InfraSWorkFlow Gestion avancée InfraS des flux inter-modules pour Dolibarr. 1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE Présentation du module InfraSWorkflow est un module optionnel pour Dolibarr ERP & CRM qui complète et améliore significativement les fonctionnalités du module Workflow inter-modules natif de Dolibarr . 1.FONCTIONNALITÉS PRINCIPALES Gestion des acomptes Automatisation de la création et gestion des factures d'acompte Gestion avancé des paiements et des crédits disponibles Association automatique des acomptes à la facture finale Gestion des factures Génération automatique de relevés de factures (avec InfraSPackPlus) Automatisation des changements d'état des documents Régénération automatique des PDF avec mentions de paiement Attributs supplémentaires Gestion centralisée et avancée des attributs supplémentaires Création, modification, suppression et clonage inter-modules Mode poubelle (désactivation au lieu de suppression) Contrôle de compatibilité pour Dolibarr v20+ Contrôles et validations Contrôles de validation pour les comptes clients Contrôles de validation pour les fiches produits Amélioration des workflows pour les contrats 2.AVANTAGES Gain de temps : Automatisation des tâches répétitives Sécurité : Mode poubelle et contrôles de validation Cohérence : Gestion centralisée des attributs supplémentaires Flexibilité : Toutes les fonctionnalités sont optionnelles Compatibilité : Aucune modification des fichiers core de Dolibarr Éditeur : InfraS - Sylvain Legrand - Contact : support@infras.fr - Site web : https://www.infras.fr 2. INSTALLATION ET ACTIVATION Installation et Activation 1.INSTALLATION Téléchargez le module InfraSWorkflow depuis le site officiel Utilisez l'outil de déploiement des modules externes de Dolibarr : Menu : Accueil > Configuration > Modules/Applications Cliquez sur l'onglet "Déployer/Installer un module externe" Sélectionnez le fichier téléchargé Suivez les instructions à l'écran 2.ACTIVATION Accédez à : Accueil > Configuration > Modules/Applications Recherchez " InfraSWorkflow " dans la liste des modules disponibles Cliquez sur le bouton "Activer" ou sur l'interrupteur Attendez que l'activation soit confirmée 3.MISE À JOUR DU MODULE Important : Après toute mise à jour du module, il est IMPÉRATIF de : Désactiver / Réactiver le module InfraSWorkflow Pourquoi cette opération est nécessaire ? Application des modifications en base de données Mise à jour des constantes de configuration Actualisation des menus et des permissions Garantie du bon fonctionnement du module 4.VÉRICATION DE VERSION Le module InfraSWorkflow vérifie automatiquement la compatibilité avec votre version de Dolibarr . Si la version minimale requise n'est pas atteinte, le module sera automatiquement désactivé. Conseils d'installation Effectuez une sauvegarde complète avant l'installation Testez si possible d'abord sur un environnement de test Vérifiez les logs en cas de problème d'installation Consultez la documentation en ligne pour des instructions détaillées 3. ACCÈS AU MODULE Permissions Menu : Outils > InfraS > InfraSWorkflow 1.CHANGELOG Description : Affiche l'historique complet des modifications du module Contenu : Versions, dates, corrections de bugs, nouvelles fonctionnalités Accès : Outils > InfraS > InfraSWorkflow > Changelog / Support 2.PARAMÈTRES Description : Configuration spécifique du module InfraSWorkflow Contenu : Activation/désactivation des fonctionnalités, gestion des acomptes, contrôles, etc. Accès : Outils > InfraS > InfraSWorkflow > Paramètres 3.ATTRIBUTS SUPPLÉMENTAIRES Description : Gestion centralisée de tous les attributs supplémentaires (extrafields) Contenu : Création, modification, clonage, suppression des attributs par module Accès : Outils > InfraS > InfraSWorkflow > Attributs Supplémentaires 4.PERMISSIONS D'ACCÈS L'accès au module et à ses différentes sections est contrôlé par un système de permissions : Permission Description Par défaut paramMenu Accès au menu InfraSWorkflow Oui paramInfraSWorkflow Accès aux paramètres spécifiques Non paramBkpRest Accès à la sauvegarde et restauration Non use Utilisation des fonctionnalités du module Non paramExtraFields Gestion des attributs supplémentaires Non 5.CONFIGURATION DES PERMISSIONS Pour configurer les permissions des utilisateurs : Accédez à Accueil > Utilisateurs & Groupes Sélectionnez l'utilisateur ou le groupe à configurer Cliquez sur l'onglet "Permissions" Recherchez la section " InfraSWorkflow " Cochez les permissions appropriées Enregistrez les modifications Important : Seuls les administrateurs peuvent attribuer des permissions. 