InfraSReports Rapports avancés pour Dolibarr. 1. PRÉSENTATION DU MODULE Présentation du module InfraSReports est un module optionnel pour Dolibarr ERP & CRM qui enrichit les capacités d'analyse et de reporting de votre système. 1.OBJECTIF PRINCIPAL Faciliter la lecture et l'analyse des données financières et commerciales dans Dolibarr en proposant des rapports supplémentaires personnalisables et des filtres avancés. 2.FONCTIONNALITÉS PRINCIPALES Regroupement par mois des éléments financiers et commerciaux (Devis, Commandes, Factures, etc.) avec filtrage avancé Regroupement par mois ET par tiers des éléments financiers Préparation facilitée de la déclaration d'honoraires (DAS 2) Analyse détaillée des projets avec marges, reste à facturer, temps consommé Gestion granulaire des autorisations par type de rapport Sauvegarde/restauration automatique des paramètres 📌 Note : Chaque rapport est lié à une autorisation spécifique pour un contrôle d'accès précis. 2. PRÉ-REQUIS ET INSTALLATION Pré-requis et Installation Dolibarr ERP & CRM (version minimum vérifiée lors de l'activation) PHP avec extension XML activée (requis pour le changelog) Droits d'accès administrateur pour l'installation initiale 1.MÉTHODE D'INSTALLATION RECOMMANDÉE Utiliser l'outil de déploiement des modules externes de Dolibarr Accéder par : Accueil → Configuration → Modules/Applications Rechercher " InfraSReports " ou " InfraS " Cliquer sur le bouton d'installation 2.MÉTHODE MANUELLE Télécharger l'archive du module depuis le Dolistore ou le site InfraS Décompresser dans le dossier : htdocs/custom/infrasreports/ Vérifier les permissions des fichiers (lecture/exécution pour le serveur web) 3.VÉRIFICATION DE L'INSTALLATION Vérifiez que l'extension PHP XML est chargée. Dans le cas contraire, un message d'avertissement s'affichera, mais le module restera fonctionnel avec des fonctionnalités limitées. 3. ACTIVATION ET CONFIGURATION INITIALE ACTIVATION ET CONFIGURATION INITIALE Aller dans : Accueil → Configuration → Modules/Applications Localiser " InfraSReports " dans la liste des modules Cliquer sur le bouton " Activer " Attendre la fin du processus d'activation IMPORTANT : Il est IMPÉRATIF de désactiver puis réactiver le module pour appliquer les modifications nécessaires. Cette opération permet : La mise à jour des tables de base de données L'application des nouveaux paramètres La restauration automatique de vos configurations précédentes CONFIGURATION Après activation, le module crée automatiquement : ✓ Les menus dans "Outils" pour les administrateurs et dans "Projets/Affaires" pour les utilisateurs ✓ Les permissions utilisateur associées ✓ Les paramètres par défaut 4. GESTION DES PERMISSIONS Gestion des permissions Le module InfraSReports propose un système de permissions granulaire permettant un contrôle précis des accès par type de rapport. 1.LISTE DES PERMISSIONS Permission Code Description Afficher le menu paramètres paramMenu Accès au menu de paramétrage (non-admin) Modifier paramètres InfraS paramInfraSReports Modification des paramètres spécifiques Sauvegarder/Restaurer paramBkpRest Sauvegarde et restauration des paramètres Lire les rapports lire Permission de base pour accéder aux rapports Liste d'éléments List Accès au rapport de liste classée par mois Regroupement par tiers Rep Accès au rapport de regroupement par tiers Analyse des projets Prj Accès à l'analyse détaillée des projets 2.ATTRIBUTION DES PERMISSIONS Aller dans : Accueil → Configuration → Utilisateurs & Groupes Sélectionner un utilisateur ou un groupe Onglet " Permissions " Section " Module InfraSReports " Cocher les permissions souhaitées Enregistrer Profil "Lecture seule" Lire les rapports Liste d'éléments Regroupement par tiers Analyse des projets Profil "Gestionnaire" Toutes permissions "Lecture" Afficher le menu paramètres Profil "Administrateur" Toutes les permissions Modifier paramètres Sauvegarder/Restaurer 5.PARAMÉTRAGE DU MODULE PARAMÉTRAGE DU MODULE Menu : Outils → InfraS → InfraSReports → Paramètres spécifique InfraS IMPORTANT : Cliquez sur le bouton 'Modifier' après tout changement pour enregistrer ! 