09. FACTURATION | PAIEMENT

9.1 Introduction

L'onglet Facturation | Paiement regroupe les modules suivants :

Figure

Figure 9.1 – Modules du panneau Facturation | Paiement

Ces modules sont livrés en standard avec la distribution de Keatic ERP et sont déjà installés.

Configuration des Factures et avoirs

Vous trouverez le module Factures et avoirs dans la famille Modules financiers (Compta/trésorerie). Onglet Divers — Modèles de numérotation Trois modèles sont disponibles :

Balises disponibles dans le masque Mercure (identiques aux autres modules) :

Balise

Description

{000000}

Compteur incrémenté à chaque facture

{000000+000}

Compteur avec offset — ex. FC{000000+558886} pour démarrer à FC558887

{000000@x}

Compteur remis à zéro le xème mois (x=0 = fiscal, x=99 = mensuel)

{dd} / {mm} / {yy} / {yyyy}

Jour, mois, année

{cccc} / {cccc000}

Code client / Code client + compteur propre

{tttt}

Code type entreprise

Exemples pour la 99ème facture du tiers LaCompanie faite le 31/03/2021 :

Modèles de documents Activez le modèle souhaité (bouton au vert). Si le module UltimatePDF est installé, activez ultimate_invoice (modèle complet avec colonnes Remise, Prix unitaire remisé…).

Avertissement : Si vous utilisez UltimatePDF et souhaitez profiter de toutes ses fonctionnalités, créez le code LCR dans Configuration des dictionnaires > Modes de paiement s'il n'existe pas, et activez-le.

Mode de paiement suggéré par défaut Vous pouvez proposer le paiement par virement (en sélectionnant votre compte bancaire, préalablement renseigné) ou par chèque. Si rien n'est renseigné ici, vos coordonnées bancaires n'apparaîtront sur aucun document. Autres options

Attributs supplémentaires (factures clients) Même principe que pour les modules précédents (22 types disponibles, voir chapitre Tiers). Exemple d'utilisation avancée : un attribut Liste issue d'une table nommé « Type entreprise » (code typent, table c_typent) ajoute une liste déroulante des types d'entreprises sur la fiche facture. Pour récupérer cette valeur dans un modèle PDF :

$test = $object->array_options['options_typent'];

$pdf->MultiCell(100, 4, $test, '', 'R');

Attributs supplémentaires (lignes) Même principe pour les lignes de factures. Un attribut Liste de sélection nommé « Au choix » (code choix) ajoutera une ligne de sélection sous chaque ligne de la facture.

Configuration des Factures fournisseurs

Onglet Facture fournisseur — Modèles de numérotation

Modèles de documents Si le module UltimatePDF est installé, activez ultimate_supplierinvoice. Autres options : mention complémentaire sur les factures. Attributs supplémentaires : même principe.

TVA standard et règles d'arrondi

Deux méthodes de calcul de TVA coexistent : Méthode 1 (défaut Keatic ERP) — arrondir la TVA ligne par ligne, puis sommer :

Ligne

HT

TVA 10% exacte

TVA arrondie

Total avec TVA

Alpha

1,24

0,124

0,12

1,36

Beta

1,24

0,124

0,12

1,36

Total

2,48

—

0,24

2,72

Méthode 2 — sommer la TVA de toutes les lignes, puis arrondir le total :

Calcul

Résultat

Total HT

2,48

TVA totale : (1,24 + 1,24) × 10% = 0,248 → arrondi

0,25

Total TTC

2,73

La différence (0,01 ici) est inhérente aux arrondis et non un bug. La méthode 1 est recommandée car elle évite les incohérences de présentation. Pour activer la méthode 2 (non recommandé sauf obligation légale) : constante MAIN_ROUNDOFTOTAL_NOT_TOTALOFROUND = 1 dans Accueil > Configuration > Divers (Keatic ERP v3.5+).

Option d'exigibilité de TVA

Deux régimes sont disponibles :

  1. Standard — TVA sur encaissement : sur livraison pour les biens, sur paiement pour les services.
  2. Option services sur Débit — TVA sur débit : sur livraison pour les biens, sur facturation (débit) pour les services.