6.CONSEILS DE SÉCURITÉ N'accordez les permissions paramInfraSWorkflow et paramExtraFields qu'aux administrateurs ou utilisateurs de confiance La permission paramBkpRest doit être réservée aux administrateurs système Utilisez les groupes d'utilisateurs pour simplifier la gestion des permissions Vérifiez régulièrement les permissions accordées 4. CONFIGURATION DES PARAMÈTRES Contrôle de validation des produits Cette section permet de définir des champs obligatoires lors de la validation de fiches produits. Elle garantit la qualité et la complétude des données produits avant leur utilisation dans les documents commerciaux et la comptabilité. 1.CONTRÔLE DE VALIDATION D'UN PRODUIT [Ligne 27] Description : Active le système de contrôle de validation des fiches produits. Une fois activé, permet de rendre obligatoires certains champs (option 28 à 38). Important : Ce paramètre est le paramètre maître . Si vous le désactivez, tous les contrôles des paramètres 28 à 38 seront également désactivés. Objectifs : Garantir la complétude des données produits Assurer la conformité comptable Faciliter les exports et imports internationaux Optimiser la gestion des stocks FONCTIONNEMENT DES CONTRÔLES : Lors de la création/modification d'un produit : L'utilisateur remplit le formulaire de fiche produit Avant la validation, InfraSWorkflow vérifie les champs obligatoires Si un champ obligatoire est vide, un message d'erreur s'affiche La validation est bloquée jusqu'à ce que tous les champs soient remplis Recommandations par type d'activité : Commerce national uniquement : Codes comptables vente/achat [Ligne 28 et 31] Gestion stocks si applicable [Ligne 36 et 37] Commerce intracommunautaire (UE) : Nomenclature douanière [Ligne 33] Pays d'origine [Ligne 35] Commerce international (export/import) : Tous les codes comptables [Ligne 28 à 32 et 38] Toutes les informations douanières [Ligne 33 à 35] Poids obligatoire pour le transport [Ligne 34] AVANTAGES : Comptabilité : Écritures automatiques correctes Export : Documents douaniers complets Logistique : Calculs de transport précis Stock : Localisation optimisée des produits Conformité : Respect des obligations légales Contrôle des comptes clients (tiers) Cette section permet de définir des champs obligatoires lors de l'ouverture de comptes clients (tiers). Elle garantit la qualité et la complétude des données clients avant leur utilisation dans les transactions commerciales. 1.CONTRÔLE D'OUVERTURE DES COMPTES CLIENTS [Ligne 14] Description : Active le système de contrôle d'ouverture des comptes clients. Une fois activé, permet de rendre obligatoires certains champs [Option15 à 26] . Important : Ce paramètre est le paramètre maître . Si vous le désactivez, tous les contrôles des options 15 à 26 seront également désactivés, même s'ils sont individuellement activés. Objectifs : Garantir la qualité des données clients Éviter les erreurs de facturation Assurer la conformité comptable Faciliter les relances et le recouvrement FONCTIONNEMENT DES CONTRÔLES Lors de la création/modification d'un tiers : L'utilisateur remplit le formulaire de création de tiers Avant la validation, InfraSWorkflow vérifie les champs obligatoires Si un champ obligatoire est vide, un message d'erreur s'affiche La création/modification est bloquée jusqu'à ce que tous les champs obligatoires soient remplis Recommandations : Code client - Identification unique [Ligne 15] Code comptable - Intégration comptable [Ligne 18] Mode de règlement - Gestion des paiements [Ligne 19] Condition de règlement - Échéances [Ligne 20] E-mail - Communication [Ligne 23] TVA intracommunautaire - Pour clients EU [Ligne 16 - 17] SIRET - Pour clients français [Ligne 22] Maison mère - Pour grandes structures [Ligne 25] Gestion des acomptes Cette section permet de gérer automatiquement les factures d'acompte lors de la signature de propositions commerciales (devis). Le système peut créer, valider et associer les acomptes à la facture finale. 