4. CONFIGURATION DES PARAMÈTRES

4.1 Gestion des acomptes

Cette section permet de gérer automatiquement les factures d'acompte lors de la signature de propositions commerciales (devis). Le système peut créer, valider et associer les acomptes à la facture finale.

workflow1.png

1.SUGGÉRER LA CRÉATION D'UNE FACTURE D'ACOMPTE [Ligne 3]

Description :

Active la suggestion de création d'une facture d'acompte lors de la signature d'une proposition commerciale (devis). Il s'agit d'une option native de Dolibarr améliorée par InfraSWorkflow.

Fonctionnement :

2.NOM DE L'ATTRIBUT SUPPLÉMENTAIRE "ACOMPTE" [Ligne 4]

Description : Définit le nom de l'attribut supplémentaire qui stockera le montant du premier acompte monétaire sur les propositions commerciales.

Utilisation :

Configuration de l'attribut :

Le module créera automatiquement un attribut de type "Double" avec les caractéristiques suivantes :

3.NOM DE L'ATTRIBUT SUPPLÉMENTAIRE "SECOND ACOMPTE" [Ligne 5]

Description : Définit le nom de l'attribut supplémentaire qui stockera le montant d'un second acompte monétaire (optionnel).

Utilisation :

4.CRÉATION AUTOMATIQUE DE LA PREMIÈRE FACTURE D'ACOMPTE [Ligne 6]

Description :

Crée automatiquement la première facture d'acompte lors de la signature du devis, en utilisant le montant défini dans l'attribut supplémentaire de l'option 2.

Fonctionnement :

=> Gain de temps considérable pour les processus standardisés

5.VALIDATION AUTOMATIQUE DE LA PREMIÈRE FACTURE D'ACOMPTE [Ligne 7]

Description : Valide automatiquement la facture d'acompte créée automatiquement [Ligne 4].

Attention :

6.ATTRIBUTS À NE PAS TRANSFÉRER VERS LES FACTURES D'ACOMPTE [Ligne 8]

Description : Permet de sélectionner les attributs supplémentaires qui ne doivent PAS être transférés du devis vers les factures d'acompte.

Utilisation :

=> Utile pour les informations spécifiques aux devis (ex: attributs "acompte")

7.ASSOCIATION DES ACOMPTES À LA FACTURE FINALE [Ligne 9]

Description :

Associe automatiquement les factures d'acompte (transformées en crédit disponible) à la facture finale. Les crédits disponibles sont automatiquement insérés dans la facture finale.

Avantages :

WORKFLOW COMPLET : EXEMPLE

- Commercial crée un devis de 10 000 € TTC

└──> Renseigne l'attribut "acompte" avec 30% (ou 3000 €)

└──> Validation client -> Signature du devis

└──>Facture d'acompte créée automatiquement pour 3000 €

└──>Facture validée automatiquement (si option 5 activé)

- Client paie l'acompte, enregistrement du paiement

└──> Acompte converti en crédit disponible

└──> Facture finale créée pour 10 000 €

└──> Crédit de 3 000 € automatiquement appliqué

└──> Solde restant dû : 7 000 €




4.2 Gestion des factures

Cette section permet d'automatiser la gestion des factures : génération de relevés, changements d'état automatiques, régénération des PDF, et marquage automatique des devis comme "facturés".

e.png

1.GÉNÉRATION AUTOMATIQUE D'UN RELEVÉ DE FACTURES [Ligne 10]

Description : Génère automatiquement un relevé de factures au format PDF (modèle InfraSPlus_FR) lors de la validation d'une facture finale.

Contenu du relevé :

Avantages :

2.TRANSFERT DES NOTES PUBLIQUES [Ligne 11]

Description : Transfère automatiquement les notes publiques du devis vers la facture lors de sa création.

Utilité :

3.LISTES DES MENTIONS COMPLÉMENTAIRES À TRANSFÉRER DU DEVIS VERS LA FACTURE [Ligne 12]

Description : Recopie sur la facture les mentions complémentaires qui étaient sélectionnées sur le devis — mais uniquement celles dont le code figure dans cette liste, et à condition que la mention équivalente existe côté facture.