Log inaltérable (Loi de finances 2016 / NF525)

Keatic ERP est concerné par la loi si vous êtes assujetti à la TVA et utilisez le logiciel pour enregistrer des encaissements de particuliers (B2C ou mixte B2B/B2C). Vous n'êtes pas concerné si :

Si vous êtes concerné, activez le module Log inaltérable (BlockedLog) fourni avec Keatic ERP v11+. Une attestation de conformité devra ensuite être obtenue auprès d'un tiers.

Configuration du module Marges

Vous trouverez le module Marges dans la famille Modules financiers (Compta/trésorerie).

ex8.png

Figure 9.2 – Configuration du module Marges — choix du type de marge

Choisissez le type de marge gérée. Définitions :

9.2 Factures clients

Types de factures

Lors de la création d'une facture (menu Factures clients > Nouvelle facture, ou depuis l'onglet Client d'une fiche tiers via le bouton Créer facture ou avoir), vous avez le choix entre :

Figure

Figure 9.3 – Sélection du type de facture

Facture standard — facture traditionnelle (facture de doit). Aucun prérequis. Facture d'acompte — fait suite à la réception d'un acompte, quand il n'est pas encore possible de saisir le paiement sur une facture définitive. Facture de situation — facturation progressive par pourcentage d'avancement (fonctionnalité activée dans l'onglet Facture de situation d'UltimatePDF, ou via la constante INVOICE_USE_SITUATION). Doit être créée depuis la fiche du tiers ou depuis une proposition/commande, pas depuis Factures > Nouvelle facture. Facture modèle — pour créer un modèle, créez d'abord une facture standard brouillon et convertissez-la en modèle.

Figure

Figure 9.4 – Création d'une facture modèle

Vous pouvez associer une tâche planifiée à un modèle pour les factures récurrentes.

Avertissement : Pour les factures récurrentes, le module Travaux planifiés doit être activé, sinon une alerte s'affiche lors de l'association.

Figure

Figure 9.5 – Alerte module Travaux planifiés non activé

Figure

Figure 9.6 – Configuration de la clé de sécurité pour les travaux planifiés

Dans la configuration du module, activez la Clé de sécurité pour l'URL de lancement des travaux programmés. Pour les factures récurrentes, allez dans Accueil > Outils d'administration > Travaux planifiés pour configurer la tâche.

Figure

Figure 9.7 – Page de configuration des travaux planifiés

Figure

Figure 9.8 – Lancement manuel d'un travail planifié

Pour automatiser sur un serveur Unix (exécution toutes les 5 minutes) :

*/5 * * * * /path/scripts/cron/cron_run_jobs.php <cle_securite> webmaster > /documents/cron_run_jobs.php

Facture de remplacement — permet de refaire une facture sur laquelle il y a des erreurs et sur laquelle aucun paiement n'a été saisi. Une seule facture de remplacement (R) par facture de doit (F). Quand R est validée, F passe automatiquement au statut abandonné et le cycle de vie continue sur R.

Créer une facture client

Dans Facturation | Paiement > Factures clients > Nouvelle facture. Choisissez le client, la date, les conditions de règlement. Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez corriger :

Supprimer une facture client

Un numéro de référence est attribué de façon irréversible. Supprimer une facture crée un trou dans le suivi.

Important : Préférez une facture de remplacement (si aucun paiement) ou une facture d'avoir (si déjà validée ou payée) plutôt que la suppression directe.

Facture d'acompte

La facture d'acompte fait suite à la réception d'un acompte. Vous pouvez en créer autant que désiré. Elle sera ensuite convertie en réduction sur la facture définitive. Processus :

  1. Créez une facture d'acompte (Type = Facture d'acompte)
  2. Validez-la
  3. Cliquez sur Émettre règlement et renseignez le montant de l'acompte versé
  4. Cliquez sur Payer

Note : Le bouton Convertir en réduction future n'apparaît que si le montant restant à payer est ramené à 0.

  1. Cliquez sur Convertir en réduction future — le montant apparaît en ligne de déduction sur la facture définitive

Figure

Figure 9.9 – Fiche facture d'acompte

L'acompte se présente classiquement dans la facture définitive sous la forme d'une ligne avec un montant négatif :

Figure

Figure 9.10 – Acompte en ligne négative (haut de la facture définitive)

Figure

Figure 9.11 – Acompte en bas de la facture définitive

Le module UltimatePDF permet une présentation alternative via la constante FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS (l'acompte est traité comme un paiement, pas comme une ligne négative) :

Figure

Figure 9.12 – Présentation alternative de l'acompte avec UltimatePDF

Factures d'avoir

On crée un avoir sur une facture de doit. Plusieurs avoirs sont possibles sur une même facture. L'avoir est transformé en réduction pour réduire le paiement d'une autre facture en attente.