1.SUGGÉRER LA CRÉATION D'UNE FACTURE D'ACOMPTE [Ligne 1] Description : Active la suggestion de création d'une facture d'acompte lors de la signature d'une proposition commerciale (devis). Il s'agit d'une option native de Dolibarr améliorée par InfraSWorkflow . Fonctionnement : Lors de la signature d'un devis, un bouton "Créer facture d'acompte" apparaît L'utilisateur peut choisir de créer manuellement la facture d'acompte Combiné avec les options suivantes, InfraSWorkflow permet l'automatisation complète 2.NOM DE L'ATTRIBUT SUPPLÉMENTAIRE "ACOMPTE" [Ligne 2] Description : Définit le nom de l'attribut supplémentaire qui stockera le montant du premier acompte monétaire sur les propositions commerciales. Utilisation : Saisissez le nom de l'attribut (exemple : "acompte", "deposit", "premier_acompte") Si l'attribut n'existe pas, le module propose automatiquement de le créer L'attribut sera visible sur les fiches de propositions commerciales Peut être en pourcentage (%) ou en valeur fixe (€) Configuration de l'attribut : Le module créera automatiquement un attribut de type "Double" avec les caractéristiques suivantes : Type : Double (nombre décimal) Visible : Oui Module : Propositions commerciales (propal) 3.NOM DE L'ATTRIBUT SUPPLÉMENTAIRE "SECOND ACOMPTE" [Ligne 3] Description : Définit le nom de l'attribut supplémentaire qui stockera le montant d'un second acompte monétaire (optionnel). Utilisation : Fonctionne exactement comme l'option 2 Permet de gérer un deuxième acompte si nécessaire Optionnel : utile pour les ventes en plusieurs échéances 4.CRÉATION AUTOMATIQUE DE LA PREMIÈRE FACTURE D'ACOMPTE [Ligne 4] Description : Crée automatiquement la première facture d'acompte lors de la signature du devis, en utilisant le montant défini dans l'attribut supplémentaire de l'option 2. Fonctionnement : Dès la signature du devis, la facture d'acompte est créée automatiquement Le montant est récupéré depuis l'attribut défini au l'option 2 La facture est en statut "Brouillon" (sauf si l'option 5 activé) => Gain de temps considérable pour les processus standardisés 5.VALIDATION AUTOMATIQUE DE LA PREMIÈRE FACTURE D'ACOMPTE [Ligne 5] Description : Valide automatiquement la facture d'acompte créée automatiquement [Ligne 4] . Attention : La facture validée ne pourra plus être modifiée Un numéro de facture définitif sera attribué Assurez-vous que votre processus est bien défini avant d'activer 6.ATTRIBUTS À NE PAS TRANSFÉRER VERS LES FACTURES D'ACOMPTE [Ligne 6] Description : Permet de sélectionner les attributs supplémentaires qui ne doivent PAS être transférés du devis vers les factures d'acompte. Utilisation : Sélectionnez un ou plusieurs attributs dans la liste Ces attributs ne seront plus transférés vers les factures d'acompte Le transfert vers les factures standards reste actif => Utile pour les informations spécifiques aux devis (ex: attributs "acompte") 7.ASSOCIATION DES ACOMPTES À LA FACTURE FINALE [Ligne 7] Description : Associe automatiquement les factures d'acompte (transformées en crédit disponible) à la facture finale. Les crédits disponibles sont automatiquement insérés dans la facture finale. Avantages : Simplifie grandement la gestion comptable des acomptes Le solde de la facture finale est calculé automatiquement Les acomptes apparaissent sur la facture finale Évite les erreurs de calcul manuel WORKFLOW COMPLET : EXEMPLE - Commercial crée un devis de 10 000 € TTC └──> Renseigne l'attribut "acompte" avec 30% (ou 3000 €) └──> Validation client -> Signature du devis └──> Facture d'acompte créée automatiquement pour 3000 € └──> Facture validée automatiquement (si option 5 activé) - Client paie l'acompte, enregistrement du paiement └──> Acompte converti en crédit disponible └──> Facture finale créée pour 10 000 € └──> Crédit de 3 000 € automatiquement appliqué └──> Solde restant dû : 7 000 € Gestion des attributs supplémentaires 1.DUPLICATION INTER-MODULE DES ATTRIBUTS SUPPLÉMENTAIRES [Ligne 46] Description : Active la fonctionnalité centrale d' InfraSWorkflow : la duplication des attributs supplémentaires entre différents modules. Permet de créer, modifier, cloner et supprimer des attributs sur plusieurs modules simultanément. Fonctionnalités activées : Création multi-modules : Créez un attribut sur plusieurs modules en une seule opération Modification groupée : Modifiez un attribut sur tous les modules où il existe Clonage inter-module : Dupliquez un attribut d'un module vers d'autres modules Suppression synchronisée : Supprimez un attribut sur plusieurs modules simultanément Test de compatibilité : Vérifiez la compatibilité des attributs dans les chaînes de propagation Avantages majeurs : Gain de temps considérable (création unique au lieu de N fois) Cohérence garantie entre les modules Propagation automatique dans les chaînes de documents Vue