UPTOSIGN

• 1. PRÉSENTATION DU MODULE
• Présentation
• 2. INSTALLATION ET ACTIVATION
• Installation et activation
• 3. CONFIGURATION DU MODULE
• Onglet Automatisations
• Onglet Distributeurs
• Onglet Modèles de documents
• Onglet Paramètres
• Onglet Serveur
• Onglet Signataires internes
• 4. UTILISATION DU MODULE
• Action
• Utiliser le module au quotidien
• 5. SIGNATURE EN MASSE
• À propos
• La signature en masse
• 6. DÉPANNAGE
• Questions fréquentes

1. PRÉSENTATION DU MODULE

Présentation

UptoSign est un module Dolibarr qui permet de signer et de sceller vos documents professionnels de manière électronique, à distance, en s'appuyant sur le service en ligne uptosign.com, hébergé en France. Il est conforme à la norme eIDAS, au niveau de la signature simple renforcée.

Documents pris en charge

Une fois le module activé, un onglet « Signature électronique » est ajouté sur chaque fiche de document pris en charge : 

Type de document	Description
Propositions commerciales (devis)	Signature client et/ou interne
Commandes clients	Signature et fermeture automatique
Commandes fournisseurs	Signature fournisseur
Factures	Scellement et signature
Contrats	Signature avec activation automatique des services
Fiches d'intervention	Signature technicien et/ou client
Projets	Signature de documents de projet
Tiers	Signature de documents liés au tiers
Utilisateurs	Signature de documents liés à l'utilisateur

Fonctionnalités principales

Le module offre plusieurs fonctionnalités principales :

• La signature électronique : qui permet d'envoyer un document à un ou plusieurs signataires, chacun recevant un lien par e-mail et validant son identité par un code envoyé par SMS ou par e-mail.
• Le scellement et l'horodatage d'un document : qui permettent de garantir son intégrité sans faire intervenir de signataire.
• La signature en masse : qui permet de créer une liste de destinataires et de lancer la signature d'un même document auprès de plusieurs personnes en une seule opération.
• La signature locale : qui permet de lancer le processus de signature directement en présence de votre client, sans lui envoyer de lien par e-mail.
• Une page publique de signature, sur laquelle vos correspondants signent ou refusent les documents sans avoir besoin d'un compte Dolibarr.
• La vérification de l'intégrité d'un fichier signé, qui permet de détecter toute modification survenue après la signature ;
• Un archivage automatique quotidien : qui vérifie que les documents signés disposent bien d'une copie locale et re-télécharge les fichiers manquants ;
• Des automatisations : comme la création automatique d'une facture à la signature d'un devis, le scellement automatique de cette facture, l'envoi de la facture par e-mail, ou encore la fermeture automatique d'une commande signée ;
• Le téléchargement du dossier de preuves associé à chaque signature ;
• Une option de pseudo-anonymisation, payante, qui masque partiellement les adresses e-mail et les numéros de téléphone sur les documents produits.

Prérequis techniques — Pour utiliser ce module, votre Dolibarr doit disposer du module ECM (Gestion Électronique de Documents) activé, ainsi que des extensions PHP intl, fileinfo, gd et mbstring. Vous devez également disposer d'un compte sur uptosign.com ; un serveur de démonstration gratuit est disponible pour effectuer des tests sans conséquence.

2. INSTALLATION ET ACTIVATION

Installation et activation

L'installation du module est une opération technique qui doit être réalisée par un administrateur, généralement avec l'aide de votre prestataire informatique. Le module se télécharge depuis le DoliStore ou depuis l'espace client CAP-REL, puis se copie dans le répertoire des modules externes de Dolibarr.

Les dépendances du module doivent ensuite être installées avec l'outil Composer, par la commande suivante exécutée dans le dossier du module :

cd htdocs/custom/uptosign
composer install --no-dev

Attention — Si cette étape n'est pas réalisée, le module affiche un message d'erreur sur sa page de configuration.

Prérequis 

1. Dolibarr version 15.0 ou supérieure.
2. PHP version 7.0 ou supérieure.
3. Le module ECM (Gestion Électronique de Documents) de Dolibarr doit être activé, car UptoSign en dépend pour le stockage et la gestion des fichiers joints.
4. Un compte sur uptosign.com. Un serveur de démonstration gratuit est disponible pour effectuer des tests avant de passer en production.
5. Extensions PHP requises : intl, fileinfo, gd et mbstring : 

Extension	Usage
intl	Internationalisation et formatage
fileinfo	Détection du type MIME des fichiers
gd	Manipulation d'images
mbstring	Gestion des chaînes de caractères multi-octets

Activer le module

Pour activer le module :

1. Connectez-vous en tant qu'administrateur Dolibarr ;
2. Rendez-vous dans Accueil > Configuration > Modules/Applications ;
3. Recherchez « UptoSign » dans la liste ;
4. Cliquez sur le bouton d'activation.