Figure

Figure 9.13 – Création d'un avoir sur une facture

Cliquez sur Convertir en réduction future pour utiliser ce montant.

Figure

Figure 9.14 – Utiliser la réduction sur une nouvelle facture

Avertissement : La facture à corriger doit être validée pour pouvoir utiliser la remise.

Cliquez sur Appliquer dans la section Remises de la facture à corriger :

Figure

Figure 9.15 – Application de la réduction (section Remises)

Puis passez la facture à Passer payée :

Figure

Figure 9.16 – Facture passée à payée après remise

Réduire le montant total / solde à payer

Réduction — réduction relative (pourcentage) du prix de vente d'une ou plusieurs lignes, définie ligne par ligne (0% à 100%, le 100% affichant la mention offert). Remise — réduction du prix total de la facture. Deux types :

  1. Remise associée à un versement déjà perçu — les avoirs et acomptes convertis en réduction future s'affichent dans la section Remises de la facture et sont mentionnés en bas du document comme versements anticipés déduits du total.
  2. Remise non associée à un versement — définie sur la fiche client (onglet Client, montant fixe ou pourcentage). Ces remises apparaissent comme des lignes négatives dans le détail de la facture et réduisent le montant total.

Options cachées

Constantes à définir à 1 dans Accueil > Configuration > Divers :

Constante

Effet

MAIN_DEPOSIT_MULTI_TVA

Dans la facture d'acompte, crée une ligne par taux de TVA depuis le document d'origine (v6.0)

FACTURE_SHOW_SEND_REMINDER

Affiche le lien « Envoyer rappel par mail » (ancienne fonction)

INVOICE_CAN_ALWAYS_BE_EDITED

Permet de modifier les factures même si un paiement a été lancé

INVOICE_CAN_ALWAYS_BE_REMOVED

Permet de toujours supprimer les factures (même si ce n'est pas la dernière)

INVOICE_CAN_NEVER_BE_REMOVED

Interdit la suppression des factures (sauf brouillons)

INVOICE_POSITIVE_CREDIT_NOTE

Les montants sur les avoirs sont affichés en positif

FACTURE_CHANGE_THIRDPARTY

Permet de changer le tiers dans les factures brouillon

FACTURE_USE_PROFORMAT

Active le type de factures PROFORMAT

FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS

Traite les acomptes comme des paiements (pas comme réduction du montant)

FACTURE_SENDBYEMAIL_FOR_ALL_STATUS

Permet d'envoyer une facture par email même au statut brouillon

MAIN_GENERATE_DOCUMENTS_WITHOUT_VAT

Désactive la TVA sur les documents (pour les associations, fonctionne avec le modèle crabe)

INVOICE_CREDIT_NOTE_STANDALONE

On peut créer une note de crédit sans facture (v3.9)

INVOICE_DISABLE_REPLACEMENT

Désactive les factures de remplacement

INVOICE_DISABLE_CREDIT_NOTE

Désactive les notes de crédit

WORKFLOW_BILL_ON_SHIPMENT

Adapte l'étiquette du bouton pour la facturation sur expéditions

MAIN_DEFAULT_PAYMENT_TERM_ID

Définit le délai de paiement par défaut au niveau entreprise

DOC_SHOW_FIRST_SALES_REP

Affiche le nom du commercial sur les PDF

INVOICE_DISABLE_DEPOSIT

Désactive les factures de dépôt

Constante

Effet

INVOICE_ALLOW_EXTERNAL_DOWNLOAD

Génère automatiquement une clé de partage pour téléchargement externe (v7.0+)

INVOICE_POINTOFTAX_DATE

Ajoute la date d'imposition sur les factures (v4.0+)

FACTURE_ENABLE_NEGATIVE_LINES

Permet d'ajouter des lignes négatives à une facture (v8.0.2+)

INVOICE_USE_DEFAULT_DOCUMENT

Sélection dynamique du modèle de facture selon le type (v9.0+)

FACTURE_REUSE_NOTES_ON_CREATE_FROM

Réutilise les notes publiques/privées de l'objet précédent (propale, commande…) lors de la création

INVOICE_USE_SITUATION

Active la fonctionnalité « facture de situation »

MAIN_ROUNDOFTOTAL_NOT_TOTALOFROUND

Active la méthode 2 d'arrondi TVA (arrondi du total, non recommandé)

Clés de substitution disponibles pour les notes des factures récurrentes : __INVOICE_MONTH__, __INVOICE_PREVIOUS_MONTH__, etc.