centralisée de tous les attributs (voir chapitre 6) Exemple pratique : Vous avez besoin d'un attribut "Numéro de projet" sur les devis, commandes, factures et contrats : Sans InfraSWorkflow : Créer 4 fois le même attribut (1x par module) Avec InfraSWorkflow : Créer 1 fois sur tous les modules en une opération 2.MODE POUBELLE POUR LES ATTRIBUTS SUPPLÉMENTAIRES[Ligne 47 Description : Remplace la suppression définitive des attributs supplémentaires par leur simple désactivation. Les attributs désactivés peuvent être réactivés ultérieurement. Fonctionnement : Action Mode Normal Mode Poubelle Suppression Suppression définitive en BDD Désactivation (enabled=-1) Récupération Impossible Possible via réactivation Données Perdues définitivement Conservées intactes Avantages : Protection contre les suppressions accidentelles Récupération possible en cas d'erreur Conservation des données historiques Tests réversibles (désactiver pour tester, réactiver si problème) Note importante : Les attributs désactivés n'apparaissent plus dans les formulaires, mais les données restent en base. Utilisez le filtre "Inactif" dans l'onglet Attributs Supplémentaires pour les voir. 3.PROPAGATION AUTOMATIQUE TIERS : FACTURES [Ligne 48] Description : Active la propagation automatique des attributs supplémentaires du tiers vers la facture lors de sa création. Il s'agit d'une option cachée de Dolibarr rendue accessible par InfraSWorkflow . Exemple : Vous stockez un "Centre de coût" sur la fiche client. Avec ce paramètre activé, le centre de coût sera automatiquement copié sur chaque facture créée pour ce client. 4.PROPAGATION AUTOMATIQUE TIERS : COMMANDE [Ligne 49] Description : Active la propagation automatique des attributs supplémentaires du tiers vers la commande client. Fonctionne comme le [Ligne 46] . (Voir capture d'écran ci-dessus) 5.PROPAGATION AUTOMATIQUE TIERS : COMMANDE FOURNISSEUR [Ligne 50] Description : Active la propagation automatique des attributs supplémentaires du tiers vers la commande fournisseur. Option cachée de Dolibarr rendue accessible. 6.PROPAGATION DES ATTRIBUTS PRODUITS DANS LES LIGNES [Ligne 51] Description : Active la propagation automatique des attributs supplémentaires des produits dans les lignes de documents (devis, commandes, factures, etc.). Exemple : Vous stockez une "Garantie" sur chaque fiche produit. Avec ce paramètre activé, l'information de garantie apparaîtra sur chaque ligne de facture contenant ce produit. Gestion des contrats Cette section améliore la gestion des contrats dans Dolibarr en ajoutant des fonctionnalités pratiques : affichage des produits sources, envoi d'emails pour contrats provisoires, activation automatique des services, et gestion des attributs supplémentaires 1.AFFICHER LES LIGNES PRODUITS DE LA SOURCE [Ligne 39] Description : Affiche les lignes produits de la source (devis, commande, facture) dans la fiche contrat lors de sa création depuis cette source. Ajoute un onglet "Produits" dans la fiche contrat. Utilité : Visualiser rapidement les produits/services liés au contrat Référence au document source (devis, commande, facture) Facilite la vérification de la cohérence entre documents Évite de rechercher le document source Fonctionnement : Lorsque vous créez un contrat depuis un devis, une commande ou une facture, un nouvel onglet "Produits" apparaît dans la fiche contrat affichant la liste des lignes du document source. 2.AUTORISER L'ENVOI D'EMAIL POUR LES CONTRATS PROVISOIRES [Ligne 40] Description : Permet d'envoyer des emails même lorsque le contrat est en statut "provisoire" (brouillon). Par défaut, Dolibarr n'autorise l'envoi d'emails que pour les contrats validés. Cas d'usage : Envoyer un brouillon de contrat au client pour relecture Demander validation avant de finaliser le contrat Communication interne sur un contrat en préparation Attention : Pensez à bien indiquer dans l'email que le contrat est en statut provisoire et non définitif. Ajoutez une mention explicite type "BROUILLON - POUR VALIDATION" dans l'objet ou le corps du message. 