Le module crée alors automatiquement les tables dont il a besoin dans la base de données.

Paramétrage initial

Après l'activation, rendez-vous dans Accueil > Configuration > Modules > UptoSign pour effectuer le paramétrage initial. Les étapes minimales pour démarrer sont les suivantes :

1. Configurer le serveur et les identifiants dans l'onglet Serveur ;
2. Définir l'utilisateur par défaut dans l'onglet Paramètres ;
3. Créer une configuration de document dans l'onglet Modèles de documents, en associant un modèle de document PDF à un type d'objet Dolibarr.

Mettre à jour le module

Pour mettre à jour le module vers une nouvelle version, il faut remplacer le dossier du module par la nouvelle version, relancer la commande Composer, puis se reconnecter à Dolibarr : les mises à jour de la base de données sont alors appliquées automatiquement.

À noter — Si un message signale une incohérence de version après une mise à jour, il suffit de désactiver puis de réactiver le module.

3. CONFIGURATION DU MODULE

Onglet Automatisations

Cet onglet configure les automatismes déclenchés par les événements de signature :

• • La création automatique d'une facture lorsqu'un devis est signé via UptoSign.
  • Le scellement automatique de la facture ainsi générée.
  • L'envoi par e-mail de cette facture au client avec le modèle de mail de votre choix .
  • La fermeture automatique d'une commande, classée comme livrée dès qu'elle est signée.

Attention — Si le module Workflow de Dolibarr est déjà configuré pour créer une commande à la signature d'un devis, l'activation simultanée de la création automatique de facture peut produire un comportement inattendu, un devis signé produisant alors à la fois une commande et une facture.

Onglet Distributeurs

Cet onglet est réservé aux comptes revendeurs ou distributeurs. Si votre compte est un compte distributeur actif, vous y trouvez :

• La liste de vos clients rattachés.
• Les données brutes de consommation de ces clients sur les six derniers mois.
• Un assistant permettant de créer automatiquement les contrats et les factures récurrentes de vos clients UptoSign.
• Une tâche planifiée qui met à jour mensuellement les quantités consommées par ces mêmes clients.

Onglet Modèles de documents

Cet onglet donne accès à la liste des configurations de documents. Chaque configuration associe un type d'objet Dolibarr, comme un devis, une facture ou un contrat, à un modèle de document PDF précis, avec les positions du sceau et des zones de signature sur ce modèle.

Pour créer une nouvelle configuration, cliquez sur « Nouveau cadre », puis :

1. Sélectionnez le type d'objet et le modèle de document PDF correspondant.
2. Choisissez si le document doit être signé ou scellé.
3. Définissez les coordonnées et la page du sceau UptoSign.
4. Définissez les coordonnées et la page de chaque zone de signature.
5. Choisissez le mode d'authentification, par SMS ou par e-mail, ainsi que la redirection à appliquer après la signature.

À noter — Le numéro de page indiqué peut être négatif si vous préférez compter en partant de la dernière page ; cela est utile lorsque le nombre de pages du document varie, par exemple en présence de conditions générales de vente. Les coordonnées de signature s'expriment en millimètres depuis le coin supérieur gauche de la page, vous pouvez les saisir manuellement dans le formulaire, ou déplacer directement les étiquettes correspondantes sur l'aperçu du document.

Onglet Paramètres

Cet onglet regroupe les paramètres fonctionnels du module. Vous y définissez notamment :

• L'utilisateur Dolibarr utilisé pour les actions anonymes, comme la page publique de signature ou les tâches planifiées, ce réglage étant obligatoire.
• Le suffixe ajouté au nom du fichier signé, par exemple « signe » pour obtenir un fichier nommé « PR2201-0001-signe.pdf ».
• Le suffixe ajouté au nom du dossier de preuves.
• L'adresse vers laquelle le signataire est redirigé une fois la signature terminée.
• Les adresses e-mail destinataires des notifications d'erreur ou d'une copie de toutes les notifications de signature.

Positionnement automatique

Cette section propose d'activer l'utilisation de la commande système pdftotext, qui permet de positionner automatiquement les zones de signature grâce à des mots-clés magiques placés dans vos modèles de documents ; cette option nécessite que la commande pdftotext soit installée sur le serveur.

Gestion des contacts et des signataires

Cette section permet, entre autres :

• De faire du premier contact créé sur un tiers le signataire par défaut de tous les documents.
• De forcer UptoSign comme système de signature par défaut sur tout nouvel objet ou sur les objets clonés.
• D'autoriser tout contact lié à un document à le signer sans lui affecter de rôle particulier.
• De permettre au client de renseigner lui-même les coordonnées de son signataire directement depuis la page publique de signature.

