UTILISATION AU QUOTIDIEN

Le module de facturation électronique (module EInvoicing) doit avoir été installé et configuré (voir chapitre précédent) pour permettre la réception (et éventuellement l’l'envoi) de factures électroniques)électroniques via votre application Dolibarr. Une fois le module configuré, le cycle de vie d'une facture client se déroule ainsi :

1. À la création de la facture : Lele module détermine si elle doit ou non donner lieu à une facture électronique (une facture à un particulier, par exemple, ne le nécessite pas).
2. À la validation de la facture : Selonselon vos réglages, la facture électronique est générée automatiquement, ou bien vous devez cliquer sur le bouton « Générer la facture électronique » présent sur la fiche de la facture.
3. Vous pouvez à tout moment cliquer sur « Vérifier l'annuaire » pour confirmer que le destinataire est bien joignable électroniquement.
4. Le bouton « Transmettre » envoie la facture générée au point d'accès (saufinutile si l'envoi automatique est activé). « Retransmettre » permet un nouvel envoi si nécessaire.
5. Une fois transmise, la facture est verrouillée : référence, dates, montants, tiers et modalités de paiement ne peuvent plus être modifiés. Pour corriger une facture déjà transmise, il faut émettre un avoiravoir, puis créer une nouvelle facture (ou dupliquer la facture existante).
6. Lors de l'encaissement (y comprismême partiel) d'une facture dont la TVA est due sur les encaissements, le module signale automatiquement ce paiement au point d'accès (statut « Payé »).

Nettoyage et pré-vérifications recommandéesrecommandés : 

Afin d’d'éviter toute erreur d’d'envoi, tout rejet de facture par votre client ou tout défaut de réception des factures fournisseurs, veuillez assurez-vous assurer que les informations des tiers existantexistants (clients et fournisseurs) sont correctementcomplètes, renseignées, complètescorrectes et à jour, notamment : 

• • • L’l'adresse postale ; 
    • L’l'adresse e-mail ; 
    • Lele numéro de TVA intracommunautaire ; 
    • Lele numéro SIREN (etainsi l’que l'adresse de facturation électronique spécifique, si elle diffère du numéro SIREN,SIREN — cas rare).

Comment envoyer une facture client : 

Un bloc « Facturation électronique » apparaît danssur la fiche de la facture client. Il vous permet de consulter l’l'état de la facture électronique, l’l'accessibilité du clientclient, ainsi que l’l'adresse de facturation électronique à laquelle la facture sera envoyée.

Une fois la facture validée, un bouton « Facturation électronique » apparaît. Il permet de régénérer la facture électronique, de vérifier sa conformité etet, surtoutsurtout, de transmettre la facture électroniquetransmettre à la plateforme agréée pour envoi au client.

Si vous avez bien activé l’l'option « Génération automatique de la facture électronique lors de la validation de la facture » (activée par défaut), la facture électronique a déjà été fabriquéegénérée et: il vous suffit de “la « Transmettre” la facture.». Dans le cas contraire, vous devez d’d'abord “cliquer sur « RegénérerRégénérer la facture électronique”, pour» avant de pouvoir la transmettre.

Une fois la facture transmise, vous pouvez suivre son statut  dans le bloc Facturation électronique de la fiche de la facture client …client…

… ou via la colonne « État PA » dansde la liste des factures clients. 

Attention, : une fois “la facture « transmise” », seules quelques informations secondaires pourront encore être modifiées sur une facture client.modifiées. En cas d’d'erreur (ou de rejet par le client), il faudra faireémettre un avoir, le transmettretransmettre, etpuis refairecréer une nouvelle facture corrigée. 

Note:Note Pour: pour que le statut soit mis à jour, il est nécessaire de lancer régulièrement la synchronisation (voir le chapitre suivant).

Comment lancer une synchronisation et récupérer mes factures fournisseurs :

La synchronisation de votre Dolibarr  avec la plateforme agréée a pour objectif de récupérer les factures fournisseurs,fournisseurs et, si vous avez transmis des factures clients, de mettre à jour leur statut.

Pour récupérer vos factures fournisseurs et/ou mettre à jour le statut de vos factures clients, il est nécessaire de lancer la synchronisation (manuelle ou programmée). Pour cela, rendez-vous dans Accueil → Facturation → Gestion des factures électroniques → Synchronisation des factures électroniques, puis lancez une synchronisation.

SelonLe déroulement de la synchronisation dépend de la configuration du module EInvoicing (section : Synchronisation PA/PDP → Dolibarr), le processus de synchronisation se déroule différemment.. Si vous avez activé la création automatique des produitstiers et des tiersproduits manquants automatiquement (non recommandé), la synchronisation seras'effectue effectuéesans automatiquementinterruption, dans la limite définie. 

Dans le cas contraire, la synchronisation sera interrompue às'interrompt chaque fois qu’qu'un tiers client,(client fournisseurou fournisseur) ou un produit est manquant dans votre Dolibarr. Vous serezêtes alors invité à le créer manuellement à l’l'aide d’d'un formulaire de création prérempli avec les informations récupéréesissues depuisde la facture électronique. 

En cas d’d'erreur lors de la synchronisation, un message d’erreur sera affichés'affiche avec les instructions nécessaires pour la résoudre. AprèsUne l’exécution defois la synchronisation,synchronisation vous pouvez constater queterminée, le statut de vos factures clients a étéest mis à jour et que les factures fournisseurs reçues ontsont biencréées étédans créées.votre Dolibarr. 

Exemple:Exemple Vue: vue du statut de la facture client

Exemple:Exemple Vue: vue de la liste des factures clients 

Exemple:Exemple Vue: vue de la liste des factures fournisseurs

Exemple:Exemple Vue: d’vue d'une facture fournisseur (le champ “Source”« Source » indique la plateforme dont est issue la facture)

Approuver ou refuser les factures fournisseurs reçues :

PourVous pouvez approuver ou refuser les factures fournisseurs reçues, vous pouvez les approuver ou les refuser depuis le bouton “« Facture électronique” sur» de la fiche de la facture fournisseur.

Une fois approuvéla facture approuvée ou refusé,refusée, le cycle de vie propre à la facture Électroniqueélectronique de la facture fournisseur est terminé. 

NotonsNotez que cette étape d’approuverd'approbation ou de refuserrefus n’n'est pas obligatoire.obligatoire Votre: votre obligation se limite à recevoirla lesréception des factures. Vous pouvez continuer à informer votre fournisseur de l’approbation,l'approbation ou du refus d’d'une facture selonpar le circuit traditionnel (téléphone, email,e-mail, fax, …courrier…). De mêmemême, la gestion des litiges de paiementspaiement se fait comme avant,auparavant, horsen dehors du système de facturation électronique.

Cas des factures Approuverhors ou refuser les factures fournisseurs reçuespérimètre : 

Les factures saisies par le point de vente, les factures faitesémises à des particuliers (qui ne disposent pas de numéro SIREN et qui ne peuvent donc pas êtrerecevoir envoyerde àfacture une adresse SIREN donc)électronique), ainsi que les factures pourdestinées à des entreprises étrangèresétrangères, ne sont pas dans le périmètre.périmètre de la facturation électronique. Vous les saisissez comme auparavantauparavant, en vous assurant que le statut de facturation électronique est surbien “« Ne pas gérer la facturation électronique”électronique ». 

Toutes ces factures hors périmètrespérimètre seront envoyéesdéclarées sous forme d’unde ”résum锫 résumé » via la fonction nommé« “E-reporting” .», Leque le module prendraprend également en charge également cette fonction.charge.