3.ACTIVATION AUTOMATIQUES DES SERVICES [Ligne 41] Description : Active automatiquement tous les services/lignes d'un contrat lors de sa validation. Avantages : Gain de temps considérable pour les contrats multi-services Évite d'oublier d'activer certains services Processus standardisé et automatisé Idéal pour les contrats de maintenance ou abonnements Workflow : Création du contrat avec plusieurs lignes de services Validation du contrat Tous les services passent automatiquement en statut "Actif" Les dates de début sont définies automatiquement 4.SIGNATAIRE PAR DÉFAUT DES CONTRATS [Ligne 42] Description : Permet de sélectionner l'utilisateur qui sera proposé par défaut dans le champ "Signature commerciale" lors de la création d'un contrat. Utilité : Présélectionne le directeur commercial Présélectionne le responsable des contrats Évite d'oublier de renseigner ce champ Peut être modifié manuellement si besoin 5.ATTRIBUTS À COPIER DE LA FACTURE VERS LE CONTRATS [Ligne 43] Description : Sélectionnez les attributs supplémentaires qui seront automatiquement copiés de la facture vers le contrat lors de la liaison d'une facture standard avec un contrat. Utilisation : Sélectionnez les attributs pertinents dans la liste Lors de la liaison facture ➜ contrat, ces attributs sont copiés Les valeurs de la facture écrasent celles du contrat Exemples d'attributs à copier : Numéro de bon de commande client Référence projet Centre de coût (exemple : Projet des frais généraux) Informations de livraison spécifique 6.NORMALISEZ AUTOMATIQUEMENT LES RANGS DES LIGNES DE PRODUITS [Ligne 44] Description : Renseigne et réorganise automatiquement l'ordre des lignes de produits dans les contrats. Le champ 'rang' reste nativement à 1 dans Dolibarr , ce paramètre corrige cette limitation en attribuant automatiquement des numéros de rang séquentiels (1, 2, 3...) lors du chargement des lignes de contrat pour garantir un ordre cohérent et faciliter la gestion. Utilisation : Activez le paramètre pour normaliser automatiquement les rangs Lors du chargement d'un contrat, les lignes sont automatiquement numérotées L'ordre d'affichage respecte la séquence des rangs (1, 2, 3, 4...) Facilite le réordonnancement et la gestion des lignes de contrat Avantages : Corrige le comportement natif de Dolibarr (rang = 1 pour toutes les lignes) Permet un tri cohérent des lignes de produits Facilite l'insertion de nouvelles lignes à des positions spécifiques Améliore la lisibilité et l'organisation des contrats 7.NORMALISEZ AUTOMATIQUEMENT LES RANGS DES LIGNES DE PRODUITS [Ligne 45] Description : Sélectionnez les attributs supplémentaires des lignes de contrat qui seront affichés dans l'onglet "Produits" des contrats. Par défaut, tous les attributs supplémentaires (extrafields) des lignes de contrat peuvent ne pas être visibles. Ce paramètre vous permet de personnaliser l'affichage pour montrer uniquement les informations pertinentes pour votre activité. Utilisation : Sélectionnez les extrafields pertinents dans la liste déroulante multiple Les attributs sélectionnés apparaîtront dans l'onglet "Produits" du contrat L'affichage est optimisé pour une meilleure visualisation Seuls les extrafields actifs et configurés pour les lignes de contrat sont disponibles Exemples d'extrafields de lignes de contrat à afficher : Numéro de série du matériel Date de début de maintenance Référence du site client Niveau de service (Bronze, Argent, Or) Identifiant équipement Commentaire technique Code centre de coût par ligne Taux de remise négocié Avantages : Personnalisation de l'affichage selon vos besoins métier Meilleure visualisation des informations importantes Réduit l'encombrement visuel en masquant les champs non pertinents Facilite la saisie et la consultation des données de contrat CONSEILS D'UTILISATION : [Ligne 39] : Activez-le si vous créez souvent des contrats depuis des documents commerciaux [Ligne 40] : Utile pour la validation collaborative, mais à utilisez avec précaution [Ligne 41] : Recommandé pour les contrats d'abonnement ou de maintenance récurrente [Ligne 42] : Définissez le responsable principal des contrats dans votre organisation [Ligne 43] : Analysez vos besoins en traçabilité pour sélectionner les bons attributs Gestion des factures Cette section permet d'automatiser la gestion des factures : génération de relevés, changements d'état automatiques, régénération des PDF, et marquage automatique des devis comme "facturés". 