Options diverses

D'autres options permettent :

• D'afficher le poste et la fonction du signataire sur le document PDF signé.
• D'activer la signature locale, qui ajoute un bouton pour lancer le processus de signature en présence du client sans envoi d'e-mail.
• D'activer automatiquement tous les services d'un contrat lorsque celui-ci est signé via UptoSign.

Zone expérimentale

Cette zone permet de choisir le mode d'envoi du code de double authentification, par défaut envoyé par SMS pour obtenir une signature renforcée, le choix de l'e-mail affaiblissant ce niveau de sécurité ; ce choix peut être personnalisé tiers par tiers.

Cette même zone donne accès à l'option de pseudo-anonymisation, qui masque partiellement les adresses e-mail et les numéros de téléphone sur les documents, en contrepartie d'un archivage du dossier de preuves pendant dix ans par UptoSign et d'une facturation doublée, chaque signature comptant alors pour deux, ainsi qu'à une option permettant de réduire le niveau de journalisation technique des appels réseau vers UptoSign.

Onglet Serveur

La configuration du module est accessible depuis Accueil > Configuration > Modules > UptoSign. Elle est organisée en plusieurs onglets, détaillés ci-dessous.

Cet onglet configure la connexion au service UptoSign. 

Choix du serveur :

• • Serveur officiel (production) : c'est le serveur de production UptoSign. Les signatures effectuées sur ce serveur consomment votre quota.
  • Serveur de démonstration (gratuit) : c'est un serveur de test. Les signatures effectuées sur ce serveur ne sont pas facturées, mais elles n'ont pas de valeur légale.

Identifiants :

• • Identifiant : il s'agit de l'adresse e-mail utilisée pour créer votre compte sur le serveur UptoSign.
  • Mot de passe : c'est le mot de passe associé à votre compte.
  • Acceptation des CGU : vous devez accepter les Conditions Générales d'Utilisation d'UptoSign ainsi que la politique de protection des données, disponibles respectivement sur https://www.uptosign.com/cgu/ et https://www.uptosign.com/ppdp/.

Après avoir renseigné vos identifiants, cliquez sur « Tester la connexion ». Si le compte n'existe pas encore, le module tente de le créer automatiquement. Si le mot de passe saisi est incorrect, des liens de réinitialisation et de création de compte sont proposés.

À noter — Ce même onglet permet également de sauvegarder l'ensemble des paramètres du module dans un fichier, et de les restaurer ultérieurement ; cette fonctionnalité est utile lors d'une migration ou d'une réinstallation.

Onglet Signataires internes

Cet onglet affiche la liste des utilisateurs Dolibarr actifs, hors utilisateurs rattachés à des tiers externes. Il suffit de cocher la case des utilisateurs amenés à signer des documents via UptoSign.

Attention — Pour que la signature fonctionne réellement, l'utilisateur concerné doit disposer, dans ses droits Dolibarr, de la permission « Utilisateur pouvant signer », et son adresse e-mail ainsi que son numéro de téléphone mobile, saisi au format international, doivent être correctement renseignés.

4. UTILISATION DU MODULE

Action

Signer un document

Étape 1 : Générer le PDF

Avant de lancer une signature, assurez-vous qu'un fichier PDF est associé au document. Depuis la fiche du document, générez le PDF au moyen du bouton habituel de Dolibarr.

Étape 2 : Ouvrir l'onglet Signature électronique

Cliquez sur l'onglet « Signature électronique » de la fiche. L'assistant de positionnement s'ouvre alors dans une fenêtre dédiée, sans les menus ni les styles habituels de Dolibarr : c'est ce qui garantit que les signatures se placent exactement là où vous les déposez, quel que soit le thème utilisé ou les autres modules installés. Si plusieurs fichiers PDF sont associés au document, sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser. Pour revenir à la fiche sans lancer de procédure, fermez la fenêtre au moyen de la croix affichée en haut à droite, ou en appuyant sur la touche Échap.

Étape 3 : Positionner le sceau et les signatures

Placez le sceau UptoSign : Le sceau est obligatoire. Déplacez l'étiquette du sceau sur l'aperçu du document, ou bien saisissez les coordonnées manuellement, en millimètres, à partir du coin supérieur gauche. Indiquez également le numéro de page.

Placez les signatures : Choisissez le ou les signataires du document parmi les contacts liés à la fiche. Pour chaque signataire, positionnez la zone de signature à l'endroit souhaité sur le document.

Conseil : Le numéro de page peut être négatif afin de compter à partir de la fin du document. Par exemple, la valeur « -1 » désigne la dernière page.

Étape 4 : Envoyer la demande

1. Saisissez le titre du dossier ainsi que le titre du mail.

2. Cliquez sur « Envoyer ce document à la signature », ou bien sur « Sceller et horodater ce document » s'il s'agit d'un scellement.

