14. OUTILS

14.1 Introduction

L’onglet Outils regroupe des outils multi-modules :

Configuration du module EMailings

Le module se trouve dans la famille Interface avec des systèmes externes. La page de configuration permet de paramétrer :

Les constantes de substitution __CHECK_READ__ et __UNSUBSCRIBE__ sont alors disponibles dans vos modèles de mails.

Figure 14.1

Figure 14.1 – Configuration du module EMailings

Configuration de l’envoi des mails (Accueil > Configuration > Emails) Cette page permet de remplacer les paramètres PHP liés à l’envoi de mails. Par défaut, la fonction PHP mail est utilisée.

Astuce : La méthode d’envoi SMTP socket library est recommandée : elle évite les problèmes de compatibilité avec certains serveurs de réception (ex. Orange). Pour les systèmes Linux/BSD avec sendmail, ajoutez mail.force_extra_parameters = -ba dans php.ini si des mails ne sont pas reçus, ou définissez la constante MAIN_FIX_FOR_BUGGED_MTA à 1.

Figure 14.2

Figure 14.2 – Test de disponibilité du serveur SMTP

Configuration du module Export de données

Le module se trouve dans la famille Outils multi-modules.

Figure 14.3

Figure 14.3 – Configuration du module Export

Configuration du module Import de données

Le module se trouve dans la famille Outils multi-modules.

Figure 14.4

Figure 14.4 – Configuration du module Import — étape 1

Figure 14.5

Figure 14.5 – Configuration du module Import — étape 2

14.2 EMailings

Créer un nouvel emailing

Les fonctions de mailing sont accessibles depuis le menu Outils. Dans le menu de gauche, sous EMailings, choisissez Nouvel emailing.

Figure 14.6

Figure 14.6 – Formulaire de création d’un emailing

Renseignez :

Cliquez sur Créer emailing.

Figure 14.7

Figure 14.7 – Choix des destinataires

Allez ensuite sur l’onglet Destinataires et cliquez sur les boutons Ajouter des listes prédéfinies. Exemple : module Adhérents, filtre validé (non à jour), Date fin adhésion entre deux dates, puis Ajouter.

Depuis l’onglet Fiche emailing :

ab4.png

Figure 14.8 – Envoi de l’emailing

Avertissement : Seul un mail au statut validé peut être envoyé en masse. Pour des raisons de sécurité, l’envoi en masse depuis la ligne de commande est recommandé : php ./scripts/emailings/mailing-send.php

Le statut global du mailing et le résultat de l’envoi pour chaque destinataire sont mis à jour et consultables.

Modifier un emailing

Il est possible de cloner un emailing existant depuis la liste des emailings déjà créés et envoyés. Cliquez sur la référence (lien cliquable) puis sur Cloner. Seuls les emailings non validés sont encore modifiables. Le clone d’un emailing peut lui aussi être modifié.

Supprimer un emailing

Cliquez sur Supprimer emailing et confirmez. Un emailing peut être supprimé qu’il soit validé ou non.

Options cachées

Constante

Effet

MAILING_LIMIT_SENDBYWEB

Nombre de mails à envoyer directement sans passer par la ligne de commande

MAIN_MAIL_DEBUG

Écrit le contenu et l'en-tête du dernier courriel dans keatic_mail.log

MAIN_SMS_DEBUG

Écrit le contenu des SMS envoyés dans keatic_sms.log

MAIN_MAIL_ALLOW_SENDMAIL_F

Ajoute l'option -f à la commande sendmail pour forcer l'expéditeur

MAIN_MAIL_SENDMAIL_FORCE_BA

Ajoute le paramètre -ba à sendmail pour que le destinataire soit fourni dans le contenu du mail

MAIN_MAIL_NO_FULL_EMAIL

Nettoie les adresses email au format <email> au lieu de Name <email>

MAIN_FIX_FOR_BUGGED_MTA

Corrige les problèmes d'agents MTA qui ajoutent des CR supplémentaires (utile pour Orange, Hotmail…)

MAIN_MAIL_DO_NOT_USE_SIGN

N'ajoute pas la signature utilisateur à la fin des emails

MAIL_FORCE_DELIVERY_RECEIPT_INVOICE / _ORDER / _PROPAL

Force la réception de livraison à « Oui » sur le formulaire d'envoi

MAIN_EMAIL_USECCC

Affiche le champ BCC dans les formulaires d'email

MAIN_MAIL_AUTOCOPY_PROPOSAL_TO / _ORDER_TO / _INVOICE_TO

Email à utiliser en BCC lors de l'envoi d'une proposition, commande ou facture

Constante

Effet

MAIN_EMAIL_ADD_TRACK_ID

Ajoute un identifiant de suivi dans l'en-tête SMTP pour tracer l'origine des emails

