08. COMMERCE

8.1 Introduction

L'onglet Commerce regroupe les modules suivants :

Ces modules sont livrés en standard avec la distribution de Keatic ERP et sont déjà installés.

Configuration des Propositions commerciales

Vous trouverez le module Propositions commerciales dans la famille Gestion de la relation client (GRC). Le pictogramme d'état doit être vert pour signifier son activation ; le pictogramme suivant, en fin de ligne, permet d'accéder à la page de paramétrage spécifique.

Figure

Figure 8.1 – Configuration du module Propositions commerciales

Modèles de numérotation Choisissez le modèle de numérotation pour vos propositions commerciales :

Les balises disponibles dans le masque :

Balise

Description

{000000}

Compteur incrémenté à chaque propale (autant de zéros que la longueur souhaitée)

{000000+000}

Idem avec un offset appliqué dès la première propale

{000000@x}

Idem avec remise à zéro le xème mois (x=0 = mois fiscal, x=99 = chaque mois)

{dd}

Jour (01 à 31)

{mm}

Mois (01 à 12)

{yy} / {yyyy} / {y}

Année sur 2, 4 ou 1 chiffre(s)

{cccc}

Code client sur n lettres

{cccc000}

Code client suivi d'un compteur propre au client

{tttt}

Code type entreprise sur n caractères

Tout autre caractère dans le masque est laissé inchangé. Les espaces ne sont pas permis, les / le sont. Exemples pour la 99ème propale du tiers LaCompanie faite le 31/03/2021 :

Modèles de documents Activez le modèle souhaité (le bouton doit passer au vert). Tous les modèles activés apparaîtront dans la liste déroulante lors de la création d'une propale. Vous pouvez créer des modèles ODT (OpenOffice, KOffice, TextEdit…). Si le module UltimatePDF est installé, activez son modèle : ultimate_propal. Autres options

Chemin d'accès aux documents Le chemin (au sens UNIX) des documents est du type : /home/httpd/vhosts/domaine.fr/domains/compta.domaine.fr/doc Attributs supplémentaires Dans l'onglet Attributs supplémentaires, définissez les champs additionnels à gérer sur les propositions commerciales. Les types disponibles sont identiques à ceux décrits dans le chapitre Tiers (22 types : chaîne, texte long, HTML, numérique entier, décimal, date, date+heure, durée, booléen, prix, prix avec devise, téléphone, email, URL, IP, mot de passe, radio bouton, liste de sélection, liste issue d'une table, liste multi-choix, liste multi-choix issue d'une table, lien vers un objet, séparateur, étoiles). Dans l'onglet Attributs supplémentaires (lignes), définissez les champs additionnels sur les lignes des propositions. Exemple : un attribut Liste de sélection nommé « Au choix » avec le code choix ajoutera une ligne de sélection sous chaque ligne de la propale.

Configuration des Commandes clients

Vous trouverez le module Commandes clients dans la famille Gestion de la relation client (GRC).

Figure

Figure 8.2 – Configuration du module Commandes clients

Modèles de numérotation

Modèles de documents Le modèle facture proforma est disponible ici. Si le module UltimatePDF est installé, activez ultimate_order. Autres options

Attributs supplémentaires Même principe que pour les propositions commerciales (attributs sur l'entête et sur les lignes).

Configuration des Commandes fournisseurs

Vous trouverez le module Fournisseur dans la famille Gestion de la relation fournisseur (GRF).

Figure

Figure 8.3 – Configuration du module Fournisseur

Onglet Commande fournisseur — Modèles de numérotation

Modèles de documents Si le module UltimatePDF est installé, activez ultimate_supplierorder. Autres options — Variables de substitution Une mention complémentaire peut être ajoutée sur les commandes fournisseurs. Les variables de substitution suivantes sont disponibles dans les modèles d'emails :