Facture de situation

La facture de situation permet une facturation progressive par tranches de pourcentage.

Avertissement : Créez la facture de situation depuis la fiche du tiers (onglet Client) ou depuis une proposition/commande, et non depuis le menu Factures > Nouvelle facture.

Activez la constante INVOICE_USE_SITUATION = 1. Renseignez le pourcentage de progression ligne par ligne (ou via le bouton Modifier toutes les lignes). Par exemple, pour la première facture à 40% :

Figure

Figure 9.17 – Facture de situation à 40% du montant initial

Une fois cette facture de situation réglée, le bouton Créer prochaine situation apparaît.

Figure

Figure 9.18 – Créer la prochaine facture de situation

Le brouillon créé propose le type facture suivant situation avec le numéro de la facture précédente.

Note : Pour ajouter 40% supplémentaires par rapport à la facture précédente, renseignez 80% (40% + 40%) dans le champ progression — la valeur est cumulative, pas incrémentale.

Pour la troisième et dernière facture de situation, ajoutez 20% pour atteindre 100%.

Scripts

Script 1 — Fusion de factures PDF Génère un PDF unique à partir de l'ensemble des factures PDF d'une période. Le script rebuild_merge_pdf.php se trouve dans /scripts/invoices/.

chmod +x rebuild_merge_pdf.php

./rebuild_merge_pdf.php filter=payments 20211001 20220930 lang=fr_FR

Pour choisir un modèle de facture en sortie (ex. ultimate_invoice), éditez le script pour y intégrer le nom du modèle.

Figure

Figure 9.19 – Commande du script de fusion PDF

Le PDF généré est disponible dans /documents/facture/temp/ sous le nom mergedpdf_payments_20211001_20220930.pdf.

Figure

Figure 9.20 – Résultat du script de fusion PDF

Script 2 — Email aux commerciaux pour factures impayées Envoie un email à tous les commerciaux associés à un tiers client ayant au moins une facture impayée. Le script email_unpaid_invoices_to_representatives.php se trouve dans /scripts/invoices/.

chmod +x email_unpaid_invoices_to_representatives.php

./email_unpaid_invoices_to_representatives.php confirm

Figure

Figure 9.21 – Commande du script email commerciaux

Figure

Figure 9.22 – Exemple d'email reçu par un commercial

Figure

Figure 9.23 – Résultat de l'exécution du script

Figure

Figure 9.24 – Sortie du script

9.3 Factures fournisseurs

Créer une facture fournisseur

Dans Factures fournisseurs > Nouvelle facture. Choisissez un fournisseur, renseignez une référence fournisseur, un libellé (optionnel), une date de facturation et d’échéance, éventuellement une note publique. Cliquez sur Créer brouillon. Intégrez les produits ou services (ceux déjà définis ou à saisir directement). Pour le calcul de la TVA, choisissez le mode 1 (arrondi ligne par ligne) ou mode 2 (arrondi du total) selon la méthode utilisée par votre fournisseur.

Avertissement : La validation de la facture est irréversible. Un numéro lui est attribué selon le modèle de numérotation configuré.

Modifier une facture fournisseur

Possible uniquement sur brouillon. Vous pouvez agir sur les lignes (supprimer/modifier) et corriger les champs référence fournisseur, libellé, dates via le bouton Modifier.

Supprimer une facture fournisseur

Possible depuis le bouton Supprimer au bas de la fiche. Un trou de numérotation s’ensuivra.

Saisir les paiements

Sélectionnez la facture et cliquez sur Émettre règlement. Renseignez la date, le mode de règlement, éventuellement le numéro de chèque/virement, le compte bancaire, et le montant réglé en fin de ligne. Enregistrez.