MAIN_INFO_SOCIETE_MAIL_ALIASES

Permet d'utiliser plusieurs identités dans l'origine des emails

MAIL_MAX_NB_OF_RECIPIENTS_IN_SAME_EMAIL

Limite le nombre de destinataires par message (défaut : 10)

MAIN_MAIL_FORCE_CONTENT_TYPE_TO_HTML

Force tous les emails en format HTML

MAIN_MAIL_ADD_INLINE_IMAGES_IF_IN_MEDIAS

Remplace les images stockées dans /medias par des images inline dans les emails (attention au risque SPAM)

MAIN_COPY_FILE_IN_EVENT_AUTO

Ajoute le document en pièce jointe sur les événements générés automatiquement (v6.0+)

MAIN_EXTERNAL_SMTP_CLIENT_IP_ADDRESS

Adresse IP publique du serveur, affichée dans l'aide de configuration

MAIN_MAIL_ENABLED_USER_DEST_SELECT

Affiche également les utilisateurs internes dans la liste des destinataires (v8.0+)

MAIN_EMAIL_SUPPORT_ACK

Restaure la case à cocher accusé de lecture (fonctionnalité abandonnée)

Constantes de substitution

Figure 14.9

Figure 14.9 – Liste des constantes de substitution disponibles

Constante

Valeur substituée

__USER_SIGNATURE__

Signature de l'utilisateur expéditeur

__USER_ID__

Identifiant de l'utilisateur

__USER_LOGIN__

Login de l'utilisateur

__USER_LASTNAME__

Nom de l'utilisateur

__USER_FIRSTNAME__

Prénom de l'utilisateur

__USER_FULLNAME__

Nom complet de l'utilisateur

__MYCOMPANY_NAME__

Nom de votre société

__MYCOMPANY_EMAIL__

Email de votre société

__MYCOMPANY_FULLADDRESS__

Adresse complète de votre société

__DAY__ / __DAY_TEXT__

Jour (numérique / texte)

__MONTH__ / __MONTH_TEXT__

Mois (numérique / texte)

__YEAR__

Année

__PREVIOUS_DAY__ / __PREVIOUS_MONTH__ / __PREVIOUS_YEAR__

Jour/mois/année précédent

__NEXT_DAY__ / __NEXT_MONTH__ / __NEXT_YEAR__

Jour/mois/année suivant

Constante

Valeur substituée

__DOL_MAIN_URL_ROOT__

URL racine de Keatic ERP

__(AnyTranslationKey)__

Traduction de la clé

__[AnyConstantKey]__

Valeur de la constante

__ID__

Identifiant de l'enregistrement

__EMAIL__

Email du destinataire

__LASTNAME__ / __FIRSTNAME__

Nom / Prénom du destinataire

__CHECK_READ__

Lien de suivi d'ouverture de l'email

__UNSUBSCRIBE__

Lien de désinscription

__ONLINE_SIGN_URL__

Lien de signature en ligne d'une proposition commerciale

14.3 Assistant export

Créer un nouvel export

Allez dans Outils > Assistant export > Nouvel export.

Étape 1 — Choisir le lot de données Sélectionnez le module et le type de données à exporter (ex. module Tiers → sociétés/institutions/particuliers et attributs). Cliquez sur l'icône en bout de ligne pour passer à l'étape suivante.

Figure 14.10

Figure 14.10 – Étape 1 — Choix du lot de données

Étape 2 — Choisir les champs Choisissez les champs à exporter ou sélectionnez un profil d'export prédéfini. Cliquez sur Tout pour déplacer tous les champs dans la colonne Champs à exporter. Saisissez des valeurs de filtre si nécessaire.

Figure 14.11

Figure 14.11 – Étape 2 — Sélection des champs

Étape 3 — Trier et enregistrer Triez l'ordre des champs à exporter. Si vous avez fait des réglages particuliers, enregistrez le profil d'export pour le réutiliser ultérieurement.

Figure 14.12

Figure 14.12 – Étape 3 — Tri et enregistrement du profil

Étape 4 — Générer le fichier Sélectionnez le format d'export dans la liste déroulante et cliquez sur Générer :

Figure 14.13

Figure 14.13 – Étape 4 — Génération du fichier export

Options cachées

Constante

Effet

EXPORT_CSV_SEPARATOR_TO_USE

Délimiteur CSV (défaut : ,). Ex. EXPORT_CSV_SEPARATOR_TO_USE=;

EXPORT_CSV_FORCE_CHARSET

Encodage du fichier CSV (défaut : UTF-8). Ex. EXPORT_CSV_FORCE_CHARSET=ISO-8859-1

EXPORTTOOL_CATEGORIES

Permet d'exporter des catégories (plusieurs lignes) dans une colonne avec le profil d'exportation produit

USE_STRICT_CSV_RULES

Utilise le format CSV strict : ne remplace pas CR+LF par \n mais les cite avec le caractère d'échappement CSV "

14.4 Assistant import

Créer un nouvel import

Allez dans Outils > Assistant import > Nouvel import. Étape 1 — Choisir le lot de données

Sélectionnez le module à importer (ex. Tiers) et cliquez sur l'icône Nouvel import.