1.Comptabilisation du temps consommé [Ligne 1] Option : Toutes les tâches d'un projet sont utilisées pour comptabiliser le temps consommé Valeurs : ☐ Désactivé / ☑ Activé Description : ACTIVÉ : Toutes les tâches du projet sont comptabilisées DÉSACTIVÉ : Seules les tâches spécifiées dans l'option 2 sont prises en compte Utilisation : Activez cette option si vous souhaitez comptabiliser TOUTES les heures passées sur un projet, quelle que soit la tâche. 2.Liste des tâches pour comptabilisation [Ligne 2] Option : Liste des tâches à utiliser pour comptabiliser le temps consommé sur les projets Format : ID1, ID2, ID3 (séparées par une virgule) Description : Permet de spécifier une liste précise de tâches à comptabiliser. N'est pris en compte que si l'Option 1 est DÉSACTIVÉE . Utilisation : Récupérer les ID des tâches depuis la fiche du projet Entrer les ID séparés par des virgules Utile pour exclure certaines tâches administratives ou non facturables 3.Type de date pour les filtres de factures [Ligne 3] Option : Utiliser les dates d'échéances plutôt que les dates de documents dans les filtres de factures Valeurs : ☐ Date de document / ☑ Date d'échéance Description : Détermine quelle date est utilisée pour filtrer les factures dans les rapports. Date de document Date de création/validation de la facture Date d'échéance Date de paiement prévue Recommandations : Date d'échéance : Pour les analyses de trésorerie et de recouvrement Date de document : Pour les analyses de chiffre d'affaires 4.Affichage du SIREN (DAS 2) [Ligne 4] Option : Afficher une colonne 'SIREN' dans le regroupement par tiers pour les factures fournisseurs Valeurs : ☐ Désactivé / ☑ Activé Description : Ajoute une colonne SIREN dans le rapport de regroupement par tiers pour faciliter la déclaration d'honoraires ou de commissions (DAS 2). Utilisation : Activez cette option si vous devez préparer la déclaration DAS 2 en France. La colonne SIREN permettra d'identifier rapidement les fournisseurs concernés. Note : Assurez-vous que les SIREN sont renseignés dans les fiches fournisseurs. SAUVEGARDE ET RESTAURATION Le module dispose d'un système de sauvegarde/restauration automatique et manuel. Sauvegarde automatique : Lors de la désactivation du module, tous les paramètres sont automatiquement sauvegardés. Restauration automatique : Lors de la réactivation, les paramètres sont automatiquement restaurés. Sauvegarde manuelle : Aller dans les paramètres du module Cliquer sur le bouton " Sauvegarder " Les paramètres sont enregistrés dans la base de données Restauration manuelle : Aller dans les paramètres du module Cliquer sur le bouton " Restaurer " Rafraîchir la page (F5) pour visualiser le résultat 6. UTILISATION DES RAPPORTS UTILISATION DES RAPPORTS Accès : Projets (ou Affaires) → InfraSReports Trois types de rapports sont disponibles : Classement par mois avec totalisation Regroupement par tiers : Par client/fournisseur et par mois Analyse des projets : Rentabilité et avancement détaillés 1.LISTE D'ÉLÉMENTS Accès : Projets → InfraSReports → Liste d'éléments Permission requise : lire + List Description : Liste classée par mois des éléments financiers et commerciaux avec totalisation. Éléments disponibles Devis (Proposals) Commandes clients Commandes fournisseurs Factures (par TVA) Filtres disponibles Type de document Sélection du type d'élément à analyser Période Date de début et date de fin (JJ/MM/AAAA) Regroupement Par semaine / mois / trimestre / année Catégorie Filtrer par catégorie de société Colonnes affichées Période (semaine/mois/trimestre/année) Nombre de documents Montant