UTILISATION AU QUOTIDIEN

Le module de facturation électronique (module EInvoicing) doit avoir été installé et configuré (voir chapitre précédent) pour permettre la réception (et éventuellement l’envoi de factures électroniques) via votre application Dolibarr. Une fois le module configuré, le cycle de vie d'une facture client se déroule ainsi :

1. À la création de la facture : Le module détermine si elle doit ou non donner lieu à une facture électronique (une facture à un particulier, par exemple, ne le nécessite pas).
2. À la validation de la facture : Selon vos réglages, la facture électronique est générée automatiquement, ou bien vous devez cliquer sur le bouton « Générer la facture électronique » présent sur la fiche de la facture.
3. Vous pouvez à tout moment cliquer sur « Vérifier l'annuaire » pour confirmer que le destinataire est bien joignable électroniquement.
4. Le bouton « Transmettre » envoie la facture générée au point d'accès (sauf si l'envoi automatique est activé). « Retransmettre » permet un nouvel envoi si nécessaire.
5. Une fois transmise, la facture est verrouillée : référence, dates, montants, tiers et modalités de paiement ne peuvent plus être modifiés. Pour corriger une facture déjà transmise, il faut émettre un avoir puis créer une nouvelle facture (ou dupliquer la facture existante).
6. Lors de l'encaissement (y compris partiel) d'une facture dont la TVA est due sur les encaissements, le module signale automatiquement ce paiement au point d'accès (statut « Payé »).

Nettoyage et pré-vérifications recommandées : 

Afin d’éviter toute erreur d’envoi, tout rejet de facture par votre client ou tout défaut de réception des factures fournisseurs, veuillez vous assurer que les informations des tiers existant (clients et fournisseurs) sont correctement renseignées, complètes et à jour, notamment : 

• • • L’adresse postale ; 
    • L’adresse e-mail ; 
    • Le numéro de TVA intracommunautaire ; 
    • Le numéro SIREN (et l’adresse de facturation électronique spécifique, si elle diffère du numéro SIREN, cas rare).

Comment envoyer une facture client : 

Un bloc « Facturation électronique » apparaît dans la fiche facture client. Il vous permet de consulter l’état de la facture électronique, l’accessibilité du client ainsi que l’adresse de facturation électronique à laquelle la facture sera envoyée.

Une fois la facture validée, un bouton « Facturation électronique » apparaît. Il permet de régénérer la facture électronique, de vérifier sa conformité et surtout de transmettre la facture électronique à la plateforme agréée pour envoi au client.

Si vous avez bien activé l’option « Génération automatique de la facture électronique lors de la validation de la facture » (par défaut), la facture électronique a déjà été fabriquée et il vous suffit de “Transmettre” la facture. Dans le cas contraire, vous devez d’abord “Regénérer la facture électronique”, pour pouvoir la transmettre.

Une fois la facture transmise, vous pouvez suivre son statut dans le bloc Facturation électronique de la fiche facture client …

… ou via la colonne « État PA » dans la liste des factures clients. 

Attention, une fois “transmise”, seules quelques informations secondaires pourront être modifiées sur une facture client. En cas d’erreur (ou de rejet client), il faudra faire un avoir, le transmettre et refaire une nouvelle facture corrigée. 

Note: Pour que le statut soit mis à jour, il est nécessaire de lancer régulièrement la synchronisation (voir le chapitre suivant).

Comment lancer une synchronisation et récupérer mes factures fournisseurs :

La synchronisation de votre Dolibarr avec la plateforme agréée a pour objectif de récupérer les factures fournisseurs, et, si vous avez transmis des factures clients, de mettre à jour leur statut.

Pour récupérer vos factures fournisseurs et/ou mettre à jour le statut de vos factures clients, il est nécessaire de lancer la synchronisation (manuelle ou programmée). Pour cela, rendez-vous dans Accueil → Facturation → Gestion des factures électroniques → Synchronisation des factures électroniques, puis lancez une synchronisation.

Selon la configuration du module EInvoicing (section : Synchronisation PA/PDP → Dolibarr), le processus de synchronisation se déroule différemment. Si vous avez activé la création automatique des produits et des tiers manquants automatiquement (non recommandé), la synchronisation sera effectuée automatiquement dans la limite définie. 

Dans le cas contraire, la synchronisation sera interrompue à chaque fois qu’un tiers client, fournisseur ou un produit est manquant dans votre Dolibarr. Vous serez alors invité à le créer manuellement à l’aide d’un formulaire de création prérempli avec les informations récupérées depuis la facture électronique. 

En cas d’erreur lors de la synchronisation, un message d’erreur sera affiché avec les instructions nécessaires pour la résoudre. Après l’exécution de la synchronisation, vous pouvez constater que le statut de vos factures clients a été mis à jour et que les factures fournisseurs reçues ont bien été créées. 

Exemple: Vue du statut de la facture client

Exemple: Vue de la liste des factures clients 

Exemple: Vue de la liste des factures fournisseurs

Exemple: Vue d’une facture fournisseur (le champ “Source” indique la plateforme dont est issue la facture)

Approuver ou refuser les factures fournisseurs reçues :

Pour les factures fournisseurs reçues, vous pouvez les approuver ou les refuser depuis le bouton “Facture électronique” sur la facture fournisseur.

Une fois approuvé ou refusé, le cycle de vie propre à la facture Électronique de la facture fournisseur est terminé. 

Notons que cette étape d’approuver ou de refuser n’est pas obligatoire. Votre obligation se limite à recevoir les factures. Vous pouvez continuer à informer votre fournisseur de l’approbation, du refus d’une facture selon le circuit traditionnel (téléphone, email, fax, …). De même la gestion des litiges de paiements se fait comme avant, hors du système de facturation électronique.

Cas des factures Approuver ou refuser les factures fournisseurs reçues : 

Les factures saisies par le point de vente, les factures faites à des particuliers (et qui ne peuvent pas être envoyer à une adresse SIREN donc) ainsi que les factures pour des entreprises étrangères ne sont pas dans le périmètre. Vous les saisissez comme auparavant en vous assurant que le statut de facturation électronique est sur “Ne pas gérer la facturation électronique”. 

Toutes ces factures hors périmètres seront envoyées sous forme d’un ”résumé” via la fonction nommé “E-reporting” . Le module prendra en charge également cette fonction.