Classer la facture

Après paiement, la facture passe à l’état Commencée / Règlement commencé. Pour la passer à Payée : cliquez sur Classer Payée.

Note : Si vous avez coché l’option Classer automatiquement à « Payé » les factures entièrement payées, ce classement est fait automatiquement. Sans cela, une facture dont le règlement est émis mais non classée reste visible dans la liste des impayées.

Cas concret — Facture fournisseur avec avoir

Question : Si je reçois une facture fournisseur et un avoir pour erreur sur la facture, comment faire ?

Réponse : Saisissez la facture fournisseur (facture de doit), puis saisissez une facture fournisseur normale avec un montant négatif (l’avoir). Émettez un règlement positif sur la facture et un règlement négatif sur l’avoir. Classez les deux comme Payées. Un paiement au débit et un au crédit apparaîtront dans les écritures bancaires.

9.4 Commandes à facturer

Gérer une facture depuis une commande

Dans Commandes à facturer, seules les commandes clôturées apparaissent. En cliquant sur la référence, vous ouvrez la fiche commande et pouvez :

Modifier une facture commande

Une fois la facture validée, cliquez sur Modifier pour corriger ou supprimer les lignes et rectifier les champs date, conditions de règlement, mode de règlement, projet. Re-validez ensuite.

Supprimer une facture commande

Vous ne pouvez pas supprimer une facture rattachée à une commande. Utilisez Classer abandonnée à la place.

Cas concret — Facturer plusieurs commandes en une fois

Question : Comment facturer en une fois plusieurs commandes pour un même client ? Réponse : Allez sur la fiche du client, onglet Client > toutes les commandes. Cliquez sur le bouton checkbox sous la loupe pour tout sélectionner. Choisissez Facturer commandes dans la liste déroulante d'actions. Le système propose de créer une facture par tiers (sinon une par commande). Validez ou non les factures.

Options cachées

Constante

Effet

FACTURE_CHANGE_THIRDPARTY

Permet de changer le tiers lors du clonage d'une commande

9.5 Taxes et charges

Créer une charge sociale

Figure

Figure 9.25 – Création et règlement d’une charge sociale

Dans Taxes et dividendes > Nouvelle charge. Renseignez le libellé, le type (liste modifiable dans Dictionnaires > Types de charges sociales) et le montant. Cliquez sur Ajouter. Le lien Règlements vous renvoie vers la page de règlement des charges. Pour émettre un règlement : ouvrez la fiche de la charge, cliquez sur Émettre règlement, renseignez la date, le mode de règlement, le compte à débiter et le montant. Cliquez sur Enregistrer puis Classer ‘Payée’.

Figure

Figure 9.26 – Confirmation et classement d’une charge comme payée

Modifier une charge sociale

Ouvrez la fiche, cliquez sur Modifier. Seuls les champs Libellé, Date fin période et Date échéance sont accessibles.

Supprimer une charge sociale

Ouvrez la fiche, cliquez sur Supprimer. Une confirmation est demandée. La suppression est définitive.

9.6 Rapports

Résultat/exercice par tiers

Rapports > Par tiers — affiche le bilan des recettes et dépenses, détail par tiers, selon le mode comptable configuré (Créances-Dettes ou Recettes-Dépenses). Choisissez la période d’analyse et cliquez sur Rafraîchir.

Chiffre d’affaires par tiers

Rapports > Chiffre d’affaires > Par tiers — les tiers apparaissent avec leur CA et le pourcentage correspondant. La dernière colonne propose des icônes vers les statistiques propales, commandes et factures du tiers.

Chiffre d’affaires par utilisateur

Rapports > Chiffre d’affaires > Par utilisateur — même principe, par utilisateur/commercial.

Journal des ventes

Rapports > Journal des ventes — enregistre tous les mouvements du compte 411xxx (Clients). Chaque pièce comptable est ventilée sur trois lignes : compte 411xxx (client), compte 445xxx (TVA), compte 700xxx (vente produit).

Journal des achats

Rapports > Journal des achats — enregistre tous les mouvements du compte 401xxx (Fournisseurs). Ventilation sur trois lignes : compte 401xxx (fournisseur), compte 445xxx (TVA), compte 600xxx (achat produit).