1.GÉNÉRATION AUTOMATIQUE D'UN RELEVÉ DE FACTURES [Ligne 8] Description : Génère automatiquement un relevé de factures au format PDF (modèle InfraSPlus_FR) lors de la validation d'une facture finale. Contenu du relevé : Liste des factures d'acompte liées au devis La facture finale État détaillé des paiements Solde restant dû Historique complet de la transaction Avantages : Document complet pour le client Vision globale de la transaction Facilite l'archivage Présentation professionnelle 2.TRANSFERT DES NOTES PUBLIQUES [Ligne 9] Description : Transfère automatiquement les notes publiques du devis vers la facture lors de sa création. Utilité : Conserve les informations visibles par le client Évite de ressaisir les notes importantes Assure la cohérence de la communication Informations affichées sur le PDF de la facture 3.MARQUAGE AUTOMATIQUE "PAYÉE" [Ligne 10] Description : Marque automatiquement les factures comme "payées" lorsque le reste à payer est égal à 0. Correction d'un bug natif : Ce paramètre corrige une erreur de fonctionnement dans certaines versions de Dolibarr où les factures ne sont pas marquées automatiquement "payées" malgré un solde à 0. Avantages : Assure la cohérence de l'état des factures Facilite le suivi des paiements Améliore les statistiques Automatise une tâche fastidieuse 4.RÉGÉNÉRATION AUTOMATIQUE DE LA FACTURE [Ligne 11] Description : Régénère automatiquement le PDF de la facture lors de sa classification en statut "payée". Modifications apportées au PDF : Ajout de la mention "PAYÉE" sur le document Affichage de la liste des paiements reçus Date du dernier paiement Montants des paiements Utilité : Document final prêt pour l'archivage Preuve de paiement sur le PDF Envoi au client du document final complet Conforme aux exigences comptables 5. MARQUAGE AUTOMATIQUE DES DEVIS COMME "FACTURÉS" [Ligne 12] Description : Marque automatiquement les devis comme "facturés" lorsque le montant total des factures liées (acomptes + finale) est égal au montant total du devis. Calcul automatique : Le module vérifie : Montant total du devis : X € Somme des factures d'acompte : Y € Montant de la facture finale : Z € Si Y + Z = X, alors devis marqué "facturé" Avantages : Suivi précis du cycle de vente Statistiques fiables Identification rapide des devis en cours vs terminés Gestion des acomptes prise en compte WORKFLOW COMPLET : DU DEVIS À LA FACTURE PAYÉE Devis signé ➜ Factures d'acompte créées Acomptes payés ➜ Convertis en crédits disponibles Facture finale validée ➜ Relevé généré automatiquement [Ligne 8] Notes publiques transférées automatiquement [Ligne 9] Solde restant réglé ➜ Reste à payer = 0 Facture marquée "payée" automatiquement [Ligne 10] PDF régénéré avec mention "PAYÉE" [Ligne 11] Devis marqué "facturé" automatiquement [Ligne 12] Résultat : Processus 100% automatisé du devis à l'archivage de la facture payée ! Gestion des fournisseurs Cette section permet d'améliorer la gestion des relations avec les fournisseurs en offrant plus de flexibilité dans la création de documents fournisseurs. 1.CRÉER UNE COMMANDE FOURNISSEUR DEPUIS UNE FACTURE FOURNISSEUR [Ligne 13] Description : Active la possibilité de créer une commande fournisseur à partir d'une facture fournisseur existante. Cas d'usage : Cette fonctionnalité est utile dans certains flux de travail particuliers, notamment : Achats d'urgence : Lorsqu'un achat urgent a été effectué sans commande préalable Régularisation : Pour régulariser une situation où la facture est arrivée avant la commande Petits fournisseurs : Avec certains fournisseurs qui ne travaillent qu'avec des factures Archivage : Pour créer rétroactivement une commande à des fins d'archivage Fonctionnement : Accédez à une facture fournisseur existante Un nouveau bouton "Créer commande fournisseur" apparaît Cliquez sur le bouton Une commande fournisseur est créée avec les mêmes informations Les lignes de produits/services sont copiées Le lien entre commande et facture est établi Avantages : Flexibilité dans l'ordre de création des documents Gain de temps : pas besoin de ressaisir les informations Traçabilité complète des achats Conformité avec les processus de contrôle interne Attention : Cette fonctionnalité est à utiliser avec précaution. Elle inverse le flux de travail normal (commande → facture). Assurez-vous que votre organisation autorise ce type de processus : Ne pas utiliser systématiquement Réservé aux cas exceptionnels Documenter chaque utilisation Workflow normal (recommandé) : Besoin ➜ Commande fournisseur créée ➜ Commande validée ➜ Réception ➜ Facture fournisseur reçue ➜ Facture saisie Workflow inversé (avec ce paramètre activé) : Achat urgent ➜ Facture fournisseur reçue ➜ Facture saisie ➜ Commande créée rétroactivement 2.BONNES PRATIQUES N'activez ce paramètre que si nécessaire La plupart des organisations n'en ont pas besoin. Définissez des règles claires Quand et comment utiliser cette fonctionnalité. Formez les utilisateurs Expliquez pourquoi le workflow normal est préférable. Documentez les exceptions Notez dans les notes privées la raison du workflow inversé. Revoyez périodiquement Analysez l'utilisation pour détecter d'éventuels abus. 5. ONGLET ATTRIBUTS SUPPLÉMENTAIRES ATTRIBUTS SUPPLÉMENTAIRES Accès : Outils > InfraS > InfraSWorkflow > Attributs Supplémentaires L'onglet Attributs Supplémentaires offre une vue centralisée et des outils avancés pour gérer tous les attributs supplémentaires (extrafields) de votre instance Dolibarr . => C'est le cœur de la fonctionnalité de gestion des attributs d' InfraSWorkflow . 