HT Montant TTC Total par ligne Créance restant due (pour les factures) Utilisation pratique Analyse du chiffre d'affaires par période Suivi des commandes en cours Contrôle de l'évolution des devis Analyse des achats fournisseurs 2.REGROUPEMENT PAR TIERS Accès : Projets → InfraSReports → Regroupement par tiers Permission requise : lire + Rep Description : Regroupement par tiers ET par mois des éléments financiers et commerciaux avec totalisation. Particulièrement utile pour la préparation de la DAS 2. Éléments disponibles Devis (Proposals) Commandes clients Commandes fournisseurs Factures (par TVA) Colonnes affichées Tiers (nom du client/fournisseur) SIREN (si Option 4 activée pour les factures fournisseurs) Période Nombre de documents Montant HT (par type de TVA pour les factures) Produits/Services (détail) Total par ligne Total par tiers Particularités Pour les factures avec "HT pour TVA" : Séparation automatique des montants par taux de TVA Colonnes dédiées pour chaque taux (20%, 10%, 5.5%, 2.1%) Sous-total par produits et par services Facilite la déclaration de TVA Utilisation pratique Préparation de la déclaration d'honoraires (DAS 2) Analyse par client du chiffre d'affaires Suivi des achats par fournisseur Contrôle des volumes par partenaire 3.ANALYSE DES PROJETS Accès : Projets → InfraSReports → Analyse des projets Permission requise : lire + Prj Description : Analyse rapide et détaillée des projets avec totalisation. Permet un suivi précis de la rentabilité et de l'avancement des projets. Filtres disponibles Filtre par montant Montant = 0 Montant ≠ 0 Montant < 0 (négatif) Montant > 0 (positif) Autres filtres Statut du projet Catégorie de projet Colonnes affichées Informations générales : Référence du projet Titre du projet Client associé Statut Analyse temporelle : Temps prévu (heures) Temps consommé (heures) Temps restant (heures) % d'avancement Analyse financière : Budget prévisionnel Montant des devis liés Montant des commandes Montant facturé Reste à facturer Marge brute Pourcentage de marge Utilisation pratique Suivi de la rentabilité des projets Identification des projets déficitaires Contrôle de l'avancement Aide à la décision pour la facturation Planification des ressources 7.CAS D'USAGE SPÉCIFIQUES CAS D'USAGE SPÉCIFIQUES 1.PROCÉDURE COMPLÈTE 📌 ÉTAPE 1 : Configuration préalable Activer l' Option 4 dans les paramètres : "Afficher une colonne SIREN" Vérifier que tous les SIREN fournisseurs sont renseignés dans Dolibarr Enregistrer la configuration 📌 ÉTAPE 2 : Génération du rapport Aller dans : Projets → InfraSReports → Regroupement par tiers Sélectionner : "Factures Fournisseurs" Période : 01/01/AAAA au 31/12/AAAA (année fiscale) Regroupement : Par année Lancer le rapport 📌 ÉTAPE 3 : Exploitation du rapport Le rapport affiche : Colonne SIREN Identification du prestataire Nom du tiers Raison sociale Montants HT Montants déclarables Détail par mois Si nécessaire 📌 ÉTAPE 4 : Export et traitement Exporter le rapport (PDF ou Excel) Identifier les montants > seuil légal (1 200 € en 2025) Vérifier la nature des prestations (honoraires, commissions) Reporter dans la déclaration DAS 2 2.ANALYSE DE LA RENTABILITÉ DES PROJETS Objectif : Identifier rapidement les projets rentables et les projets à problème. 1. Accéder au rapport :Aller dans "Analyse des projets" 2. Filtrer : Sélectionner " Montant < 0 " pour identifier les projets déficitaires 3. Analyser les colonnes Marge brute négative → Coûts supérieurs aux revenus Reste à facturer élevé → Potentiel de récupération Temps consommé > Temps prévu → Dépassement budgétaire 3.SUIVI DU CHIFFRE D'AFFAIRES PAR CLIENT Objectif : Identifier les clients principaux et suivre leur évolution. Accéder au rapport " Regroupement par tiers " Sélectionner " Factures " Période : Année en cours ou période personnalisée Regroupement : Par mois ou par trimestre ANALYSER : Total par tiers Classement des clients principaux Evolution mensuelle Tendance à la hausse ou à la baisse Répartition du CA Niveau de dépendance client Astuce : Un client représentant plus de 30% du CA total peut créer une dépendance risquée. Diversifiez votre portefeuille client ! 