9.7 Marges

Gérer les prix d’achat / coûts de revient

Sur les fiches produits et services, renseignez les prix d’achat fournisseurs (plusieurs possibles). Ils seront proposés en liste déroulante sur les lignes de saisie des propales, commandes clients et factures clients. Sur la fiche fournisseur d’un produit, le champ Charges permet d’ajouter un coût propre au prix d’achat (frais de transport, manutention…). Le total constitue le coût de revient du produit. Si le paramétrage du module est en marge nette, tous les calculs utilisent ce coût de revient (et non le seul prix fournisseur). Pour un prix fournisseur défini sur un lot minimum (ex. 100 DVD), saisissez également la charge correspondante : elle sera répartie en coût unitaire sur chaque élément du lot.

Gérer vos commerciaux

Pour suivre les marges par commercial, chaque commercial doit avoir son propre compte utilisateur interne. Sur l’onglet Fiche de chaque client, rattachez un seul commercial principal.

Avertissement : Le module Marges ne gère pas le cas de plusieurs commerciaux par tiers — les marges seraient multipliées par le nombre de commerciaux. Attribuez un seul commercial principal par tiers, et gérez les cas particuliers via l’onglet Contacts/Adresse de chaque document.

Saisie d’un document

Sur les lignes de saisie d’une propale/commande/facture, choisissez ou saisissez le prix d’achat :

Un tableau récapitulatif des marges (produits / services / total) est affiché sur chaque fiche document.

Note : Si le prix d’achat n’est pas renseigné, la prise en compte de la ligne dans le calcul dépend du paramètre défini dans la configuration du module Marges.

Cas des remises

Une remise faite sur une ligne est prise en compte pour le calcul de la marge. Les remises globales sont prises en compte selon le paramétrage du module.

9.8 Facturation électronique

Important :

Obligation réglementaire imminente À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA doivent être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et ETI doivent également émettre électroniquement dès cette date. Les PME et micro-entreprises suivront le 1er septembre 2027. La facturation électronique ne concerne pas que les marchés publics (Chorus Pro) : elle s'étend à toutes les transactions B2B (entre entreprises).

Contexte réglementaire

La réforme française de la facturation électronique B2B est issue de l'ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021. Elle repose sur un écosystème à trois niveaux :

Calendrier d'application :

Date

Obligation

1er septembre 2026

Réception obligatoire pour toutes les entreprises

1er septembre 2026

Émission obligatoire pour les grandes entreprises et ETI

1er septembre 2027

Émission obligatoire pour les PME et micro-entreprises

Formats acceptés :

Format

Description

Factur-X

PDF enrichi d'un fichier XML embarqué (lisible par un humain, traitable par une machine)

CII (Cross Industry Invoice)

XML pur, conforme à la norme EN 16931 — recommandé pour les échanges automatisés

UBL

Autre format XML interopérable

Pourquoi choisir CII plutôt que Factur-X ?

Factur-X est pratique car le PDF reste lisible. CII est plus adapté si vous traitez un grand volume de factures et souhaitez une intégration 100% automatisée sans génération de PDF. Le module PDPConnectFR propose les deux — CII est recommandé par défaut.

Le module PDPConnectFR

Keatic ERP intègre la facturation électronique via le module communautaire PDPConnectFR, disponible gratuitement sur GitHub (Keatic ERP/keatic ERP-community-modules). Il assure la synchronisation bidirectionnelle entre Keatic ERP et le PA de votre choix. Ce que fait le module :

Installation :

cd htdocs/custom

git clone git@github.com:Keatic ERP/keatic ERP-community-modules.git

mkdir pdpconnectfr

cp -pr keatic ERP-community-modules/pdpconnectfr/* pdpconnectfr

rm -fr keatic ERP-community-modules

Une fois les fichiers copiés, activez le module dans Configuration > Modules/Applications, section Autre :

Figure

Figure 9.27 – Activation du module PDPConnectFR

Configuration du point d'accès

Accédez à la configuration via Configuration > Modules/Applications > PDPConnectFR (roue dentée) ou directement via le menu Facturation > Gestion des factures électroniques.

Figure

Figure 9.28 – Configuration du module — onglet Paramètres du point d'accès

La configuration se déroule en trois étapes : choisir votre PA, créer un compte sur sa plateforme, puis saisir les credentials dans Keatic ERP.