__USER_SIGNATURE__

__USER_ID__

__USER_LOGIN__

__USER_LASTNAME__

__USER_FIRSTNAME__

__USER_FULLNAME__

__USER_SUPERVISOR_ID__

__USER_REMOTE_IP__

__MYCOMPANY_NAME__

__MYCOMPANY_EMAIL__

__MYCOMPANY_PROFID1__ à __MYCOMPANY_PROFID6__

__MYCOMPANY_CAPITAL__

__MYCOMPANY_FULLADDRESS__

__MYCOMPANY_ADDRESS__

__MYCOMPANY_ZIP__

__MYCOMPANY_TOWN__

__MYCOMPANY_COUNTRY__

__MYCOMPANY_COUNTRY_ID__

__MYCOMPANY_CURRENCY_CODE__

__ID__

__REF__

__REFCLIENT__

__REFSUPPLIER__

__EXTRAFIELD_XXX__

__THIRDPARTY_ID__

__THIRDPARTY_NAME__

__THIRDPARTY_NAME_ALIAS__

__THIRDPARTY_EMAIL__

__PROJECT_ID__

__PROJECT_REF__

__PROJECT_NAME__

__CONTRACT_HIGHEST_PLANNED_START_DATE__

__CONTRACT_HIGHEST_PLANNED_START_DATETIME__

__CONTRACT_LOWEST_EXPIRATION_DATE__

__CONTRACT_LOWEST_EXPIRATION_DATETIME__

__ONLINE_PAYMENT_URL__

__ONLINE_PAYMENT_TEXT_AND_URL__

__SECUREKEYPAYMENT__

__SECUREKEYPAYMENT_MEMBER__

__SECUREKEYPAYMENT_ORDER__

__SECUREKEYPAYMENT_INVOICE__

__SECUREKEYPAYMENT_CONTRACTLINE__

__DIRECTDOWNLOAD_URL_PROPOSAL__

__DIRECTDOWNLOAD_URL_ORDER__

__DIRECTDOWNLOAD_URL_INVOICE__

__DATE_YMD__

__DATE_DUE_YMD__

__AMOUNT__

__AMOUNT_EXCL_TAX__

__AMOUNT_VAT__

__AMOUNT_FORMATED__

__AMOUNT_EXCL_TAX_FORMATED__

__AMOUNT_VAT_FORMATED__

__DAY__

__DAY_TEXT__

__DAY_TEXT_SHORT__ / __DAY_TEXT_MIN__

__MONTH__

__MONTH_TEXT__

__MONTH_TEXT_SHORT__ / __MONTH_TEXT_MIN__

__YEAR__

__PREVIOUS_DAY__

__PREVIOUS_MONTH__ / __PREVIOUS_YEAR__

__NEXT_DAY__

__NEXT_MONTH__

__NEXT_YEAR__

__DOL_MAIN_URL_ROOT__

__(AnyTranslationKey)__

__[AnyConstantKey]__

__FROM_NAME__

__FROM_EMAIL__

Approbation en trois étapes Par défaut, les commandes fournisseurs nécessitent deux étapes (créer + approuver). L'option Activer l'approbation en trois étapes si le montant HT est supérieur à (valeur) ajoute une troisième validation :

Laissez le champ vide pour n'exiger qu'une seule approbation ; mettez 0.1 pour que la double approbation soit toujours exigée. N'oubliez pas de donner les permissions aux groupes ou utilisateurs concernés. Statut de contrôle par ligne L'option Utiliser un statut de contrôle (approuvé/refusé) pour les lignes de produits lors de la réception est disponible, mais elle est incompatible avec le module Réception activé. Attributs supplémentaires Même principe que pour les modules précédents.

Configuration des Contrats

Vous trouverez le module Contrats dans la famille Gestion de la relation client (GRC).

Figure

Figure 8.4 – Configuration du module Contrats

Modèles de numérotation

Mêmes balises de masque que pour les modules précédents. Autres options : mention complémentaire sur les contrats (sans coupure automatique). Attributs supplémentaires : même principe.

Configuration des Interventions

Vous trouverez le module Interventions dans la famille Gestion de la relation client (GRC).

Figure

Figure 8.5 – Configuration du module Interventions

Modèles de numérotation

Modèles de documents Le modèle Soleil est le modèle de fiche d'intervention standard. Si le module UltimatePDF est installé, activez ultimate_inter. Autres options

Attributs supplémentaires : même principe.

