4.3 Gestion des fournisseurs

Cette section permet d'améliorer la gestion des relations avec les fournisseurs en offrant plus de flexibilité dans la création de documents fournisseurs.

1.CRÉER UNE COMMANDE FOURNISSEUR DEPUIS UNE FACTURE FOURNISSEUR [Ligne 13]

Description : Active la possibilité de créer une commande fournisseur à partir d'une facture fournisseur existante.

Cas d'usage : Cette fonctionnalité est utile dans certains flux de travail particuliers, notamment :

• • • • • • Achats d'urgence : Lorsqu'un achat urgent a été effectué sans commande préalable
          • Régularisation : Pour régulariser une situation où la facture est arrivée avant la commande
          • Petits fournisseurs : Avec certains fournisseurs qui ne travaillent qu'avec des factures
          • Archivage : Pour créer rétroactivement une commande à des fins d'archivage

Fonctionnement :

1. 1. Accédez à une facture fournisseur existante
   2. Un nouveau bouton "Créer commande fournisseur" apparaît
   3. Cliquez sur le bouton
   4. Une commande fournisseur est créée avec les mêmes informations
   5. Les lignes de produits/services sont copiées
   6. Le lien entre commande et facture est établi

Avantages :

• • Flexibilité dans l'ordre de création des documents
  • Gain de temps : pas besoin de ressaisir les informations
  • Traçabilité complète des achats
  • Conformité avec les processus de contrôle interne

Attention :

Cette fonctionnalité est à utiliser avec précaution. Elle inverse le flux de travail normal (commande → facture). Assurez-vous que votre organisation autorise ce type de processus :

• • • • • • Ne pas utiliser systématiquement
          • Réservé aux cas exceptionnels
          • Documenter chaque utilisation

Workflow normal (recommandé) :

Besoin ➜ Commande fournisseur créée ➜ Commande validée ➜ Réception ➜ Facture fournisseur reçue ➜ Facture saisie

Workflow inversé (avec ce paramètre activé) :

Achat urgent ➜ Facture fournisseur reçue ➜ Facture saisie ➜ Commande créée rétroactivement

2.BONNES PRATIQUES

1. N'activez ce paramètre que si nécessaire
   La plupart des organisations n'en ont pas besoin.
2. Définissez des règles claires
   Quand et comment utiliser cette fonctionnalité.
3. Formez les utilisateurs
   Expliquez pourquoi le workflow normal est préférable.
4. Documentez les exceptions
   Notez dans les notes privées la raison du workflow inversé.
5. Revoyez périodiquement
   Analysez l'utilisation pour détecter d'éventuels abus.