8.RÉSOLUTION DES PROBLÈMES COURANTS MAINTENANCE ET SUPPORT 1.CONSULTATION DU CHANGELOG Accès : Outils → InfraS → InfraSReports → Changelog CONTENU Historique des mises à jour Numéro de version Date de publication Liste des modifications Corrections de bugs Nouvelles fonctionnalités VÉRIFICATION DES NOUVELLES VERSIONS : Bouton " Nouveau Changelog " pour télécharger les informations de la dernière version disponible avec comparaison automatique. 2.SUPPORT ET DOCUMENTATION DEMANDE DE SUPPORT 📧 Email : support@infras.fr 🌐 Site web : www.infras.fr INFORMATIONS À FOURNIR Version de Dolibarr installée Version du module InfraSReports Description détaillée du problème Copie d'écran si possible Messages d'erreur complets 3.RÉSOLUTION DES PROBLÈMES COURANTS Extension PHP XML non chargée : Message d'avertissement au démarrage Solution : Vérifier que l'extension XML est installée Activer dans php.ini : extension=xml Redémarrer le serveur web Version de Dolibarr non supportée : Module désactivé automatiquement Solution : Vérifier la version minimum requise dans le changelog Mettre à jour Dolibarr si nécessaire Ou désactiver la vérification (⚠️ déconseillé ) via le paramètre : INFRASREPORTS_DISABLE_CHECK_VERSION_MIN Paramètres perdus après mise à jour : Configuration réinitialisée Solution : Utiliser le bouton " Restaurer " dans les paramètres Rafraîchir la page (F5) Vérifier que les paramètres sont bien appliqués ✅ Prévention : Toujours utiliser la procédure désactivation/réactivation Rapports vides ou incomplets : Aucune donnée dans les rapports Causes possibles : Permissions insuffisantes Filtres trop restrictifs Période sans données Solution : Vérifier les permissions de l'utilisateur Élargir la période de sélection Vérifier que des données existent dans Dolibarr Désactiver les filtres un par un 9 : ANNEXES ANNEXES 1.LEXIQUE : DAS 2 : Déclaration Annuelle de Données Sociales n°2. Déclaration obligatoire en France pour les honoraires, commissions et vacations versés. Tiers : Terme générique désignant un client, un fournisseur ou un prospect. Marge brute : Différence entre le prix de vente et le coût de revient. Reste à facturer : Montant commandé mais non encore facturé. SIREN : Système d'Identification du Répertoire des Entreprises. Numéro unique d'identification des entreprises françaises (9 chiffres). 2.BONNES PRATIQUES D'UTILISATION : 1️⃣ Sauvegardez régulièrement Utilisez le bouton "Sauvegarder" avant toute modification importante de vos paramètres. 2️⃣ Documentez vos filtres Notez les filtres utilisés pour vos rapports récurrents afin de gagner du temps. 3️⃣ Permissions strictes Attribuez uniquement les permissions nécessaires. Principe du moindre privilège pour la sécurité. 4️⃣ Vérifiez les données sources Assurez-vous que les SIREN, catégories, etc. sont à jour dans Dolibarr avant de générer les rapports. 5️⃣ Planifiez les analyses Définissez un calendrier pour les rapports réguliers (DAS 2, CA mensuel, analyse projets...). 6️⃣ Exportez les rapports importants Conservez une copie PDF ou Excel des rapports critiques pour vos archives. 7️⃣ Testez après chaque mise à jour Vérifiez que vos rapports fonctionnent correctement après une mise à jour du module. 3.ACCÈS RAPIDES - RÉCAPITULATIF DES MENUS MENU ADMINISTRATION (Outils) Outils → InfraS → InfraSReports ├── Changelog └── ⚙️ Paramètres spécifique InfraS MENU UTILISATEUR (Projets) Projets → InfraSReports ├── Liste d'éléments ├── Regroupement par tiers └── Analyse des projets 4.CONTACT & ASSISTANCE 📧 Email : support@infras.fr 🌐 Web : www.infras.fr