Le signataire reçoit alors un e-mail contenant un lien vers la page publique de signature. Un QR code est également disponible pour permettre un accès rapide depuis un téléphone mobile.

Étape 5 : Suivi et téléchargement

Depuis l'onglet « Signature électronique », vous pouvez suivre l'état du processus. Les différents états possibles sont les suivants :

État	Signification
En attente	Le document est en file d'attente sur le serveur UptoSign.
Signé	Le document a été signé par tous les signataires.
Scellé	Le document a été scellé et horodaté.
Téléchargé	Le document signé ou scellé a été rapatrié dans Dolibarr.
Erreur	Un problème est survenu pendant le processus.
Annulé	Le processus a été volontairement interrompu.
Refusé	Le correspondant a refusé de signer le document.
Expiré	Le délai accordé pour la signature a été dépassé.

Une fois le document signé ou scellé, cliquez sur « Télécharger le document signé », ou sur « Télécharger le document scellé » selon le cas, pour récupérer le fichier définitif dans les pièces jointes de Dolibarr. Vous pouvez également télécharger le dossier de preuves associé à cette signature.

Sceller un document

Le scellement fonctionne de la même manière que la signature, mais sans faire intervenir de signataire : seul le sceau UptoSign est nécessaire. Le document est alors horodaté et son intégrité est garantie. Depuis l'onglet « Signature électronique », positionnez le sceau, puis cliquez sur « Sceller et horodater ce document ».

Utiliser le module au quotidien

Où trouver le module

UptoSign est accessible depuis le menu GED (Gestion Électronique de Documents), dans le menu latéral gauche de Dolibarr. Vous y trouvez l'entrée « UptoSign », qui donne accès à l'historique de toutes les signatures et de tous les scellements, ainsi que l'entrée « Signatures multiples », dédiée à la signature en masse. Par ailleurs, l'onglet « Signature électronique » est ajouté directement sur chaque fiche de document pris en charge.

Signature locale

Si vous êtes en présence de votre client, vous pouvez utiliser la signature locale, qui lance le processus de signature directement, sans envoyer d'e-mail au signataire : le client signe alors directement sur votre écran ou sur son propre appareil. Pour activer cette fonctionnalité, cochez l'option « Signature locale » dans les paramètres du module.

Actions de masse depuis les listes

UptoSign ajoute également des actions de masse dans plusieurs listes de documents de Dolibarr. Depuis la liste des factures, des devis, des commandes, des contrats, des fiches d'intervention, des expéditions ou des projets, vous pouvez sélectionner plusieurs éléments à la fois et lancer l'action « Sceller un lot de... » via UptoSign, ce qui scelle et horodate individuellement chaque élément sélectionné.

Page publique de signature

Le signataire reçoit un lien par e-mail vers une page publique qui ne nécessite aucun compte Dolibarr. Sur cette page, il peut consulter le document à signer, l'accepter et le signer en validant son identité par un code de double authentification envoyé par SMS ou par e-mail, ou bien le refuser. Si l'option correspondante a été activée par l'administrateur, le signataire peut également renseigner ses propres coordonnées directement depuis cette page publique.

Historique des signatures

L'historique complet des signatures et des scellements est accessible depuis le menu GED > UptoSign. Cette liste affiche, pour chaque opération, la référence de l'objet Dolibarr signé, le type de ce document, l'état actuel du processus UptoSign, le contact désigné comme signataire, l'utilisateur Dolibarr ayant lancé le processus, ainsi que la date de la dernière action.

Depuis cet historique, vous pouvez vérifier la somme de contrôle d'un fichier signé : cette vérification compare l'empreinte du fichier présent sur votre espace de stockage avec l'empreinte du fichier original, et si les deux correspondent, cela confirme que le fichier n'a pas été modifié depuis sa signature. Le bouton « Synchronisation UptoSign » permet, quant à lui, de forcer la mise à jour de l'état d'un processus de signature auprès du serveur UptoSign, si l'état affiché dans Dolibarr semble ne pas être à jour.

Modèles d'e-mails

UptoSign installe automatiquement, pour chaque type de document, des modèles d'e-mails destinés à la demande de signature, à la confirmation de signature une fois celle-ci effectuée, au rappel envoyé si le document n'a pas encore été signé, et au refus, envoyé lorsque le signataire refuse le document. Si aucun modèle n'est trouvé dans la langue du destinataire, le modèle français est utilisé par défaut.

