5.2 Configuration du module
Le module est livré en standard avec Keatic ERP : il est déjà installé. Vous le trouverez dans la famille Modules disponibles > Gestion des Ressources Humaines (RH). Le pictogramme d’état doit être vert pour signifier son activation ; l’icône en forme d’engrenage donne accès à la page de paramétrage spécifique.
Figure 5.1 – Activation du module Adhérents et accès au paramétrage
Figure 5.2 – Page de paramétrage du module Adhérents
Onglet Divers — Options principales
Figure 5.3 – Configuration des options principales (onglet Divers)
Les principaux réglages disponibles sont :
- Gérer un identifiant pour chaque adhérent : Oui ou Non (l’association Keatic ERP a configuré Oui).
- E-mail obligatoire pour créer un nouvel adhérent : Oui ou Non (l’association Keatic ERP a configuré Oui).
- Envoyer un mail de confirmation (validation ou nouvelle cotisation) aux adhérents : Oui par défaut (l’association Keatic ERP a configuré Oui).
- Action complémentaire à l’enregistrement de l’adhésion : Aucun, Création d'une écriture directe, Création facture sans paiement, ou Créer une facture avec paiement sur compte bancaire ou caisse (l’association Keatic ERP utilise cette dernière option).
- Taux de TVA pour les adhésions : avec ou sans TVA (l’association Keatic ERP a configuré Pas de TVA sur les adhésions).
- Produit/Service utilisé pour la ligne de cotisation dans la facture : liste déroulante des produits et services du module Produits/Services.
Cartes d’adhérent :
Figure 5.4 – Paramétrage des cartes d’adhérent
Les options disponibles pour les cartes :
- Format pages cartes d’adhérent : liste déroulante (l’association Keatic ERP a choisi Keatic ERP Business cards (A4)).
- Texte imprimé sur le haut des cartes : les constantes de substitution disponibles sont __DOL_MAIN_URL_ROOT__, __ID__, __FIRSTNAME__, __LASTNAME__, __FULLNAME__, __LOGIN__, __PASSWORD__, __COMPANY__, __ADDRESS__, __ZIP__, __TOWN__, __COUNTRY__, __EMAIL__, __BIRTH__, __PHOTO__, __TYPE__, __YEAR__, __MONTH__, __DAY__ (l’association utilise __FIRSTNAME__ __LASTNAME__).
- Texte aligné à gauche : l’association utilise EMail: __EMAIL__ __ADDRESS__ __ZIP__ __TOWN__.
- Texte aligné à droite : l’association utilise __LOGO__ pour afficher le logo de l’association.
- Texte sur le bas des cartes : nom de votre association.
Étiquettes d’adhérents :
Figure 5.5 – Paramétrage des étiquettes d’adhérents
- Format pages étiquettes : l’association Keatic ERP a choisi L7163 (A4).
- Texte imprimé sur les planches d’adresses : l’association utilise __FULLNAME__, __ADDRESS__, __ZIP__ , __TOWN__, __COUNTRY__.
Autre — Formulaires d’auto-inscription :
Quatre couples sujet/corps de mail configurables :
- Sujet/Email reçu en cas d’auto-inscription d’un invité
- Sujet/Email envoyé en cas d’auto-inscription d’un invité
Figure 5.6 – Paramétrage du rappel automatique par e-mail
Emails de validation et rappels :
Activer le rappel automatique par e-mail des adhésions expirées.
Avertissement
Le module Travaux planifiés doit être activé et correctement configuré pour que les rappels automatiques soient envoyés.
Deux emails de validation configurables :
- Sujet/Email de validation adhérent : envoyé lors de l’enregistrement de la demande d’adhésion.
- Sujet/Email de validation adhésion : envoyé lors de la confirmation du règlement de la cotisation.
Modèles d’emails :
Figure 5.7 – Modèles d’emails disponibles pour le module Adhérents
Figure 5.8 – Modèles d’emails — rappel d’expiration et auto-adhésion
Figure 5.9 – Modèles d’emails — validation et nouvelle cotisation
Il est possible de définir un modèle d’email pour chacun des événements suivants :
- Rappel lorsque l’adhésion est sur le point d’expirer
- Auto-adhésion d’un adhérent
- Validation d’un membre
- Enregistrement d’une nouvelle cotisation
- Annulation d’adhésion
Figure 5.10 – Modèles d’emails supplémentaires
Figure 5.11 – Modèle d’email de nouvelle cotisation
Figure 5.12 – Modèle d’email de résiliation
L’email de résiliation par défaut de l’association Keatic ERP indique que l’adhésion a été résiliée (motif le plus courant : non renouvellement de la cotisation annuelle) et invite l’adhérent à contacter le trésorier en cas d’erreur. L’email émetteur pour les mails automatiques est également configurable (exemple : contact@keatic ERP.org).
Attributs supplémentaires (adhérents) :
Figure 5.13 – Gestion des attributs supplémentaires sur les fiches adhérents
Si vous avez besoin de gérer des attributs particuliers non prévus en standard, vous pouvez les définir ici. Par exemple, pour ajouter des champs Twitter et Facebook :
- Cliquez sur Nouvel attribut
- Dans Libellé : saisissez Twitter
- Dans Code de l’attribut : saisissez twitter (uniquement des caractères alphanumériques en minuscule, sans espace)
- Type : Chaîne, Taille : 255
- Répétez l’opération pour Facebook
Ces champs apparaîtront ensuite sur la fiche de vos adhérents.
Attributs supplémentaires (type d’adhérents) :
Figure 5.14 – Attributs supplémentaires sur les types d’adhérents
Dans l’onglet Attributs supplémentaires (type d’adhérents), définissez les attributs non standard que vous souhaitez voir apparaître sur les fiches Types d’Adhérents.
Formulaire public d’auto-inscription :
Figure 5.15 – Formulaire public d’auto-inscription
Keatic ERP peut proposer une URL publique permettant à des visiteurs externes de postuler à une adhésion. Si un module de paiement en ligne est actif, un formulaire de paiement sera automatiquement proposé. Options disponibles lorsque l’option est activée :
- Montant par défaut de la cotisation (l’association Keatic ERP a configuré 20 €)
- Le visiteur peut modifier le montant : Oui ou Non (l’association a configuré Non)
- Rediriger sur la page intégrée de paiement en ligne : l’association utilise PayPal
- Email à avertir en cas de retour de paiement validé : renseignez généralement l’adresse du trésorier
Note
L’URL du formulaire public de l’association Keatic ERP est : https://asso.keatic ERP.org/keatic ERP/public/members/NOUVEAU.php