InfraSTimeBasket Gestion et suivi de la consommation de temps liée aux projets. 1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE Présentation du module InfraSTimeBasket est un module Dolibarr permettant de gérer des comptes crédit temps (paniers temps) associés à des tiers ou des projets. Il est destiné aux prestataires de services qui vendent des forfaits heures (support technique, maintenance, infogérance) et souhaitent suivre précisément la consommation du temps alloué. 1.PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS Création et suivi de comptes crédit temps par tiers ou par projet Consommation de temps manuelle ou automatique (ajout / retrait) Comptabilisation du temps passé via les interventions, les factures et les tâches projet Ajout automatique de temps au panier lorsqu'une facture contenant des services de la catégorie configurée est payée Création automatique de paniers temps pour les nouveaux clients et/ou les projets validés Gestion du mode de timing en heures ou en jours Intégration profonde avec les fiches tiers, projets, interventions et factures (onglets dédiés) Dictionnaire de types de consommation configurable Compteurs de temps en temps réel Rapports de consommation détaillés 2.LEXIQUES PANIER TEMPS : Compte crédit temps associé à un tiers ou un projet, contenant un solde de temps disponible. CONSOMMATION : Ajout ou retrait de temps sur un panier temps, lié ou non à un élément précis (intervention, tâche, facture). COMPTEUR : Chronomètre permettant de mesurer le temps en temps réel avant de le comptabiliser dans un panier. MODE DE TIMING : Unité de mesure du temps (secondes, heures, jours). 2. PRÉREQUIS ET INSTALLATION Prérequis et Installation 1.PRÉREQUIS TECHNIQUES Dolibarr version minimum : vérifier dans Configuration → Changelog Extension PHP XML activée Modules Dolibarr recommandés : Tiers (clients) Projets Interventions Factures 2.INSTALLATION Utiliser l'outil de déploiement des modules externes de Dolibarr ou télécharger et décompresser dans htdocs/custom/infrastimebasket/ Se connecter à Dolibarr en tant qu'administrateur Aller dans : Accueil → Configuration → Modules/Applications Rechercher " Panier Temps " Cliquer sur "Activer" IMPORTANT : Après toute mise à jour du module, vous DEVEZ : Désactiver / Réactiver le module. Cette opération applique les modifications de structure de base de données et de configuration nécessaires. 3. CONFIGURATION DU MODULE Configuration du Module 1 ACCÈS À LA CONFIGURATION Menu : Outils → InfraS → Panier Temps → Paramètres 2.PARAMÈTRES GÉNÉRAUX CRÉATION AUTOMATIQUE DES PANIERS Créer automatiquement un compte temps pour chaque nouveau client [Ligne 1] → Active la création automatique d'un panier temps lors de la création d'un nouveau tiers client Créer automatiquement un compte temps après validation d'un projet [Ligne 2] → Active la création automatique d'un panier temps lors de la validation d'un projet CATÉGORIE DE PRODUITS/SERVICES Catégorie qui contient les produits avec durée Sélectionner la catégorie de produits/services dont la durée sera automatiquement ajoutée au panier lors du paiement d'une facture. La durée du produit doit être renseignée dans sa fiche. COMPORTEMENT PAR DÉFAUT Action par défaut lors de la création d'une consommation → Choisir entre "Ajouter du temps" ou "Retirer du temps" Mode de gestion du temps par défaut → Secondes / Heures / Jours - Ce paramètre définit l'unité de mesure par défaut pour nouveaux paniers MÉTHODE DE RECHERCHE DU PANIER Méthode de recherche du panier temps lors de la création d'une facture Par tiers : Utilise le compte temps par défaut pour le client Par projet : Utilise le compte temps lié au projet associé à la facture DURÉE D'UNE JOURNÉE DE TRAVAIL Définir la durée d'une journée de travail en heures Utilisé pour la conversion entre heures et jours (valeur par défaut : 8 heures) 3.DICTIONNAIRE DES TYPES DE CONSOMMATION Accès : Configuration → Dictionnaires → Type de consommation pour les paniers Types prédéfinis : Maintenance Infogérance Support technique Autre Vous pouvez ajouter, modifier ou désactiver des types selon vos besoins. 