand une commande fournisseur estencore crééeau avecstatut les« mêmesCommandé informationsLes lignes de produits/services sont copiéesLe lien entre commande et facture» est établiclassée

Avantages« :Facturé », elle passe automatiquement au statut « Reçue complètement », sans réception réelle.

• • Flexibilité dans l'ordre de création des documents
  • Gain de temps : pas besoin de ressaisir les informations
  • Traçabilité complète des achats
  • Conformité avec les processus de contrôle interne

Attention : L'option est incompatible avec la gestion de stock : aucun mouvement d'entrée en stock n'est généré

Cette fonctionnalité est à utiliser avec précaution. Elle inverse le flux de travail normal (commande → facture). Assurez-vous que votre organisation autorise ce type de processus :

• • • • • • Ne pas utiliser systématiquement
          • Réservé aux cas exceptionnels
          • Documenter chaque utilisation

Workflow normal (recommandé) :

Besoin ➜ Commande fournisseur créée ➜ Commande validée ➜ Réception ➜ Facture fournisseur reçue ➜ Facture saisie

Workflow inversé (avec ce paramètre activé) :

Achat urgent ➜ Facture fournisseur reçue ➜ Facture saisie ➜ Commande créée rétroactivement

2.BONNES PRATIQUES

1. N'activez ce paramètre que si nécessaire
   La plupart des organisations n'en ont pas besoin.
2. Définissez des règles claires
   Quand et comment utiliser cette fonctionnalité.
3. Formez les utilisateurs
   Expliquez pourquoi le workflow normal est préférable.
4. Documentez les exceptions
   Notez dans les notes privées la raison du workflow inversé.
5. Revoyez périodiquement
   Analysez l'utilisation pour détecter d'éventuels abus.