1.TYPE D'AFFICHAGE Description : Sélecteur permettant de filtrer l'affichage des listes d'attributs supplémentaires. (Voir capture ci-dessous) Mode Description Utilisation Exhaustif Tous les attributs Vue complète (par défaut) Visible Attributs visibles uniquement Focus sur les attributs actifs Caché Attributs cachés uniquement Gestion des attributs techniques Inactif Attributs désactivés uniquement Gestion de la "poubelle" 2.TEST DE COMPATIBILITÉ DOLIBARR V20+[Ligne 2] Description : Active un test de compatibilité des attributs supplémentaires pour préparer la migration vers Dolibarr v20+. Fonctionnement : Les attributs de type "liste" dont les paramètres de filtre SQL ne sont pas compatibles avec la méthode USC (Universal Search Criteria) sont affichés en ROUGE . Avantage : Anticiper les problèmes de compatibilité avant une mise à jour majeure de Dolibarr . Vous pouvez corriger les attributs problématiques en avance. 3.GESTION DES LISTES D'ATTRIBUTS SUPPLÉMENTAIRES Description : Affichage des listes d'attributs supplémentaires organisées par modules actifs dans votre instance Dolibarr . Modules disponibles (exemples) : Propositions commerciales Commandes clients Factures Contrats Produits/Services Tiers (sociétés) Projets Utilisateurs ACTIONS DISPONIBLES : 1. Création d'attribut Fonctionnalité : Créer un nouvel attribut supplémentaire Sur un seul module Ou simultanément sur plusieurs modules Demande une confirmation avant exécution 2. Modification d'attribut Fonctionnalité : Modifier un attribut existant Modifier les propriétés (libellé, type, taille, etc.) Option multi-modules disponible Demande une confirmation avant exécution 3. Clonage inter-module Fonctionnalité : Dupliquer un attribut vers d'autres modules Sélectionner l'attribut source Choisir les modules de destination L'attribut est copié avec toutes ses propriétés Demande une confirmation avec aperçu des modules cibles 4. Suppression/Désactivation Fonctionnalité : Supprimer ou désactiver un attribut Mode normal : Suppression définitive de la base de données Mode poubelle : Désactivation réversible Option multi-modules disponible Demande une confirmation avec avertissement 5. Réorganisation Fonctionnalité : Modifier l'ordre d'affichage des attributs Déplacer les attributs vers le haut ou le bas Définir la position exacte L'ordre est appliqué dans les formulaires EXEMPLE Objectif : Créer un attribut "Référence projet client" sur les devis, commandes et factures. Étapes : Accédez à l'onglet Attributs Supplémentaires Cliquez sur "Créer un attribut" dans la section "Propositions commerciales" Remplissez le formulaire : Code : ref_projet_client Libellé : Référence projet client Type : Texte Taille : 50 Visible : Oui Dans la fenêtre de confirmation, cochez les modules : Factures Propositions commerciales Commandes clients Validez =>L'attribut est créé sur les 3 modules simultanément ! 4.CONSEIL D'UTILISATION Utilisez des noms cohérents pour vos attributs (conventions de nommage) Activez le mode poubelle avant de faire des tests Utilisez le clonage inter-module plutôt que de créer N fois le même attribut Testez le test de compatibilité v20+ régulièrement Documentez vos attributs avec des libellés clairs Organisez l'ordre d'affichage de manière logique 6. SAUVEGARDE ET RESTAURATION SAUVEGARDE ET RESTAURATION 1.SAUVEGARDE Accédez à l'onglet Paramètres Cliquez sur le bouton "Sauvegarder", en haut de la page Une confirmation s'affiche indiquant que la sauvegarde est effectuée Sauvegarde automatique : Une sauvegarde automatique est effectuée lors de la désactivation du module . Cela permet de conserver votre configuration même si vous désactivez temporairement le module. Élément sauvegardée : Tous les paramètres de configuration du module Les noms des attributs supplémentaires créés Les activations/désactivations