Prérequis :

4.MARQUAGE AUTOMATIQUE "PAYÉE" [Ligne 13]

Description : Marque automatiquement les factures comme "payées" lorsque le reste à payer est égal à 0.

Correction d'un bug natif :

Ce paramètre corrige une erreur de fonctionnement dans certaines versions de Dolibarr où les factures ne sont pas marquées automatiquement "payées" malgré un solde à 0.

Avantages :

5.RÉGÉNÉRATION AUTOMATIQUE DE LA FACTURE [Ligne 14]

Description : Régénère automatiquement le PDF de la facture lors de sa classification en statut "payée".

Modifications apportées au PDF :

Utilité :

6. MARQUAGE AUTOMATIQUE DES DEVIS COMME "FACTURÉS" [Ligne 15]

Description :

Marque automatiquement les devis comme "facturés" lorsque le montant total des factures liées (acomptes + finale) est égal au montant total du devis.

Calcul automatique :

Le module vérifie :

Avantages :


4.3 Gestion des fournisseurs

Cette section permet d'améliorer la gestion des relations avec les fournisseurs en offrant plus de flexibilité dans la création de documents fournisseurs.

e.png

1.CRÉER UNE COMMANDE FOURNISSEUR À PARTIR DE LA FACTURE FOURNISSEUR [Ligne 16]

Conditions d'affichage du bouton :

Le bouton n'apparaît sur la fiche facture fournisseur que si toutes les conditions suivantes sont réunies :

      1. L'option est activé.
      2. L'utilisateur dispose du droit « Créer une commande fournisseur » (permission Fournisseur > Commandes).
      3. La facture fournisseur n'est liée à aucun autre objet (aucune commande, réception ou document déjà rattaché).

=> Si la facture est déjà liée à une commande, le bouton n'est pas proposé afin d'éviter les doublons.

Données reportées sur la commande fournisseur :

Lors de la création, la commande fournisseur reprend automatiquement depuis la facture :

Le fournisseur

(tiers)

La référence fournisseur

Les conditions de règlement

Le mode de règlement

Le projet associé

Les notes privée et publique

L'intégralité des lignes : produits/services, descriptions, quantités, prix unitaires, taux de TVA, remises, unités

La date de la commande est fixée à la date du jour.

Traitement automatique après création :

Après création, la commande fournisseur est automatiquement traitée dans l'ordre suivant :

Validée → Approuvée → Facturée → Liée à la facture

Un message de confirmation indique que la commande fournisseur a été créée et liée. Vous êtes ensuite redirigé vers la fiche de la facture fournisseur.

WORKFLOW COMPLET : DU DEVIS À LA FACTURE PAYÉE

  1. Devis signé ➜ Factures d'acompte créées
  2. Acomptes payés ➜ Convertis en crédits disponibles
  3. Facture finale validée ➜ Relevé généré automatiquement [Ligne 10]
  4. Notes publiques transférées automatiquement [Ligne 11]
  5. Solde restant réglé ➜ Reste à payer = 0
  6. Facture marquée "payée" automatiquement [Ligne 12]
  7. PDF régénéré avec mention "PAYÉE" [Ligne 13]
  8. Devis marqué "facturé" automatiquement [Ligne 14]

Résultat : Processus 100% automatisé du devis à l'archivage de la facture payée !

2.AJOUTER UNE ACTION DE MASSE "CLASSER PAYÉE" SUR LA LISTE DES FACTURES FOURNISSEURS [Ligne 17]

Ajoute l'entrée « Classer payée » dans le menu des actions de masse de la liste des factures fournisseurs (/fourn/facture/list.php)

Conditions d'affichage du bouton :

Avantage : Cela évite d'ouvrir chaque facture une par une pour la classer payée.

3.PASSER AUTOMATIQUEMENT LA COMMANDE FOURNISSEUR À "REÇUE COMPLÈTEMENT" LORSEQU'ELLE EST CLASSÉE "FACTURÉ" [Ligne 18]

Quand une commande fournisseur encore au statut « Commandé » est classée « Facturé », elle passe automatiquement au statut « Reçue complètement », sans réception réelle.