Configuration du Gestionnaire de tickets

Vous trouverez le module Gestionnaire de tickets dans la famille Gestion de la relation client (GRC).

Figure

Figure 8.6 – Configuration du module Tickets

Modèles de numérotation

Mêmes balises de masque que pour les modules précédents. Paramètres

Notifications

Interface publique Dans l'onglet Interface publique, une URL publique (sans identification) permet aux utilisateurs externes de soumettre des tickets.

Figure

Figure 8.7 – Interface publique des tickets

Attributs supplémentaires : même principe que pour les modules précédents.

Configuration des Demandes de tarifs fournisseur

Vous trouverez le module Demandes de tarifs fournisseur dans la famille Gestion de la relation fournisseur (SRM).

Figure

Figure 8.8 – Configuration du module Demandes de tarifs

Modèles de documents Le modèle Aurore est disponible par défaut. Si le module UltimatePDF est installé, activez ultimate_supplierproposal. Autres options

Figure

Figure 8.9 – Options du module Demandes de tarifs

Vous pouvez ajouter une mention complémentaire sur les demandes de tarifs fournisseurs (sans coupure automatique de ligne).

8.2 Propositions commerciales

Créer une nouvelle proposition

Sous le chapeau Propositions commerciales, cliquez sur le lien Nouvelle proposition. Le champ Référence est incrémenté et renseigné automatiquement selon le modèle de numérotation configuré. Vous pouvez ajouter une référence libre (non obligatoire). Sélectionnez le Tiers (client) dans la liste — obligatoire. Les champs obligatoires sont la date de proposition et la durée de validité. Les champs agrémentés d'une icône ⓘ renvoient à des listes déroulantes modifiables dans Accueil > Configuration > Dictionnaires. Cliquez sur Créer brouillon, ajoutez vos lignes (produits/services), puis validez.

Figure

Figure 8.10 – Formulaire de création d'une nouvelle proposition commerciale

Clôturer une proposition

Cliquez sur le bouton Accepter/Refuser. Dans la liste déroulante Clôturer au statut, choisissez :

Figure

Figure 8.11 – Clôture d'une proposition commerciale

Astuce : Pour le cycle habituel Propale → Commande → Facture, activez le module Workflow (Configuration des modules > Modules complémentaires > Outils multi-modules), puis activez les options :

Après validation (passage à « Signée à facturer »), la liste déroulante CRÉER permet de générer : CRÉER COMMANDE, CRÉER INTERVENTION, CRÉER CONTRAT, CRÉER FACTURE.

Créer une facture

Dans le cas du choix Signée (à facturer), cliquez sur le bouton CRÉER FACTURE.

Figure

Figure 8.12 – Création d'une facture depuis une proposition

Options cachées :

Ces constantes sont à définir à 1 dans Accueil > Configuration > Divers. Leur activation peut rendre l'application instable si mal utilisée.

Constante

Effet

PROPAL_CLONE_ON_CREATE_PAGE

Ajoute une option sur la page de création pour créer par clonage depuis une propale existante

MAIN_PROPAL_CHOOSE_ODT_DOCUMENT

Permet de sélectionner le document ODT lors de la fermeture ou annulation des propositions

MAIN_GENERATE_PROPOSALS_WITH_PICTURE

Ajoute l'image du produit dans le PDF généré (réduit la largeur disponible pour la description)

PRODUIT_PDF_MERGE_PROPAL

Inclut tous les PDF liés aux produits dans le PDF final de la proposition

PROPOSAL_ALLOW_EXTERNAL_DOWNLOAD

Génère automatiquement une clé de partage pour téléchargement externe du PDF

MAIN_PDF_PROPAL_USE_ELECTRONIC_SIGNING

Ajoute le champ de signature électronique (esign) dans les PDF de propositions (v8.0+)

Cas concrets 1 :

Affectation d'un commercial à un tiers Si un commercial avec accès restreint doit pouvoir voir un tiers et accéder à son devis, rendez-vous sur la fiche du tiers, cliquez sur l'icône Modifier (crayon) sur la ligne Commerciaux, et ajoutez l'utilisateur concerné. Son nom vient s'ajouter à celui de l'administrateur dans la liste des commerciaux habilités. Lignes d'options à prix affiché mais non comptabilisé Pour faire apparaître le mot option dans la colonne Total HT, mettez une quantité à 0. La ligne affiche le tarif mais son montant ne s'ajoute pas au total de la proposition.