Modèle	Usage
Demande de signature (devis, commande, contrat, intervention, expédition)	E-mail envoyé au signataire pour lui demander de signer
Confirmation de signature	E-mail de confirmation envoyé après la signature
Rappel	E-mail de rappel si le document n'a pas encore été signé
Refus

Permissions

Le module définit plusieurs permissions, configurables dans Accueil > Configuration > Utilisateurs > Permissions :

Permission	Statut par défaut
Lire les signatures	Activée
Lancer un processus de signature ou de scellement	Activée
Annuler un processus de signature	Désactivée
Utilisateur pouvant signer	Désactivée
Consulter les dossiers salariés	Désactivée
Créer des dossiers salariés	Désactivée
Lire les configurations	Désactivée
Créer ou modifier les configurations	Désactivée
Supprimer les configurations	Désactivée
Lire les listes de signatures	Activée
Créer ou modifier les listes	Activée
Supprimer les listes	Désactivée

À noter — Les permissions « Lire les configurations », « Créer ou modifier les configurations » et « Supprimer les configurations » sont réservées aux personnes qui paramètrent les modèles de documents. Les trois dernières permissions du tableau concernent la signature en masse.

5. SIGNATURE EN MASSE

À propos

La signature en masse permet d'envoyer un même document PDF à plusieurs signataires, chacun signant indépendamment sur son propre exemplaire. Chaque destinataire reçoit son lien personnel, valide son identité par e-mail ou par SMS, et signe sa copie sans voir les autres signataires.

Quand utiliser la signature en masse 

• Faire signer un règlement intérieur, une charte ou un avenant à tous les salariés.
• Faire signer un procès-verbal d'assemblée générale aux adhérents d'une association.
• Faire signer une attestation aux participants d'une formation ou d'un événement.
• Faire signer un document type, tel qu'un accord de confidentialité ou des conditions générales, à un lot de contacts ou de tiers.

Différences avec la signature classique

Critère	Signature classique	Signature en masse
Lancement	Depuis l'onglet du document (devis, contrat, etc.)	Depuis une enveloppe dédiée, accessible par le menu GED > Signatures multiples
Rattachement	Liée à un objet Dolibarr (devis, contrat...)	Porte sur un document libre, non rattaché à un objet métier
Document PDF	Un seul PDF, sur lequel un ou plusieurs signataires apposent leur signature	Un PDF distinct généré pour chaque destinataire (copies indépendantes)
Signataires	Choisis parmi les contacts liés à la fiche	Construits à partir de sept sources différentes

Limite par envoi

Important : la limite est de trente destinataires maximum par enveloppe. Au-delà de ce nombre, le bouton d'envoi est masqué et un message d'avertissement est affiché. Si vous devez faire signer plus de trente personnes, créez plusieurs enveloppes successives à partir du même PDF.

Prérequis de la signature en masse

• Le module UptoSign doit être installé, activé et configuré, comme décrit dans les sections 6 et 8 de ce manuel.
• Vous devez disposer du PDF à faire signer, déjà préparé sur votre poste.
• Vous devez disposer des droits « Lire les listes de signatures » et  « Créer/modifier les listes », décrits dans la section 15 de ce manuel consacrée aux permissions.

Vue d'ensemble du processus

Le processus se déroule en cinq étapes :

1. Créer l'enveloppe, qui prend alors le statut Brouillon.
2. Téléverser le PDF à signer.
3. Ajouter les destinataires depuis une ou plusieurs sources.
4. Valider l'enveloppe, qui passe du statut Brouillon au statut Validé.
5. Positionner le sceau et la signature, puis envoyer la demande.

Tant que l'enveloppe est au statut Brouillon, vous pouvez modifier son titre, ajouter ou retirer des destinataires, et changer le PDF associé. Une fois l'enveloppe validée, plus aucune modification de la liste n'est possible. Après l'envoi, le statut passe à Envoyé partiellement, puis à Envoyé complètement lorsque toutes les procédures individuelles ont été lancées.

La signature en masse

La signature en masse permet d'envoyer un même document PDF à plusieurs signataires, chacun signant indépendamment sur son propre exemplaire. Chaque destinataire reçoit un lien personnel, valide son identité par e-mail ou par SMS, puis signe sa copie sans jamais voir les autres signataires.

Cette fonctionnalité est utile, par exemple, pour :

• Faire signer un règlement intérieur, une charte ou un avenant à l'ensemble des salariés d'une entreprise.
• Faire signer un procès-verbal d'assemblée générale aux adhérents d'une association.
• Faire signer une attestation aux participants d'une formation ou d'un événement.
• Faire signer un document type, comme un accord de confidentialité ou des conditions générales, à un lot de contacts ou de tiers.

Différence avec la signature classique — La signature classique, lancée depuis l'onglet d'un document, reste liée à un objet Dolibarr précis et un ou plusieurs signataires signent le même exemplaire. La signature en masse porte sur un document libre, non rattaché à un objet métier, et génère un exemplaire de PDF distinct pour chaque destinataire ; elle se lance depuis le menu GED > Signatures multiples, et ses destinataires peuvent provenir de sept sources différentes plutôt que des seuls contacts liés à une fiche.

