4.1 Gestion des acomptes
Cette section permet de gérer automatiquement les factures d'acompte lors de la signature de propositions commerciales (devis). Le système peut créer, valider et associer les acomptes à la facture finale.
1.SUGGÉRER LA CRÉATION D'UNE FACTURE D'ACOMPTE [Ligne 3]
Description :
Active la suggestion de création d'une facture d'acompte lors de la signature d'une proposition commerciale (devis). Il s'agit d'une option native de Dolibarr améliorée par InfraSWorkflow.
Fonctionnement :
- Lors de la signature d'un devis, un bouton "Créer facture d'acompte" apparaît
- L'utilisateur peut choisir de créer manuellement la facture d'acompte
- Combiné avec les options suivantes, InfraSWorkflow permet l'automatisation complète
2.NOM DE L'ATTRIBUT SUPPLÉMENTAIRE "ACOMPTE" [Ligne 4]
Description : Définit le nom de l'attribut supplémentaire qui stockera le montant du premier acompte monétaire sur les propositions commerciales.
Utilisation :
- Saisissez le nom de l'attribut (exemple : "acompte", "deposit", "premier_acompte")
- Si l'attribut n'existe pas, le module propose automatiquement de le créer
- L'attribut sera visible sur les fiches de propositions commerciales
- Peut être en pourcentage (%) ou en valeur fixe (€)
Configuration de l'attribut :
Le module créera automatiquement un attribut de type "Double" avec les caractéristiques suivantes :
- Type : Double (nombre décimal)
- Visible : Oui
- Module : Propositions commerciales (propal)
3.NOM DE L'ATTRIBUT SUPPLÉMENTAIRE "SECOND ACOMPTE" [Ligne 5]
Description : Définit le nom de l'attribut supplémentaire qui stockera le montant d'un second acompte monétaire (optionnel).
Utilisation :
- Fonctionne exactement comme l'option 2
- Permet de gérer un deuxième acompte si nécessaire
- Optionnel : utile pour les ventes en plusieurs échéances
4.CRÉATION AUTOMATIQUE DE LA PREMIÈRE FACTURE D'ACOMPTE [Ligne 6]
Description :
Crée automatiquement la première facture d'acompte lors de la signature du devis, en utilisant le montant défini dans l'attribut supplémentaire de l'option 2.
Fonctionnement :
- Dès la signature du devis, la facture d'acompte est créée automatiquement
- Le montant est récupéré depuis l'attribut défini au l'option 2
- La facture est en statut "Brouillon" (sauf si l'option 5 activé)
=> Gain de temps considérable pour les processus standardisés
5.VALIDATION AUTOMATIQUE DE LA PREMIÈRE FACTURE D'ACOMPTE [Ligne 7]
Description : Valide automatiquement la facture d'acompte créée automatiquement [Ligne 4].
Attention :
- La facture validée ne pourra plus être modifiée
- Un numéro de facture définitif sera attribué
- Assurez-vous que votre processus est bien défini avant d'activer
6.ATTRIBUTS À NE PAS TRANSFÉRER VERS LES FACTURES D'ACOMPTE [Ligne 8]
Description : Permet de sélectionner les attributs supplémentaires qui ne doivent PAS être transférés du devis vers les factures d'acompte.
Utilisation :
- Sélectionnez un ou plusieurs attributs dans la liste
- Ces attributs ne seront plus transférés vers les factures d'acompte
- Le transfert vers les factures standards reste actif
=> Utile pour les informations spécifiques aux devis (ex: attributs "acompte")
7.ASSOCIATION DES ACOMPTES À LA FACTURE FINALE [Ligne 9]
Description :
Associe automatiquement les factures d'acompte (transformées en crédit disponible) à la facture finale. Les crédits disponibles sont automatiquement insérés dans la facture finale.
Avantages :
- Simplifie grandement la gestion comptable des acomptes
- Le solde de la facture finale est calculé automatiquement
- Les acomptes apparaissent sur la facture finale
- Évite les erreurs de calcul manuel
WORKFLOW COMPLET : EXEMPLE
- Commercial crée un devis de 10 000 € TTC
└──> Renseigne l'attribut "acompte" avec 30% (ou 3000 €)
└──> Validation client -> Signature du devis
└──>Facture d'acompte créée automatiquement pour 3000 €
└──>Facture validée automatiquement (si option 5 activé)
- Client paie l'acompte, enregistrement du paiement
└──> Acompte converti en crédit disponible
└──> Facture finale créée pour 10 000 €
└──> Crédit de 3 000 € automatiquement appliqué
└──> Solde restant dû : 7 000 €