Cas concrets 2 — Signature électronique en ligne

Voici comment réaliser un modèle de courriel comprenant un lien de signature en ligne. Étape 1 — Créer le modèle d'email Dans Emails > Modèles des courriels, créez un nouveau modèle de type Propositions/Devis :

Figure

Figure 8.13 – Paramétrage du modèle d'email avec signature en ligne

Étape 2 — Envoyer l'email depuis la fiche devis Depuis la page du devis, récupérez ce modèle. Toutes les variables de remplacement sont automatiquement substituées.

Figure

Figure 8.14 – Variables de remplacement dans le modèle d'email

Figure

Figure 8.15 – Email envoyé avec les variables résolues

Le mail arrive chez le client avec le lien de signature électronique.

Figure

Figure 8.16 – Email reçu par le client avec lien de signature

Étape 3 — Le client signe en ligne Le client clique sur le lien et accède à la page de signature :

Figure

Figure 8.17 – Page de signature accessible par le lien

Pour recevoir une notification lors de la signature, activez le module Notifications sur les événements métiers et configurez-le pour lier la notification au modèle de mail (renseignez une adresse email destinataire).

Figure

Figure 8.18 – Configuration des notifications

Le client signe la proposition :

Figure

Figure 8.19 – Client en train de signer la proposition

Et vous recevez la confirmation :

ex6.png

Figure 8.20 – Confirmation de signature reçue

8.3 Commandes clients

Cycle de vie

Une commande client suit le cycle de vie suivant : Avec le module Expéditions activé : Brouillon → Validée → Expédition en cours → Livrée → Traitée (Livrée + Facturée) Sans le module Expéditions : Brouillon → Validée → Livrée → Traitée (Livrée + Facturée)

Note : Le statut À facturer n'est pas un statut spécifique du workflow. Il équivaut au statut Validée ou Livrée selon votre organisation, la création de la facture pouvant intervenir avant ou après la livraison.

Une fois validée, si le module Expéditions est actif, vous pouvez générer un ou plusieurs bons d'expédition et/ou bordereaux de réception. Vous pouvez aussi créer une ou plusieurs factures clients depuis la commande. Cliquer sur Classer facturée + Classer livrée passe la commande au statut Traitée (fin du cycle de vie) : elle disparaît du menu Commandes livrées et apparaît dans Commandes Traitées.

Créer une nouvelle commande client

Sous le chapeau Commandes clients, cliquez sur Nouvelle commande. La référence est incrémentée automatiquement.

Une commande peut également être créée directement depuis une proposition commerciale (les champs sont préremplis). Cliquez sur Créer brouillon, ajoutez vos lignes, puis validez. Une fois validée, la liste déroulante CRÉER propose : CRÉER COMMANDE D'ACHAT, CRÉER INTERVENTION, CRÉER CONTRAT, CRÉER FACTURE.

Figure

Figure 8.21 – Formulaire de création d'une nouvelle commande client

Expédition / Réception

Avertissement : Vous devez d'abord valider la commande pour pouvoir créer une expédition.

Dans la fiche commande client, passez sur l'onglet Expéditions / Bons de réceptions.

Figure

Figure 8.22 – Onglet Expéditions dans la fiche commande

Choisissez l'entrepôt source dans la liste déroulante et cliquez sur CRÉER EXPÉDITION.

Figure

Figure 8.23 – Formulaire de création d'une expédition

Renseignez la date de livraison prévue, les informations de livraison (poids, largeur…), la méthode de livraison et un numéro de suivi. La quantité à expédier est renseignée automatiquement (les liens Remplir et Vider permettent d'ajuster). Cliquez sur Créer. Une fois la fiche d'expédition validée, le bouton Bon de réception apparaît (si le module est activé).