Attention — Chaque enveloppe est limitée à trente destinataires au maximum. Au-delà de ce nombre, le bouton d'envoi est masqué et un message d'avertissement s'affiche ; s'il est nécessaire de faire signer plus de trente personnes, il convient de créer plusieurs enveloppes successives à partir du même document.

Avant de commencer, assurez-vous que le module est bien installé, activé et configuré, que vous disposez du fichier PDF à faire signer, déjà préparé sur votre poste, et que votre compte utilisateur dispose des permissions « Lire les listes de signatures » et « Créer/modifier les listes ».

Étape 1 : Créer l'enveloppe

Dans le menu latéral gauche, ouvrez GED > Signatures multiples, cliquez sur « Nouveau », renseignez le titre de l'enveloppe, qui sert de référence interne et apparaîtra dans l'historique, puis validez la création. L'enveloppe est alors créée avec le statut Brouillon.

Vous arrivez sur sa fiche, qui comporte plusieurs onglets : UptoSign (fiche principale), Documents, Destinataires, Position signature, Note, Contacts et Événements.

À noter — Tant que l'enveloppe reste au statut Brouillon, vous pouvez encore modifier son titre, ajouter ou retirer des destinataires, et changer le document PDF associé.

Étape 2 : Téléverser le document PDF à signer

Ouvrez l'onglet Documents et téléversez le fichier PDF à faire signer. Une seule enveloppe attend un seul PDF à utiliser, mais vous pouvez en téléverser plusieurs et choisir lequel utiliser à l'étape cinq. Ce document doit être finalisé avant le téléversement, car il sera renvoyé tel quel à chaque destinataire, seul le sceau et la zone de signature étant ajoutés par UptoSign.

Étape 3: Ajouter les destinataires

Ouvrez l'onglet Destinataires, qui liste les sources disponibles pour constituer la liste des signataires. Ces sources peuvent être combinées sur la même enveloppe :

• Les contacts de tiers : Ajoute les contacts de prospects, de clients ou de fournisseurs qui disposent d'une adresse e-mail valide. Des filtres sont disponibles par catégorie de contact, par catégorie de tiers ou par fonction.
• Tiers : Ajoute directement les tiers, c'est-à-dire les sociétés, dont la fiche porte une adresse e-mail. Des filtres sont disponibles par catégorie, par statut prospect, client ou fournisseur, ou encore par pays.
• Les utilisateurs : Des utilisateurs internes de Dolibarr, c'est-à-dire des salariés. Elle est utile pour les chartes internes ou les règlements. Seuls les utilisateurs actifs disposant d'une adresse e-mail sont éligibles
• Les adhérents : Ajoute des adhérents d'une association ou d'un groupe, si le module Adhérents est actif, avec des filtres possibles par type d'adhérent ou par statut.
• Les participants inscrits à un événement : si le module d'organisation d'événements est actif, en précisant obligatoirement l'événement concerné ajoute les participants inscrits à un événement.
• Un import depuis un fichier texte au format CSV : où chaque ligne décrit un destinataire selon le format « email;nom;prenom;autre », l'adresse e-mail étant obligatoire et les trois autres champs facultatifs, le fichier devant être encodé en UTF-8 pour conserver correctement les accents. Pour ce mode d'import, la double authentification se fait uniquement par e-mail, car ce format ne permet pas de renseigner de numéro de téléphone ;
• Une saisie manuelle : dans laquelle vous collez ou tapez directement la liste des destinataires dans une zone de texte, selon le même format, le séparateur pouvant être un point-virgule ou une tabulation, ce dernier permettant un copier-coller direct depuis un tableur comme Excel ou LibreOffice Calc.

Attention — Dans tous les cas, une ligne comportant une adresse e-mail invalide interrompt l'import et signale une erreur, et les lignes strictement consécutives partageant la même adresse e-mail sont automatiquement dédoublonnées.

Après chaque ajout, le nombre total de destinataires de l'enveloppe est mis à jour en haut de la fiche. Vous pouvez alors cliquer sur un destinataire pour voir son détail, supprimer un destinataire individuellement, vider entièrement la liste grâce au bouton « Vider la liste », ou exporter la liste au format CSV, ce qui est utile pour archivage ou pour contrôle. Rappelez-vous que tant que vous ne dépassez pas trente destinataires, le bouton d'envoi restera disponible à la cinquième étape.

Étape 4 : Valider l'enveloppe

Une fois la liste des destinataires constituée, retournez sur l'onglet UptoSign, c'est-à-dire la fiche principale, et cliquez sur « Valider ». L'enveloppe passe alors au statut Validé. À partir de ce moment, la liste des destinataires ainsi que le titre de l'enveloppe sont figés, et plus aucun ajout ni suppression n'est possible ; il reste toutefois possible de revenir en arrière grâce au bouton « Remettre en brouillon », si vous disposez des droits suffisants.