Attention : L'option est incompatible avec la gestion de stock : aucun mouvement d'entrée en stock n'est généré

4.4 Contrôle des comptes clients (tiers)

Cette section permet de définir des champs obligatoires lors de l'ouverture de comptes clients (tiers). Elle garantit la qualité et la complétude des données clients avant leur utilisation dans les transactions commerciales.

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1.CONTRÔLE D'OUVERTURE DES COMPTES CLIENTS [Ligne 19]

Description :

Une fois activé elle permet de supprimer les prix fournisseurs du tiers absorbé qui feraient doublon (même ref_fourn + quantity + entity) avec ceux du tiers conservé.

À retenir :

En cas de doublon, ce sont les prix du tiers conservé (celui affiché à l'écran) qui sont gardés ; ceux du tiers absorbé sont supprimés définitivement. Les prix du tiers absorbé sans équivalent chez le tiers conservé sont, eux, normalement transférés par la fusion.


2.CONTRÔLE D'OUVERTURE DES COMPTES CLIENTS [Ligne 20]

Description :

Active le système de contrôle d'ouverture des comptes clients. Une fois activé, permet de rendre obligatoires certains champs [Option15 à 26].

Important :

Ce paramètre est le paramètre maître. Si vous le désactivez, tous les contrôles des options 15 à 26 seront également désactivés, même s'ils sont individuellement activés.

Objectifs :

FONCTIONNEMENT DES CONTRÔLES

Lors de la création/modification d'un tiers :

        1. L'utilisateur remplit le formulaire de création de tiers
        2. Avant la validation, InfraSWorkflow vérifie les champs obligatoires
        3. Si un champ obligatoire est vide, un message d'erreur s'affiche
        4. La création/modification est bloquée jusqu'à ce que tous les champs obligatoires soient remplis

Recommandations :

4.5 Contrôle de validation des produits

Cette section permet de définir des champs obligatoires lors de la validation de fiches produits. Elle garantit la qualité et la complétude des données produits avant leur utilisation dans les documents commerciaux et la comptabilité.

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1.CONTRÔLE DE VALIDATION D'UN PRODUIT [Ligne 33]

Description :

Active le système de contrôle de validation des fiches produits. Une fois activé, permet de rendre obligatoires certains champs (option 33 à 44).

Important : Ce paramètre est le paramètre maître. Si vous le désactivez, tous les contrôles des paramètres 28 à 38 seront également désactivés.

Objectifs :

FONCTIONNEMENT DES CONTRÔLES :

Lors de la création/modification d'un produit :

      1. L'utilisateur remplit le formulaire de fiche produit
      2. Avant la validation, InfraSWorkflow vérifie les champs obligatoires
      3. Si un champ obligatoire est vide, un message d'erreur s'affiche
      4. La validation est bloquée jusqu'à ce que tous les champs soient remplis

Recommandations par type d'activité :

Commerce national uniquement :

Commerce intracommunautaire (UE) :

Commerce international (export/import) :

AVANTAGES :

4.6 Gestion des contrats

Cette section améliore la gestion des contrats dans Dolibarr en ajoutant des fonctionnalités pratiques : affichage des produits sources, envoi d'emails pour contrats provisoires, activation automatique des services, et gestion des attributs supplémentaires

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1.AFFICHER LES LIGNES PRODUITS DE LA SOURCE [Ligne 45]

Description :

Affiche les lignes produits de la source (devis, commande, facture) dans la fiche contrat lors de sa création depuis cette source. Ajoute un onglet "Produits" dans la fiche contrat.

Utilité :

Fonctionnement :

Lorsque vous créez un contrat depuis un devis, une commande ou une facture, un nouvel onglet "Produits" apparaît dans la fiche contrat affichant la liste des lignes du document source.

2.AUTORISER L'ENVOI D'EMAIL POUR LES CONTRATS PROVISOIRES [Ligne 46]

Description :

Permet d'envoyer des emails même lorsque le contrat est en statut "provisoire" (brouillon). Par défaut, Dolibarr n'autorise l'envoi d'emails que pour les contrats validés.

Cas d'usage :

Attention :

Pensez à bien indiquer dans l'email que le contrat est en statut provisoire et non définitif. Ajoutez une mention explicite type "BROUILLON - POUR VALIDATION" dans l'objet ou le corps du message.

