13. GESTIONS DES RESSOURCES HUMAINS 13.1 Introduction L’onglet GRH regroupe les modules suivants : Utilisateurs & Groupes — gestion des utilisateurs / employés et groupes Demandes de Congés — déclaration et suivi des congés des employés Notes de frais — gestion et déclaration des notes de frais (transport, repas…) Adhérents — gestion des adhérents d’une association Configuration du module Congés Vous trouverez le module Congés dans la famille Ressources humaines. Le pictogramme d’état doit être vert pour signifier son activation ; le pictogramme suivant, en fin de ligne, permet d’accéder à la page de paramétrage spécifique. Figure 13.1 – Paramètres du module Congés Réglages principaux des congés Délai pour faire une demande de congés avant ceux-ci (valeur en jours) Prévenir le validateur si la demande ne respecte pas le délai prévu (case à cocher) Prévenir le validateur si l’utilisateur demande des congés dépassant son solde (case à cocher) Nombre de congés payés ajoutés chaque mois — incrément de 2,08334 jours par mois pour les congés payés classiques Nombre de congés payés à déduire par jour de congé pris (valeur en jours) Dernière mise à jour automatique des congés — la dernière date s’affiche automatiquement Réglages des congés liés à des événements Créez des congés exceptionnels en renseignant le nom de l’événement (ex. mariage) et le nombre de jours correspondant. Figure 13.2 – Types de congés et événements exceptionnels Configuration du module Notes de frais Vous trouverez le module Notes de frais et déplacements dans la famille Ressources humaines. Il n’y a pas de paramétrage spécifique. 13.2 Congés Créer une nouvelle demande Dans Congés > Nouvelle demande . En en-tête de fiche vous trouverez le rappel du délai minimum configuré (ex. Les demandes de congés doivent être faites au moins 31 jours avant la date de ceux-ci). Renseignez : Utilisateur bénéficiaire Date Début — premier jour de congés Date Fin — dernier jour de congés Sera approuvé par — sélectionnez l'utilisateur chargé de valider la demande Description — motif ou précisions éventuelles Cliquez sur Envoyer la demande de congés. Figure 13.3 – Formulaire de nouvelle demande de congés Une fois envoyée, la demande passe à l'état En attente d'approbation. L'administrateur chargé de gérer les demandes pourra alors cliquer sur Approuver ou Refuser. Figure 13.4 – Liste des demandes de congés Suivi depuis la fiche utilisateur Rendez-vous dans Utilisateurs & Groupes sur la fiche d'un utilisateur : vous y trouverez un onglet HR et banque reprenant les demandes et le solde de congés de l'utilisateur. Figure 13.5 – Vue manager — demandes de congés Figure 13.6 – Solde de congés de l'utilisateur Modifier une demande Le bouton Modifier permet d'éditer la demande de congés. Vous pouvez rectifier : Date Début — premier jour de congés Date Fin — dernier jour de congés Description Approbateur Supprimer une demande Avertissement : Une demande une fois validée ne peut pas être supprimée — elle peut seulement être annulée. Options cachées Constante Effet MAIN_NON_WORKING_DAYS_INCLUDE_SATURDAY 0 intègre le samedi dans les jours de congé décomptés ; 1 ne le prend pas en compte MAIN_NON_WORKING_DAYS_INCLUDE_SUNDAY 0 intègre le dimanche dans les jours de congé décomptés ; 1 ne le prend pas en compte Note : L'option HOLIDAY_MORE_PUBLIC_HOLIDAYS a été supprimée. Utilisez le dictionnaire des jours fériés si vous avez besoin de définir des jours de vacances spécifiques. 13.3 Notes de frais Créer une note de frais Dans Note de frais > Nouveau . Renseignez : Type de frais — sélectionnez dans la liste déroulante (transport, repas, hébergement…) Utilisateur concerné Date de la dépense Kilométrage — s'il s'agit d'un déplacement Montant — s'il s'agit d'une autre dépense Figure 13.7 – Formulaire de nouvelle note de frais Modifier une note de frais Le bouton Modifier permet d'éditer la note de frais. Tous les champs renseignés lors de la création sont accessibles pour une éventuelle correction. Supprimer une note de frais Cliquez sur le bouton Supprimer. Note : Si le bouton Supprimer n'est pas accessible, vérifiez que vous avez bien les droits nécessaires dans les permissions utilisateurs. Options cachées Constante Effet EXPENSEREPORT_ALLOW_OVERLAPPING_PERIODS Autorise la saisie de plusieurs notes de frais sur des périodes identiques ou se chevauchant EXPENSEREPORT_USE_OLD_NUMBERING_RULE Conserve la règle de numérotation codée en dur utilisée avant la v7.0 MAIN_USE_EXPENSE_IK Définit un kilométrage indexé par type de véhicule (v7.0+) MAIN_USE_EXPENSE_RULE Définit des règles par utilisateur/groupe/tous pour limiter les montants des notes de frais (v7.0+) OVERRIDE_VAT_FOR_EXPENSE_REPORT Affiche la TVA dans les notes de frais même si le paramètre TVA global est désactivé (v10.0)