Étape 1 — Choisir votre Partenaire d'Accès (PA)

Dans le champ Sélectionnez votre plateforme Point d'accès à la facturation électronique (PA), choisissez votre PA. Keatic ERP v24 propose SuperPDP parmi les plateformes compatibles.

Note : SuperPDP (superpdp.tech) est un PA français agréé, qui propose un mode bac à sable (sandbox) gratuit pour les tests et un abonnement production. D'autres PA compatibles peuvent apparaître dans la liste selon les mises à jour du module.

Étape 2 — Créer un compte sur SuperPDP

Rendez-vous sur superpdp.tech et créez votre compte. Au premier accès, choisissez votre type de compte :

Figure

Figure 9.29 – SuperPDP — choix du type de compte

Type

Usage

Représentant légal (Production)

Vous êtes le représentant légal de l'entreprise — vérification KYB requise, inscrit dans l'annuaire, factures à valeur légale

Développeur (Bac à sable)

Tests avec données fictives — aucune vérification, deux entreprises test préconfigurées

Pour vos premiers tests, choisissez Développeur / Bac à sable. Une fois connecté, créez une nouvelle application pour lier votre Keatic ERP à SuperPDP :

Figure

Figure 9.30 – SuperPDP — type d'application (Bac à sable ou Production)

Sélectionnez Bac à sable, puis renseignez le formulaire :

Figure

Figure 9.31 – SuperPDP — création d'une application

Une fois l'application créée, SuperPDP affiche le Client ID et le Client Secret :

Figure

Figure 9.32 – SuperPDP — credentials de l'application (client_secret affiché une seule fois)

Avertissement : Le client_secret n'est affiché qu'une seule fois lors de la création. Copiez-le immédiatement dans un endroit sûr. Si vous le perdez, vous devrez renouveler le secret via le bouton "Renouveler le secret" dans SuperPDP.

Étape 3 — Saisir les credentials dans Keatic ERP

Revenez dans la configuration Keatic ERP et renseignez :

Figure

Figure 9.33 – Configuration Keatic ERP — saisie du Client ID et Client Secret

Champ

Valeur

Votre identifiant de facturation électronique d'entreprise

Votre SIREN (9 chiffres)

Client ID

L'identifiant de l'application SuperPDP

Client Secret

Le secret de l'application SuperPDP

Cliquez sur ENREGISTRER, puis sur Se connecter (Générer le jeton d'accès) :

Figure

Figure 9.34 – Configuration Keatic ERP — jeton d'accès généré

Le jeton d'accès OAuth2 est généré et stocké. Utilisez ensuite Test de connexion (Healthcheck) pour vérifier que la liaison est opérationnelle :

Figure

Figure 9.35 – Connexion réussie avec SuperPDP

La mention "Connexion réussie : le point d'accès SUPERPDP est joignable." confirme que tout est en ordre.

Onglet Options

L'onglet Options contrôle le comportement du module pour l'émission et la réception :

Figure

Figure 9.36 – Onglet Options — synchronisation et mentions légales obligatoires

Synchronisation Keatic ERP → PA/PDP (émission)

Option

Description

Validation des données tiers via API gouvernementales

Vérifie le SIREN et la TVA du client auprès des registres officiels avant envoi

Bloquer si pas d'identifiant de facturation électronique

Interdit l'envoi si le tiers n'a pas de routing ID défini

Protocole d'échange

CII (recommandé) ou Factur-X

Génération automatique à la validation

La facture électronique est générée dès que la facture Keatic ERP est validée

Annuler si génération automatique échoue

Bloque la validation de la facture en cas d'erreur de génération

Mentions légales obligatoires Ces trois mentions doivent obligatoirement figurer sur les factures électroniques B2B françaises :

Code

Mention

Exemple

PMT

Frais de recouvrement

Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40 €

PMD

Pénalités de retard

Pénalités de retard : 3 fois le taux légal

AAB

Escompte pour paiement anticipé

Pas d'escompte pour paiement anticipé

Synchronisation PA/PDP → Keatic ERP (réception)