4.SAUVEGARDE ET RESTAURATION Le module permet de sauvegarder et restaurer tous ses paramètres : Télécharger le fichier de sauvegarde (bouton "Sauvegarder") Restaurer depuis un fichier (bouton "Restaurer") Après restauration, rafraîchir la page (F5) pour visualiser le résultat 4. GESTION DES PANIERS TEMPS Gestion des Paniers Temps 1.ACCÈS AUX PANIERS TEMPS Menu : Commercial → Panier Temps → Liste des compte temps 2.CRÉER UN NOUVEAU PANIER TEMPS Via le menu : Commercial → Panier Temps → Créer le panier temps Remplir les informations : Date de validité (optionnel) Durée disponible initiale Projet associé (optionnel) Libellé (obligatoire) Tiers associé (optionnel) Contrat et ligne de contrat (optionnel) Mode de timing (Heures ou Jours) Valider Via la fiche tiers : Ouvrir la fiche d'un tiers Onglet "Panier Temps" Cliquer sur "Nouveau compte temps pour ce tiers" 3.CHAMPS D'UN PANIER TEMPS Champ Description Libellé Nom du panier (ex: "Support 2026") Tiers Client associé au panier Projet Projet lié (optionnel) Contrat Contrat associé (optionnel) Ligne de contrat Ligne de contrat spécifique (optionnel) Durée disponible Temps restant dans le panier Durée initiale Temps initial lors de la création Mode de timing Unité : Heures ou Jours Date de validité Date d'expiration du panier (optionnel) Statut Actif / Inactif Par défaut Panier utilisé automatiquement pour ce tiers 4.ACTIONS SUR UN PANIER TEMPS MODIFIER UN PANIER → Ouvrir le panier et cliquer sur "Modifier" ACTIVER / DÉSACTIVER → Bouton "Activer" ou "Désactiver" dans la fiche du panier → Un panier désactivé ne peut pas recevoir de nouvelles consommations DÉFINIR COMME PANIER PAR DÉFAUT → Cliquer sur "Définir par défaut" dans la fiche du panier → Un seul panier par défaut par tiers - Utilisé automatiquement lors de la comptabilisation de factures ASSOCIER À UN PROJET / CONTRAT → Modifier le panier et renseigner le projet ou contrat SUPPRIMER UN PANIER → Cliquer sur "Supprimer" ⚠ "Supprimer le panier" supprime également toutes ses consommations 5.LISTE DES PANIERS TEMPS La liste affiche tous les paniers temps avec filtres : Par tiers Par projet Par statut (actif/inactif) Colonnes affichées : Référence Libellé Tiers Projet Durée disponible Mode Date de validité Statut Par défaut 5. GESTION DES CONSOMMATIONS Gestion des Consommations 1.QU'EST-CE QU'UNE CONSOMMATION ? Une consommation est une opération qui : Ajoute du temps au panier (crédit) Ou retire du temps du panier (débit) Elle peut être : Manuelle (saisie libre) Liée à une intervention Liée à une tâche projet Liée à une facture Issue d'un compteur 2.CRÉER UNE CONSOMMATION MANUELLE Ouvrir la fiche du panier temps Cliquer sur "Ajouter / enlever du temps" Remplir le formulaire : Type de consommation (Maintenance, Support, etc.) Action : Ajouter ou Retirer Durée (selon le mode du panier : heures ou jours) Commentaire (optionnel mais recommandé) Valider Le temps disponible du panier est immédiatement mis à jour. 3.COMPTABILISER UNE INTERVENTION Depuis la fiche intervention : Aller dans l'onglet " Panier temps " Cliquer sur "Comptabiliser intervention" Sélectionner le panier temps Confirmer La durée totale de l'intervention est déduite du panier Une consommation liée à l'intervention est créée ⚠ Une intervention ne peut être comptabilisée qu'une seule fois 4.COMPTABILISER UNE TÂCHE PROJET Depuis la liste des tâches d'un projet : Cliquer sur "Comptabiliser comme une consommation panier temps" Sélectionner