3.ACTIVATION AUTOMATIQUES DES SERVICES [Ligne 47]

Description : Active automatiquement tous les services/lignes d'un contrat lors de sa validation.

Avantages :

Workflow :

      1. Création du contrat avec plusieurs lignes de services
      2. Validation du contrat
      3. Tous les services passent automatiquement en statut "Actif"
      4. Les dates de début sont définies automatiquement

4.SIGNATAIRE PAR DÉFAUT DES CONTRATS [Ligne 48]

Description : Permet de sélectionner l'utilisateur qui sera proposé par défaut dans le champ "Signature commerciale" lors de la création d'un contrat.

Utilité :

5.ATTRIBUTS À COPIER DE LA FACTURE VERS LE CONTRATS [Ligne 49]

Description :

Sélectionnez les attributs supplémentaires qui seront automatiquement copiés de la facture vers le contrat lors de la liaison d'une facture standard avec un contrat.

Utilisation :

    1. Sélectionnez les attributs pertinents dans la liste
    2. Lors de la liaison facture ➜ contrat, ces attributs sont copiés
    3. Les valeurs de la facture écrasent celles du contrat

Exemples d'attributs à copier :

6.NORMALISEZ AUTOMATIQUEMENT LES RANGS DES LIGNES DE PRODUITS [Ligne 50]

Description :

Renseigne et réorganise automatiquement l'ordre des lignes de produits dans les contrats. Le champ 'rang' reste nativement à 1 dans Dolibarr, ce paramètre corrige cette limitation en attribuant automatiquement des numéros de rang séquentiels (1, 2, 3...) lors du chargement des lignes de contrat pour garantir un ordre cohérent et faciliter la gestion.

Utilisation :

Avantages :

7.NORMALISEZ AUTOMATIQUEMENT LES RANGS DES LIGNES DE PRODUITS [Ligne 51]

Description :

Sélectionnez les attributs supplémentaires des lignes de contrat qui seront affichés dans l'onglet "Produits" des contrats. Par défaut, tous les attributs supplémentaires (extrafields) des lignes de contrat peuvent ne pas être visibles. Ce paramètre vous permet de personnaliser l'affichage pour montrer uniquement les informations pertinentes pour votre activité.

Utilisation :

Exemples d'extrafields de lignes de contrat à afficher :

Avantages :

8. CATÉGORIE PARENTE POUR LA GESTION DES PRODUITS DANS LES CONTRATS [Ligne 52]

Comparatif des deux modes

Paramètre

Ce qui s'affiche dans l'onglet « Produits »

51

Attributs supplémentaires de lignes

52

Sous-catégorie du produit (issue de la catégorie parente choisie)

Important — Exclusivité avec le paramètre 51 : Les paramètres 51 et 52 ne doivent pas être renseignés simultanément : un message d'erreur s'affiche dans l'onglet « Produits » si les deux sont actifs.

À l'inverse, si aucun des deux n'est renseigné, un avertissement s'affiche. Choisissez l'un ou l'autre selon vos besoins.

9. PERMETTRE DE CHANGER LE TIERS ASSOCIÉ AU CONTRAT LORS DE SA CRÉATION DEPUIS UN DEVIS OU UNE COMMANDE [Ligne 53]

désactivé

activé

Le tiers est repris automatiquement depuis le devis ou la commande et affiché en lecture seule — non modifiable.

Le champ « Tiers » devient une liste déroulante modifiable, pré-remplie avec le tiers du document source. Vous pouvez le remplacer par un tiers différent avant de valider la création.

CONSEILS D'UTILISATION :

4.7 Gestion des attributs supplémentaires

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1.DUPLICATION INTER-MODULE DES ATTRIBUTS SUPPLÉMENTAIRES [Ligne 55]

Description :

Active la fonctionnalité centrale d'InfraSWorkflow : la duplication des attributs supplémentaires entre différents modules. Permet de créer, modifier, cloner et supprimer des attributs sur plusieurs modules simultanément.

Fonctionnalités activées :

Avantages majeurs :

Exemple pratique :

Vous avez besoin d'un attribut "Numéro de projet" sur les devis, commandes, factures et contrats :

create.png

2.MODE POUBELLE POUR LES ATTRIBUTS SUPPLÉMENTAIRES[Ligne 56

Description :

Remplace la suppression définitive des attributs supplémentaires par leur simple désactivation. Les attributs désactivés peuvent être réactivés ultérieurement.

