Utiliser le module au quotidien

Où trouver le module

UptoSign est accessible depuis le menu GED (Gestion Électronique de Documents), dans le menu latéral gauche de Dolibarr. Vous y trouvez l'entrée « UptoSign », qui donne accès à l'historique de toutes les signatures et de tous les scellements, ainsi que l'entrée « Signatures multiples », dédiée à la signature en masse. Par ailleurs, l'onglet « Signature électronique » est ajouté directement sur chaque fiche de document pris en charge.

Signer un document

Avant de lancer une signature, assurez-vous qu'un fichier PDF est associé au document. Depuis la fiche du document, générez ce PDF grâce au bouton habituel de Dolibarr.

Cliquez ensuite sur l'onglet « Signature électronique » de la fiche. Un assistant de positionnement s'ouvre alors dans une fenêtre dédiée, sans les menus ni les styles habituels de Dolibarr ; cela garantit que les signatures se placent exactement là où vous les déposez, quel que soit le thème ou les autres modules installés sur votre instance. Si plusieurs fichiers PDF sont associés au document, sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser. Pour revenir à la fiche sans lancer de procédure, fermez simplement cette fenêtre avec la croix située en haut à droite, ou avec la touche Échap.

1. Placez le sceau UptoSign, qui est obligatoire, en déplaçant son étiquette sur l'aperçu du document ou en saisissant ses coordonnées manuellement (en millimètres depuis le coin supérieur gauche), ainsi que le numéro de page souhaité.
2. Choisissez le ou les signataires du document parmi les contacts liés à la fiche, et positionnez, pour chacun d'eux, sa propre zone de signature sur le document.
3. Saisissez le titre du dossier et du mail.
4. Cliquez sur « Envoyer ce document à la signature », ou sur « Sceller et horodater ce document » si vous ne souhaitez procéder qu'à un scellement.

À noter — Le numéro de page peut être négatif pour compter en partant de la fin du document ; par exemple, la valeur moins un désigne la dernière page.

Le signataire reçoit alors un e-mail contenant un lien vers la page publique de signature, ainsi qu'un QR code permettant d'y accéder rapidement depuis un téléphone.

Depuis l'onglet « Signature électronique », vous pouvez ensuite suivre l'état du processus :

Une fois le document signé ou scellé, cliquez sur « Télécharger le document signé », ou sur « Télécharger le document scellé » selon le cas, pour récupérer le fichier définitif dans les pièces jointes de Dolibarr. Vous pouvez également télécharger le dossier de preuves associé à cette signature.

Sceller un document

Le scellement fonctionne de la même manière que la signature, mais sans faire intervenir de signataire : seul le sceau UptoSign est nécessaire. Le document est alors horodaté et son intégrité est garantie. Depuis l'onglet « Signature électronique », positionnez le sceau, puis cliquez sur « Sceller et horodater ce document ».

Signature locale

Si vous êtes en présence de votre client, vous pouvez utiliser la signature locale, qui lance le processus de signature directement, sans envoyer d'e-mail au signataire : le client signe alors directement sur votre écran ou sur son propre appareil. Pour activer cette fonctionnalité, cochez l'option « Signature locale » dans les paramètres du module.

Actions de masse depuis les listes

UptoSign ajoute également des actions de masse dans plusieurs listes de documents de Dolibarr. Depuis la liste des factures, des devis, des commandes, des contrats, des fiches d'intervention, des expéditions ou des projets, vous pouvez sélectionner plusieurs éléments à la fois et lancer l'action « Sceller un lot de... » via UptoSign, ce qui scelle et horodate individuellement chaque élément sélectionné.

Page publique de signature

Le signataire reçoit un lien par e-mail vers une page publique qui ne nécessite aucun compte Dolibarr. Sur cette page, il peut consulter le document à signer, l'accepter et le signer en validant son identité par un code de double authentification envoyé par SMS ou par e-mail, ou bien le refuser. Si l'option correspondante a été activée par l'administrateur, le signataire peut également renseigner ses propres coordonnées directement depuis cette page publique.

Historique des signatures

L'historique complet des signatures et des scellements est accessible depuis le menu GED > UptoSign. Cette liste affiche, pour chaque opération, la référence de l'objet Dolibarr signé, le type de ce document, l'état actuel du processus UptoSign, le contact désigné comme signataire, l'utilisateur Dolibarr ayant lancé le processus, ainsi que la date de la dernière action.

Depuis cet historique, vous pouvez vérifier la somme de contrôle d'un fichier signé : cette vérification compare l'empreinte du fichier présent sur votre espace de stockage avec l'empreinte du fichier original, et si les deux correspondent, cela confirme que le fichier n'a pas été modifié depuis sa signature. Le bouton « Synchronisation UptoSign » permet, quant à lui, de forcer la mise à jour de l'état d'un processus de signature auprès du serveur UptoSign, si l'état affiché dans Dolibarr semble ne pas être à jour.

Modèles d'e-mails

UptoSign installe automatiquement, pour chaque type de document, des modèles d'e-mails destinés à la demande de signature, à la confirmation de signature une fois celle-ci effectuée, au rappel envoyé si le document n'a pas encore été signé, et au refus, envoyé lorsque le signataire refuse le document. Si aucun modèle n'est trouvé dans la langue du destinataire, le modèle français est utilisé par défaut.

Permissions

Le module définit plusieurs permissions, configurables dans Accueil > Configuration > Utilisateurs > Permissions :

À noter — Les permissions « Lire les configurations », « Créer ou modifier les configurations » et « Supprimer les configurations » sont réservées aux personnes qui paramètrent les modèles de documents. Les trois dernières permissions du tableau concernent la signature en masse.