le panier temps Confirmer Le temps passé sur la tâche est déduit du panier Une consommation liée à la tâche est créée 5.COMPTABILISER UNE FACTURE Depuis la fiche facture : Aller dans l'onglet " Panier temps " Cliquer sur "Comptabiliser facture" Si plusieurs paniers disponibles, choisir le panier Confirmer → Le temps facturé est déduit du panier ⚠ Les factures d'acompte ne peuvent pas être comptabilisées 6.TYPES DE CONSOMMATION Chaque consommation est classée par type : Maintenance Infogérance Support technique Autre Ces types sont configurables dans le dictionnaire et permettent d'analyser l'utilisation du temps par catégorie. 7.LISTE DES CONSOMMATIONS Accessible depuis la fiche d'un panier temps. Affiche : Date de création Type de consommation Temps ajouté Temps retiré Élément lié (intervention, tâche, facture) Utilisateur Commentaire Bouton "supprimer" 8.SUPPRIMER UNE CONSOMMATION Dans la liste des consommations du panier Cliquer sur l'icône de suppression Confirmer → Le temps disponible du panier est recalculé automatiquement 6. INTÉGRATION AVEC DOLIBARR Intégration avec Dolibarr 1.ONGLET TIERS Accès : Fiche Tiers → Onglet "Panier Temps" Affiche : Liste de tous les paniers temps associés au tiers Temps disponible pour chaque panier Panier par défaut Action : Créer un nouveau panier pour ce tiers 2.ONGLET PROJET Accès : Fiche Projet → Onglet "Panier Temps" Affiche : Liste de tous les paniers temps associés au projet Temps disponible pour chaque panier Consommations liées au projet 3.ONGLET INTERVENTION Accès : Fiche Intervention → Onglet "Panier Temps" Affiche : Consommations liées à cette intervention Bouton "Comptabiliser intervention" (si non déjà comptabilisée) Durée totale de l'intervention 4.ONGLET FACTURE Accès : Fiche Facture → Onglet "Panier Temps" Affiche : Consommations liées à cette facture Bouton "Comptabiliser facture" (si non déjà comptabilisée) Information sur le temps qui sera ajouté automatiquement lors du paiement (si la facture contient des produits de la catégorie configurée) 5.MENU PRINCIPAL Menu : Commercial → Panier Temps Sous-menus : Liste des compte temps Créer le panier temps Liste des compteurs (si compteurs existants) 6.MENU CONFIGURATION Menu : Outils → InfraS → Panier Temps Sous-menus : Changelog / Support Paramètres 7. RAPPORTS ET ANALYSES Rapports et Analyses 1.RAPPORT DE CONSOMMATIONS Accès : Commercial → InfraSTimeBasket → (option Rapport si activée) Permet de générer un rapport de consommations avec filtres : FILTRES DISPONIBLES Par panier temps spécifique Par tiers Date de début Date de fin INFORMATIONS DU RAPPORT Liste de toutes les consommations sur la période Temps ajouté / retiré par type de consommation Total par panier Total par tiers Évolution du solde 2.ANALYSER L'UTILISATION VUE PANIER Durée initiale vs durée disponible Historique complet des consommations Répartition par type de consommation VUE TIERS Tous les paniers du tiers Temps total disponible Consommation globale 3.ALERTES ET NOTIFICATIONS TEMPS NÉCESSAIRE : Lorsque le panier n'a plus assez de temps disponible, un message d'alerte s'affiche : " Temps nécessaire : XX heures/jours " DATE DE VALIDITÉ : Les paniers avec une date de validité dépassée sont identifiables dans la liste. 