Fonctionnement :

Action

Mode Normal

Mode Poubelle

Suppression

Suppression définitive en BDD

Désactivation (enabled=-1)

Récupération

Impossible

Possible via réactivation

Données

Perdues définitivement

Conservées intactes

Avantages :

Note importante : Les attributs désactivés n'apparaissent plus dans les formulaires, mais les données restent en base. Utilisez le filtre "Inactif" dans l'onglet Attributs Supplémentaires pour les voir.

3.PROPAGATION AUTOMATIQUE TIERS : FACTURES [Ligne 57]

Description :

Active la propagation automatique des attributs supplémentaires du tiers vers la facture lors de sa création. Il s'agit d'une option cachée de Dolibarr rendue accessible par InfraSWorkflow.

Exemple :

Vous stockez un "Centre de coût" sur la fiche client. Avec ce paramètre activé, le centre de coût sera automatiquement copié sur chaque facture créée pour ce client.

4.PROPAGATION AUTOMATIQUE TIERS : COMMANDE [Ligne 58]

Description : Active la propagation automatique des attributs supplémentaires du tiers vers la commande client. Fonctionne comme le [Ligne 46]. (Voir capture d'écran ci-dessus)

5.PROPAGATION AUTOMATIQUE TIERS : COMMANDE FOURNISSEUR [Ligne 59]

Description : Active la propagation automatique des attributs supplémentaires du tiers vers la commande fournisseur. Option cachée de Dolibarr rendue accessible.

6.PROPAGATION DES ATTRIBUTS PRODUITS DANS LES LIGNES [Ligne 60]

Description :

Active la propagation automatique des attributs supplémentaires des produits dans les lignes de documents (devis, commandes, factures, etc.).

Exemple :

Vous stockez une "Garantie" sur chaque fiche produit. Avec ce paramètre activé, l'information de garantie apparaîtra sur chaque ligne de facture contenant ce produit.

4.8 Gestion du glisser-déposer pour les documents joints

Cette section permet d'ajouter une zone de dépôt rapide de fichiers sur les onglets « Documents joints » de tous les objets de Dolibarr : propositions commerciales, commandes, factures, produits, services, tiers, contrats, projets, etc.

La fonctionnalité s'appuie sur le mécanisme natif de glisser-déposer de Dolibarr et l'attache à la barre de titre du tableau « Fichiers joints », sans modifier aucun fichier core.

workflow2.png

1. ACTIVER UNE ZONE DE GLISSER-DÉPOSER (DRAG AND DROP) [Ligne 1]

Paramètre 50

2. CONSERVER LE NOM ORIGINAL DU FICHIER (PRODUITS/SERVICES) [Ligne 2]

Sous-option visible uniquement lorsque le paramètre 1 est activé. Concerne exclusivement les fiches produits et services.

Situation

Nom enregistré

Paramètre 50

désactivé

REF001-notice.pdf

Paramètre 50

activé

notice.pdf

UTILISATION :
    1. Activez l' Option 1 dans l'onglet Paramètres.
    2. (Facultatif) Activez l' Option 2 si vous gérez des fichiers sur des produits/services et souhaitez préserver leur nom d'origine.
    3. Ouvrez l'onglet « Documents joints » de n'importe quel objet.
    4. Faites glisser un ou plusieurs fichiers depuis votre ordinateur vers la barre de titre du tableau « Fichiers joints ».
    5. Le ou les fichiers sont téléversés automatiquement et apparaissent immédiatement dans la liste des fichiers joints.
REMARQUES :

Permissions respectées : la zone de glisser-déposer tient compte des droits de l'utilisateur — seuls les utilisateurs autorisés à écrire sur l'objet peuvent y déposer des fichiers.

Contrôles de sécurité natifs : les vérifications Dolibarr restent appliquées (analyse antivirus si configurée, détection de contenu exécutable, etc.).

Aucun fichier core modifié : la zone est injectée dynamiquement via un hook — l'intégrité de Dolibarr est préservée.