Étape 5 : Positionner le sceau et la signature, puis envoyer

Ouvrez l'onglet Position signature. Si plusieurs documents PDF ont été téléversés, sélectionnez celui à utiliser dans le sélecteur situé en haut de la page.

1. Positionnez le sceau UptoSign : obligatoire, en déplaçant son étiquette sur l'aperçu du document ou en saisissant ses coordonnées en millimètres depuis le coin supérieur gauche et le numéro de page, ce numéro pouvant être négatif pour compter depuis la fin du document, ce qui est pratique si le nombre de pages varie selon le destinataire.
2. Positionnez de la même façon la zone de signature : sachant que cette position sera identique pour tous les destinataires, chacun signant à cet emplacement sur sa propre copie du document.
3. Renseignez le titre du dossier et du mail : c'est-à-dire le texte qui sera envoyé aux destinataires.
4. Cliquez sur le bouton « Lancer la demande de signature auprès de X destinataires ».

Lors de cet envoi, le module crée, pour chaque destinataire de la liste, une procédure UptoSign totalement indépendante : un fichier PDF spécifique est généré, son nom étant complété par l'adresse e-mail du destinataire afin d'en garantir l'unicité, une demande de signature est envoyée au serveur UptoSign, et le destinataire reçoit son e-mail avec son lien personnel.

Pendant cette opération, l'enveloppe affiche le statut Envoyé partiellement, puis passe au statut Envoyé complètement une fois que toutes les procédures individuelles ont été lancées. Chaque procédure individuelle est ensuite suivie exactement comme une signature classique, visible dans l'historique GED > UptoSign.

À noter — L'envoi est idempotent, ce qui signifie que si vous rafraîchissez la page, par exemple avec la touche F5, ou si vous cliquez sur le bouton retour de votre navigateur juste après un envoi réussi, vous serez simplement redirigé vers la fiche de l'enveloppe, et aucune procédure ne sera relancée en double.

Suivi des destinataires

Après l'envoi, depuis la fiche de l'enveloppe, l'onglet Destinataires affiche le statut individuel de chaque procédure : envoyée, signée, refusée, expirée, ou en erreur. Chaque ligne permet d'accéder à la procédure UptoSign correspondante via l'historique. L'export CSV de la liste reste conservé et peut être téléchargé pour archivage.

Le suivi global se poursuit ensuite dans l'historique GED > UptoSign, où chaque procédure individuelle apparaît avec le destinataire concerné, l'état actuel du processus, ainsi que les dates de relance et de signature.

Cas particuliers

• Pour renvoyer une demande à un destinataire précis : ouvrez sa procédure individuelle depuis l'historique GED > UptoSign et utilisez les fonctions de relance habituelles, correspondant au modèle d'e-mail de rappel.
• Pour annuler une procédure individuelle : ouvrez de la même façon sa procédure et utilisez l'action « Annuler », sachant que cela nécessite la permission « Annuler un processus de signature ».
• Pour vérifier l'intégrité d'un document déjà signé : utilisez la vérification de l'empreinte proposée dans l'historique, ligne par ligne.

Si un envoi échoue pour un destinataire, par exemple parce que son adresse e-mail est invalide ou que le serveur UptoSign rejette la demande, seul l'envoi de ce destinataire s'arrête, et un message d'erreur est affiché ; les autres destinataires de la liste ne sont absolument pas affectés, chaque envoi étant totalement indépendant. L'export CSV de l'enveloppe comporte alors une colonne dédiée aux motifs d'erreur, ligne par ligne.

Bonnes pratiques

• Vérifier la qualité des adresses e-mail avant de valider l'enveloppe, un import réalisé depuis un fichier mal nettoyé pouvant générer de nombreuses erreurs.
• Faire un premier essai avec un ou deux destinataires avant de lancer un envoi en lot plus important.
• Conserver l'export CSV de la liste des destinataires comme trace de l'envoi, Dolibarr ne réalisant pas d'archivage automatique de cet export.
• Préférer plusieurs enveloppes de taille plus modeste plutôt qu'une seule enveloppe atteignant le plafond de trente destinataires, afin de faciliter le suivi et le renvoi sélectif en cas de besoin.
• Documenter clairement le sujet dans le titre de l'enveloppe, afin de faciliter les recherches ultérieures dans l'historique.

6. DÉPANNAGE

Questions fréquentes

Comment créer un compte UptoSign ?

Il suffit de renseigner vos identifiants dans l'onglet Serveur de la configuration et de cliquer sur « Tester la connexion » : le module tente alors de créer automatiquement votre compte sur le serveur choisi. Vous pouvez également créer un compte manuellement sur le site uptosign.com.

Le test de connexion échoue, que faire ?

Vérifiez que l'adresse e-mail et le mot de passe saisis sont corrects, que vous avez bien accepté les conditions générales d'utilisation, et que le serveur choisi, production ou démonstration, correspond bien à votre compte. Si le problème persiste, utilisez le lien de réinitialisation du mot de passe proposé par le module.