Option

Description

Génération automatique des produits manquants

Crée le produit dans Keatic ERP s'il n'existe pas lors de l'import

Génération automatique des tiers manquants

Crée le fournisseur dans Keatic ERP s'il n'existe pas lors de l'import

Compléter les informations manquantes des tiers

Met à jour la fiche tiers avec les données reçues dans la facture

Limite d'activation de la synchronisation des flux

Limite le nombre de flux traités par cycle

Nombre de flux traités par défaut par appel

Par défaut : 100

Délai de recouvrement de synchronisation (heures)

Délai minimum entre deux synchronisations automatiques

Utilisation

Une fois configuré, le module ajoute un sous-menu dédié dans Facturation :

Figure

Figure 9.37 – Sous-menu Gestion des factures électroniques dans Facturation

Le sous-menu contient :

Émettre une facture client

Sur chaque fiche facture client validée, un bloc Gestion des factures électroniques apparaît en bas de page. Il permet de :

  1. Générer la facture électronique — crée le fichier XML/Factur-X et l'attache à la facture
  2. Transmettre — envoie le fichier au PA

Si l'option Génération automatique à la validation est activée, ces deux étapes se déclenchent automatiquement dès la validation de la facture. Cycle de vie côté émission :

Code statut / Libellé : Non générée, Généré (fichier créé, prêt à envoyer), 200 (Déposé auprès du PA), 201 (Émis, transmis au destinataire), 202 (Reçu par le destinataire), 204 (Pris en charge), 205 (Approuvé), 210 (Refusé).

Avertissement : Une facture transmise (statut ≥ 200) ne peut plus être modifiée dans Keatic ERP. Les champs verrouillés incluent : référence, date, échéance, montants, client, mode et condition de règlement. Pour corriger une erreur, créez un avoir référençant la facture originale, puis émettez une nouvelle facture corrigée.

Recevoir des factures fournisseurs

Vos fournisseurs transmettent leurs factures via leur propre PA. SuperPDP les reçoit et les met à disposition. La synchronisation peut être :

Figure 9.38 – Page de synchronisation des factures électroniques

Figure

À chaque synchronisation, le module :

  1. Interroge SuperPDP pour les nouveaux flux
  2. Pour chaque flux entrant : crée ou met à jour la facture fournisseur dans Keatic ERP
  3. Associe la facture au tiers correspondant (par SIREN), ou crée le tiers si l'option est activée
  4. Attache le fichier XML original à la facture
Envoyer un statut de retour

Sur les factures fournisseurs reçues électroniquement, vous pouvez renvoyer un statut à l'émetteur :

Journaux et diagnostic

La page Journaux d'appels et de synchronisation est réservée aux utilisateurs avancés. Elle liste tous les appels API effectués entre Keatic ERP et le PA :

Figure 9.39 – Journaux d'appels — healthcheck et génération de jeton

Figure

Chaque entrée indique : date, fournisseur (SuperPDP…), type d'appel (healthcheck, get_access_token, send_invoice…), méthode HTTP, nombre de flux traités et statut (Success/Error).

Comment activer le mode debug ?

Dans l'onglet Options, activez Conserver le détail complet des appels API dans l'historique. Cela enregistre le contenu complet des requêtes et réponses. Attention : cette option augmente la taille des journaux et peut réduire les performances — désactivez-la après le diagnostic.

Prérequis sur la fiche Société

Le module vérifie plusieurs champs obligatoires sur votre fiche société (Configuration > Entreprise/Organisation). Des avertissements sont affichés si des informations manquent :

Champ

Requis

Raison sociale

Oui

Adresse complète (rue, code postal, ville)

Oui

Pays

France

SIREN (idprof1)

9 chiffres

SIRET (idprof2)

14 chiffres, contrôle Luhn

Numéro de TVA intracommunautaire

Format FR + 2 car + 9 chiffres

De même, sur chaque fiche tiers client, le module ajoute un bloc Adresse de facturation électronique permettant de définir le routing ID du client (son adresse de réception dans l'annuaire). Pour les clients français avec un SIREN valide, le routing ID est déduit automatiquement.

Comment tester sans client réel ?

En mode bac à sable SuperPDP, vous pouvez utiliser les entreprises fictives préconfigurées (Burger Queen, Tricatel) pour simuler un échange complet émission/réception sans aucune valeur légale. Utilisez le bouton Générer, envoyer et récupérer un exemple de facture dans la configuration pour valider la chaîne de bout en bout.