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Gestion des contrats

Cette section améliore la gestion des contrats dans Dolibarr en ajoutant des fonctionnalités pratiques : affichage des produits sources, envoi d'emails pour contrats provisoires, activation automatique des services, et gestion des attributs supplémentaires.

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1.AFFICHER LES LIGNES PRODUITS DE LA SOURCE [Ligne 39]

Description :

Affiche les lignes produits de la source (devis, commande, facture) dans la fiche contrat lors de sa création depuis cette source. Ajoute un onglet "Produits" dans la fiche contrat.

Utilité :

    • Visualiser rapidement les produits/services liés au contrat
    • Référence au document source (devis, commande, facture)
    • Facilite la vérification de la cohérence entre documents
    • Évite de rechercher le document source

Fonctionnement :

Lorsque vous créez un contrat depuis un devis, une commande ou une facture, un nouvel onglet "Produits" apparaît dans la fiche contrat affichant la liste des lignes du document source.

2.AUTORISER L'ENVOI D'EMAIL POUR LES CONTRATS PROVISOIRES [Ligne 40]

Description :

Permet d'envoyer des emails même lorsque le contrat est en statut "provisoire" (brouillon). Par défaut, Dolibarr n'autorise l'envoi d'emails que pour les contrats validés.

Cas d'usage :

    • Envoyer un brouillon de contrat au client pour relecture
    • Demander validation avant de finaliser le contrat
    • Communication interne sur un contrat en préparation

Attention :

Pensez à bien indiquer dans l'email que le contrat est en statut provisoire et non définitif. Ajoutez une mention explicite type "BROUILLON - POUR VALIDATION" dans l'objet ou le corps du message.

3.ACTIVATION AUTOMATIQUES DES SERVICES [Ligne 41]

Description : Active automatiquement tous les services/lignes d'un contrat lors de sa validation.

Avantages :

      • Gain de temps considérable pour les contrats multi-services
      • Évite d'oublier d'activer certains services
      • Processus standardisé et automatisé
      • Idéal pour les contrats de maintenance ou abonnements

Workflow :

      1. Création du contrat avec plusieurs lignes de services
      2. Validation du contrat
      3. Tous les services passent automatiquement en statut "Actif"
      4. Les dates de début sont définies automatiquement

4.SIGNATAIRE PAR DÉFAUT DES CONTRATS [Ligne 42]

Description : Permet de sélectionner l'utilisateur qui sera proposé par défaut dans le champ "Signature commerciale" lors de la création d'un contrat.

Utilité :

    • Présélectionne le directeur commercial
    • Présélectionne le responsable des contrats
    • Évite d'oublier de renseigner ce champ
    • Peut être modifié manuellement si besoin

5.ATTRIBUTS À COPIER DE LA FACTURE VERS LE CONTRATS [Ligne 43]

Description :

Sélectionnez les attributs supplémentaires qui seront automatiquement copiés de la facture vers le contrat lors de la liaison d'une facture standard avec un contrat.

Utilisation :

    1. Sélectionnez les attributs pertinents dans la liste
    2. Lors de la liaison facture ➜ contrat, ces attributs sont copiés
    3. Les valeurs de la facture écrasent celles du contrat

Exemples d'attributs à copier :

    • Numéro de bon de commande client
    • Référence projet
    • Centre de coût
    • Informations de livraison spécifiques
CONSEILS D'UTILISATION :
  • [Ligne 39] : Activez-le si vous créez souvent des contrats depuis des documents commerciaux
  • [Ligne 40] : Utile pour la validation collaborative, mais utilisez avec précaution
  • [Ligne 41] : Recommandé pour les contrats d'abonnement ou de maintenance récurrente
  • [Ligne 42] : Définissez le responsable principal des contrats dans votre organisation
  • [Ligne 43] : Analysez vos besoins en traçabilité pour sélectionner les bons attributs
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