Peut-on utiliser le serveur de démonstration pour faire des tests ?

Oui, ce serveur est gratuit et permet de tester toutes les fonctionnalités sans consommer votre quota de signatures ; en revanche, les documents signés sur ce serveur n'ont aucune valeur légale.

Quelle est la différence entre signature et scellement ?

La signature implique un ou plusieurs signataires devant valider leur identité par SMS ou par e-mail, et engage juridiquement les parties. Le scellement, lui, garantit uniquement l'intégrité et l'horodatage du document, sans faire intervenir de signataire, et certifie que le document n'a pas été modifié après une date donnée.

Le numéro de téléphone du signataire est rejeté, pourquoi ?

Le numéro de téléphone mobile doit être saisi au format international, par exemple +33612345678. Vérifiez ce numéro dans la fiche du contact ou de l'utilisateur concerné dans Dolibarr.

Comment positionner automatiquement les zones de signature ?

Il faut activer l'option « Utiliser PdfToText » dans les paramètres du module, puis utiliser des mots-clés magiques dans vos modèles de documents PDF ; le module détecte alors automatiquement la position du mot-clé et y place la signature. La commande pdftotext doit être installée sur le serveur pour que cette fonction soit disponible.

Le signataire ne reçoit pas l'e-mail, que faire ?

Vérifiez que l'adresse e-mail du contact est correctement renseignée dans Dolibarr, que ce contact est bien désigné comme signataire dans l'onglet Contacts/Adresses de la fiche, et que l'e-mail n'a pas été filtré par un système anti-spam.

Comment envoyer le code de vérification par e-mail plutôt que par SMS ?

Dans l'onglet Paramètres, section Zone expérimentale, modifiez le mode d'envoi du code de double authentification ; ce choix peut également être personnalisé tiers par tiers. Attention, l'envoi du code par e-mail affaiblit le niveau de la signature, puisqu'un seul canal de communication est alors utilisé au lieu de deux ; la signature par SMS est considérée comme une signature simple renforcée.

Le message « Aucun contact n'est désigné pour la signature » apparaît, que faire ?

Rendez-vous dans l'onglet Contacts/Adresses de la fiche du document et affectez le rôle « Signature électronique » au contact client devant signer. Si l'option « Autoriser tout contact lié à signer » est activée dans les paramètres, tout contact lié au document peut signer sans avoir besoin de ce rôle particulier.

Le message « Il n'y a pas de configuration pour ce modèle de document » apparaît, que faire ?

Il faut créer une configuration dans l'onglet Modèles de documents de la configuration du module, en associant le type d'objet et le nom exact du modèle de document PDF que vous utilisez.

Le message « Aucun fichier PDF n'est associé à cet objet » apparaît, que faire ?

Générez d'abord le PDF du document, grâce au bouton habituel de génération de Dolibarr, avant de lancer le processus de signature.

Le message « La version du module n'est pas cohérente » apparaît, que faire ?

Ce message signale que la version du code du module ne correspond pas à la version enregistrée dans la base de données ; il suffit de désactiver puis de réactiver le module depuis Accueil > Configuration > Modules/Applications.

Le message « La configuration sécurité de votre Dolibarr est incomplète » apparaît, que faire ?

Cela signifie que votre Dolibarr ne dispose pas d'un système de chiffrement correctement configuré ; un administrateur doit alors configurer les clés de sécurité de l'installation.

Peut-on modifier un document déjà signé ?

Non, un document signé ne peut être ni modifié ni supprimé. Si vous régénérez malgré tout le PDF d'un document déjà signé, le module affiche un avertissement et demande une confirmation, car le scellement et la signature seront alors définitivement perdus.

Où se trouvent les documents signés ?

Les documents signés sont stockés dans les fichiers joints de la fiche Dolibarr correspondante. Le fichier signé porte le suffixe défini dans les paramètres du module, qui vaut « -signe » par défaut. Le dossier de preuves associé est également disponible au même endroit.

Qu'est-ce que la vérification d'intégrité ?

Cette vérification compare la somme de contrôle, c'est-à-dire l'empreinte numérique, du fichier présent sur votre espace de stockage avec celle du fichier original ; si les deux empreintes correspondent, cela confirme que le fichier n'a pas été modifié depuis sa signature ou son scellement.

Quelles tâches planifiées le module installe-t-il ?

Le module installe une tâche quotidienne d'archivage automatique, qui vérifie que les documents signés disposent d'une copie locale et re-télécharge les fichiers manquants, ainsi qu'une tâche quotidienne réservée aux comptes revendeurs, qui met à jour leurs données de facturation. Ces deux tâches sont désactivées par défaut et doivent être activées, si nécessaire, dans Accueil > Configuration > Tâches planifiées.