Figure 14.14

Figure 14.14 – Étape 1 — Choix du lot de données à importer

Étape 2 — Choisir le format Cliquez sur le pictogramme en fin de ligne pour sélectionner le format de fichier à importer.

Astuce : Téléchargez un exemple vierge en cliquant sur Télécharger un exemple vierge de fichier pour créer votre fichier d'import dans le bon format.

Figure 14.15

Figure 14.15 – Étape 2 — Choix du format de fichier

Étape 3 — Envoyer le fichier Choisissez le fichier sur votre ordinateur et cliquez sur Ajouter pour l'envoyer sur Keatic ERP. Cliquez ensuite sur le pictogramme en fin de ligne.

Figure 14.16

Figure 14.16 – Étape 3 — Envoi du fichier

Étape 4 — Mapper les champs La colonne de gauche affiche les champs du fichier importé ; la colonne de droite affiche les champs Keatic ERP. Déplacez les champs par drag and drop (en saisissant la flèche) pour aligner chaque champ du fichier avec le champ Keatic ERP correspondant. Les champs à ne pas importer doivent être déplacés sous la ligne Champs du fichier source non importé.

Astuce : Si un champ du fichier ne correspond à aucun champ Keatic ERP, utilisez la ligne Aucun champ en face. En passant la souris sur le point d'interrogation en fin de ligne, vous obtenez les informations sur les valeurs attendues, contraintes et exemples.

Figure 14.17

Figure 14.17 – Étape 4 — Correspondance des champs

Étape 5 — Simulation puis import Cochez ou décochez Ne pas importer la première ligne du fichier source (si elle contient les en-têtes), puis cliquez sur Lancer la simulation de l'import. La simulation tente d'insérer en base en annulant toutes les opérations à la fin. Un rapport des erreurs est affiché.

Avertissement : Les erreurs lors de la simulation proviennent souvent de la première ligne si celle-ci correspond aux intitulés des champs. Décochez l'import de la première ligne dans ce cas.

Si aucune erreur n'est détectée, cliquez sur Lancer import final (définitif). Les données importées s'ajoutent aux données existantes.

Figure 14.18

Figure 14.18 – Étape 5 — Simulation de l'import

Figure 14.19

Figure 14.19 – Résultat de la simulation

Figure 14.20

Figure 14.20 – Résultat de l'import final

Astuce : Pays : pensez à ajouter une colonne pays avec la valeur 1 (France) car l'import ne met pas de pays par défaut. Traçabilité : toutes les données importées reçoivent le champ import_key avec la date de l'import. En cas de problème, retrouvez facilement les lignes dans votre éditeur SQL.

Options cachées

Figure 14.21

Figure 14.21 – Options cachées de l'import

Constante

Effet

IMPORT_CSV_SEPARATOR_TO_USE

Délimiteur CSV (défaut : ,). Ex. IMPORT_CSV_SEPARATOR_TO_USE=;

IMPORT_CSV_FORCE_CHARSET

Encodage du fichier CSV (défaut : UTF-8). Ex. IMPORT_CSV_FORCE_CHARSET=ISO-8859-1

14.5 Gestion Électronique de Documents (GED)

L'espace GED permet de stocker, partager et rechercher rapidement tout type de documents dans Keatic ERP. Activez le module depuis Accueil > Configuration > Modules. Trois types de répertoires coexistent :

Répertoires manuels

Les répertoires manuels permettent d'enregistrer des documents avec une organisation libre de l'arborescence.

Figure 14.22

Figure 14.22 – Répertoires manuels — vue 1

Figure 14.23

Figure 14.23 – Répertoires manuels — vue 2

Répertoires automatiques

Les répertoires automatiques sont remplis automatiquement lors de l'ajout de documents depuis la fiche d'un élément (tiers, facture, commande…). Activez d'abord la fonctionnalité dans la configuration du module.

Figure 14.24

Figure 14.24 – Répertoires automatiques

Répertoires publics

Les répertoires publics sont des fichiers situés dans le sous-répertoire /medias du répertoire des documents. Ils sont lisibles par tous sans connexion et sans partage explicite. Ils servent notamment à stocker des images pour le module emailing ou les pages web.

Figure 14.25

Figure 14.25 – Répertoires publics

Astuce : Icônes Octicons : vous pouvez utiliser les icônes Octicons au format SVG dans vos modèles de mails ou vos pages web. Dans Configuration > Emails > Modèles des courriels, éditez un modèle, cliquez sur l'icône image dans l'éditeur, puis sur Parcourir le serveur → dossier octicons → choisissez une icône.

Figure 14.26

Figure 14.26 – Octicons disponibles dans la GED — vue 1

Figure 14.27

Figure 14.27 – Octicons disponibles dans la GED — vue 2