À propos
La signature en masse permet d'envoyer un même document PDF à plusieurs signataires, chacun signant indépendamment sur son propre exemplaire. Chaque destinataire reçoit son lien personnel, valide son identité par e-mail ou par SMS, et signe sa copie sans voir les autres signataires.
Quand utiliser la signature en masse
- Faire signer un règlement intérieur, une charte ou un avenant à tous les salariés.
- Faire signer un procès-verbal d'assemblée générale aux adhérents d'une association.
- Faire signer une attestation aux participants d'une formation ou d'un événement.
- Faire signer un document type, tel qu'un accord de confidentialité ou des conditions générales, à un lot de contacts ou de tiers.
Différences avec la signature classique
La signature classique, lancée depuis l'onglet d'un document, est liée à un objet Dolibarr tel qu'un devis ou un contrat. Elle porte sur un ou plusieurs signataires apposant leur signature sur le même PDF. Les signataires sont choisis parmi les contacts liés à la fiche.
La signature en masse, lancée depuis une enveloppe dédiée accessible par le menu GED, puis Signatures multiples, porte sur un document libre, non rattaché à un objet métier. Un PDF distinct est généré pour chaque destinataire, ce qui constitue des copies indépendantes. Les signataires sont construits à partir de sept sources différentes, décrites plus loin dans cette section.
Limite par envoi
Important : la limite est de trente destinataires maximum par enveloppe. Au-delà de ce nombre, le bouton d'envoi est masqué et un message d'avertissement est affiché. Si vous devez faire signer plus de trente personnes, créez plusieurs enveloppes successives à partir du même PDF.
Prérequis de la signature en masse
- Le module UptoSign doit être installé, activé et configuré, comme décrit dans les sections 6 et 8 de ce manuel.
- Vous devez disposer du PDF à faire signer, déjà préparé sur votre poste.
- Vous devez disposer des droits « Lire les listes de signatures » et « Créer/modifier les listes », décrits dans la section 15 de ce manuel consacrée aux permissions.
Vue d'ensemble du processus
Le processus se déroule en cinq étapes :
- Créer l'enveloppe, qui prend alors le statut Brouillon.
- Téléverser le PDF à signer.
- Ajouter les destinataires depuis une ou plusieurs sources.
- Valider l'enveloppe, qui passe du statut Brouillon au statut Validé.
- Positionner le sceau et la signature, puis envoyer la demande.
Tant que l'enveloppe est au statut Brouillon, vous pouvez modifier son titre, ajouter ou retirer des destinataires, et changer le PDF associé. Une fois l'enveloppe validée, plus aucune modification de la liste n'est possible. Après l'envoi, le statut passe à Envoyé partiellement, puis à Envoyé complètement lorsque toutes les procédures individuelles ont été lancées.