de fonctionnalités Les sélections d'attributs (ex: attribution à ne pas transférer) Le signataire par défaut des contrats 2.RESTAURATION Accédez à l'onglet Paramètres Cliquez sur le bouton "Restaurer" , en haut de la page Une confirmation vous demande de valider la restauration Validez Les paramètres sauvegardés sont restaurés Rechargez la page pour voir les modifications Restauration automatique : Une restauration automatique est effectuée lors de l' activation du module . Si le module a été désactivé puis réactivé, vos paramètres sont automatiquement restaurés. => La restauration remet en place tous les paramètres tels qu'ils étaient lors de la dernière sauvegarde. Important : La restauration écrase les paramètres actuels par ceux de la sauvegarde. 3.RECOMMANDATIONS Effectuez une sauvegarde avant toute modification importante Effectuez une sauvegarde avant toute mise à jour du module Testez vos modifications sur un environnement de test si possible 7. CHANGELOG Changelog Accès : Outils > InfraS > InfraSWorkflow > Changelog / Support L'onglet Changelog affiche l'historique complet des modifications, améliorations et corrections du module InfraSWorkflow . C'est une ressource essentielle pour suivre l'évolution du module. 1.ACCÉDER AU CHANGELOG Méthode 1 : Via le menu Menu : Outils > InfraS > InfraSWorkflow Cliquez sur "Changelog" Méthode 2 : Via la configuration du module Menu : Accueil > Configuration > Modules/Applications Recherchez "InfraSWorkflow" Cliquez sur l'onglet "À propos" Le changelog est affiché dans cet onglet 2.UTILISATION PRATIQUE DU CHANGELOG Avant une mise à jour Consultez le changelog pour connaître les nouveautés Vérifiez la compatibilité avec votre version de Dolibarr Identifiez les corrections de bugs qui peuvent vous concerner Prenez connaissance des éventuels changements importants Après une mise à jour Vérifiez que la version installée correspond à la version attendue Testez les nouvelles fonctionnalités mentionnées Vérifiez que les bugs corrigés ne se reproduisent plus En cas de problème Vérifiez si le problème est mentionné dans les bugs connus Consultez les versions antérieures pour identifier quand le problème est apparu Référencez la version exacte lors de votre demande de support 3.CONSEILS Consultez le changelog régulièrement pour vous tenir informé Lisez attentivement le changelog avant chaque mise à jour Conservez une trace des versions que vous avez installées En cas de problème après mise à jour, consultez le changelog pour identifier les changements récents Le changelog est une ressource précieuse pour comprendre l'évolution du module 8. SUPPORT ET DOCUMENTATION Support InfraS propose plusieurs canaux de support et de documentation pour vous accompagner dans l'utilisation du module InfraSWorkflow . Cette section vous guide vers les ressources disponibles. 1.SUPPORT TECHNIQUE E-mail support@infras.fr Site web https://www.infras.fr Éditeur InfraS - Sylvain Legrand 2.SIGNALEMENT DE BUGS Contactez le support technique à support@infras.fr Objet : "InfraSWorkflow - BUG - [Description courte]" Décrivez le bug en détail (voir informations à fournir ci-dessous) Informations à fournir : Version d'InfraSWorkflow Version de Dolibarr Description précise du problème Étapes pour reproduire le bug Comportement attendu vs comportement observé Captures d'écran si possible Messages d'erreur éventuels 3.MISES À JOUR Vérifier les mises à jour URL : https://www.infras.fr/jdownloads/Modules_Dolibarr/infrasworkflow/ Vérifiez régulièrement la disponibilité de nouvelles versions. Les mises à jour comprennent des corrections de bugs, des améliorations et de nouvelles fonctionnalités. Téléchargement Les nouvelles versions sont disponibles sur le site officiel InfraS dans la section "Téléchargements". Informations système à fournir Version InfraSWorkflow Visible dans Configuration > Modules ou dans le Changelog Version Dolibarr Visible dans Accueil (en bas) ou Configuration > Système Version PHP Visible dans Configuration > Système Base de données MySQL, MariaDB ou PostgreSQL + version Système d'exploitation Linux, Windows, etc. Modules InfraS actifs Liste des autres modules InfraS installés (InfraSPackPlus, etc.) 6.AUTRE MODULE INFRAS Module compatible : InfraSPackPlus : Module de fonctionnalités avancées pour documents et rapports. Compatible avec InfraSWorkflow (requis pour les paramètres 8 et 9). Vous pouvez accéder à ce module via le Site Officiel InfraS ou le Dolistore .