8. AUTOMATISATIONS Automatisations 1.CRÉATION AUTOMATIQUE DE PANIERS NOUVEAU CLIENT Si activé dans la configuration : Un panier temps est créé automatiquement pour chaque nouveau tiers client Libellé par défaut : "Compte crédit temps support" VALIDATION DE PROJET Si activé dans la configuration : Un panier temps est créé automatiquement lors de la validation d'un projet Le panier est lié au projet et au tiers du projet 2.AJOUT AUTOMATIQUE DE TEMPS PAIEMENT DE FACTURE Lorsqu'une facture est payée : Le système vérifie si la facture contient des produits/services de la catégorie configurée (paramètre INFRASTIMEBASKET_CATEGORY_PRODUCT_TIMING ) Si oui, il recherche le panier temps : Selon la méthode par tiers : panier par défaut du client Selon la méthode par projet : panier lié au projet de la facture Le temps (durée des produits) est ajouté automatiquement au panier Une consommation de type "Paiement facture XXX" est créée 3.LIAISON AUTOMATIQUE FACTURE → PROJET Lors de la création d'une facture liée à un projet : Le système recherche automatiquement le panier temps du projet Facilite la comptabilisation ultérieure 4.MISE À JOUR AUTOMATIQUE DES SOLDES Lors de toute opération (création/suppression de consommation) : Le temps disponible du panier est recalculé automatiquement, garantit la cohérence des données 9. PERMISSIONS ET DROITS Permissions et Droits 1.LISTE DES PERMISSIONS Permission Description Par défaut Paramètres menu Accès au menu de configuration Activée Lire Consulter les paniers temps et consommations Activée Modifier Modifier les paniers temps Désactivée Supprimer Supprimer les paniers temps Désactivée Lire consommations Consulter les consommations Activée Modifier consommations Créer et modifier les consommations Désactivée Supprimer consommations Supprimer les consommations Désactivée 2.CONFIGURATION DES DROITS Accès : Configuration → Utilisateurs & Groupes → [Utilisateur] → Permissions Rechercher la section " InfraSTimeBasket " Cocher les permissions souhaitées Enregistrer 3.PROFILS RECOMMANDÉS Rôle Permissions recommandées (Voir liste des permissions) ADMINISTRATEUR ✓ Toutes les permissions GESTIONNAIRE / SUPERVISEUR ✓ Lire ✓ Modifier ✓ Lire consommations ✓ Modifier consommations TECHNICIEN / INTERVENANT ✓ Lire ✓ Lire consommations ✓ Modifier consommations (pour comptabiliser son temps) CLIENT (lecture seule) ✓ Lire ✓ Lire consommations 10. SUPPORT ET MAINTENANCE Support et Maintenance 1.CHANGELOG Accès : Outils → InfraS → InfraSTimeBasket → Changelog / Support Affiche : Version actuelle du module Version de Dolibarr installée Historique complet des mises à jour Bouton pour télécharger le changelog de la dernière version disponible 2.VÉRIFICATION DE VERSION Le module vérifie automatiquement la compatibilité avec votre version Dolibarr . Si incompatibilité : Un message d'avertissement s'affiche Le module peut être désactivé automatiquement 3.OBTENIR DU SUPPORT Email : support@infras.fr Site web : https://www.infras.fr/ Documentation : Disponible sur le site InfraS Informations à fournir : Version du module (voir Changelog) Version de Dolibarr Description du problème Captures d'écran si pertinent 4.DÉPANNAGES COURANT PROBLÈME SOLUTION Extension XML manquante Activer l'extension PHP XML sur votre serveur Le compteur ne se met pas à jour Vider le cache du navigateur (Ctrl+F5) Panier temps non trouvé lors de la comptabilisation Vérifier qu'un panier par défaut est défini pour le tiers, ou qu'un panier est lié au projet Temps non ajouté automatiquement au paiement de facture Vérifier que : - La catégorie de produits est correctement configurée - Les produits facturés ont une durée définie - Les produits appartiennent à la catégorie configurée - Un panier par défaut existe pour le client Impossible de modifier un panier Vérifier vos permissions (droit "Modifier") 5.BONNES PRATIQUES Toujours désactiver/réactiver le module après une mise à jour Sauvegarder régulièrement la configuration du module Définir un panier par défaut pour chaque client utilisant du crédit temps Renseigner des commentaires dans les consommations manuelles Vérifier régulièrement les dates de validité des paniers Former les utilisateurs aux permissions appropriées Utiliser les compteurs pour un suivi précis du temps réel Générer des rapports réguliers pour analyser l'utilisation