Figure

Figure 8.24 – Fiche expédition créée

Vous pouvez utiliser le bouton SIGN SHIPPING pour la signature de l'expédition.

Figure

Figure 8.25 – Bouton Sign Shipping sur la fiche expédition

Figure

Figure 8.26 – Bon de réception associé

Figure

Figure 8.27 – Suite de la fiche expédition

Options cachées

Ces constantes sont à définir à 1 dans Accueil > Configuration > Divers :

Figure

Figure 8.28 – Options cachées commandes (1/3)

Figure

Figure 8.29 – Options cachées commandes (2/3)

Figure

Figure 8.30 – Options cachées commandes (3/3)

Constante

Effet

ORDER_ALLOW_EXTERNAL_DOWNLOAD

Génère automatiquement une clé de partage pour téléchargement externe du PDF

MAIN_USE_PROPAL_REFCLIENT_FOR_ORDER

Copie la référence client de la proposition à la commande (v7.0+)

ORDER_ENABLE_NEGATIVE

Permet de valider une commande même lorsque le montant est négatif

8.4 Commandes fournisseurs

Une fois les produits ou services d'une commande reçus, il faut retourner sur la fiche commande pour saisir la réception. Le statut passe alors à reçu partiellement ou reçu complètement selon les informations saisies.

Créer une nouvelle commande fournisseur

Sous le chapeau Commandes fournisseurs, cliquez sur Nouvelle commande. La référence est incrémentée automatiquement.

Note : Seuls les produits rattachés à ce fournisseur sont disponibles dans la liste déroulante Ajout nouvelle ligne. Pour ajouter un nouveau produit, créez-le dans Produits/Services, puis dans l'onglet Fournisseur de la fiche produit, indiquez le prix et la quantité minimum pour ce fournisseur.

Cliquez sur Créer brouillon, ajoutez vos lignes. Une fois validée, la commande doit être acceptée ou refusée par un responsable. Si acceptée, le bloc Passer commande apparaît : renseignez une méthode de commande et passez commande — le statut devient Attente réception. Un bloc Réceptionner remplace alors le bloc Passer commande.

Réceptionner une commande fournisseur

Dans le bloc Réceptionner, renseignez la date de livraison, choisissez l'option dans le champ Livraison (Totale/Partielle), ajoutez un commentaire si besoin, et cliquez sur Réceptionner. L'option Totale fait disparaître le bloc ; un bouton Réouvrir apparaît alors.

Supprimer une commande fournisseur

Une commande ne peut être supprimée que si elle est à l'état brouillon. Une fois validée, elle peut seulement être annulée.

Avertissement Une commande supprimée ne peut pas être récupérée.

Modifier une commande fournisseur

Une commande ne peut être modifiée que si elle est à l'état brouillon.

Options cachées

Constante

Effet

FOURN_PRODUCT_AVAILABILITY

Active la disponibilité des produits fournisseur sur la page des prix (doublonne delivery_delay, introduit en v3.8)

SUPPLIER_ORDER_AUTOADD_USER_CONTACT

Ajoute automatiquement l'utilisateur approuvant la commande en tant que contact

SUPPLIER_ORDER_USE_DISPATCH_STATUS

Ajoute un statut sur chaque ligne d'expédition de commande

SUPPLIER_ORDER_NO_DIRECT_APPROVE

Supprime le bouton « Valider et Approuver » — oblige à faire Valider et Approuver en deux étapes séparées

SUPPLIER_ORDER_WITH_NOPRICEDEFINED

Permet d'ajouter un produit même si aucun prix fournisseur n'a été défini

SUPPLIER_ORDER_EDIT_BUYINGPRICE_DURING_RECEIPT

Permet de modifier le prix d'achat pour le calcul PMP lors de la réception (v6.0+)

8.5 Contrats

Créer un nouveau contrat

Les contrats consignent les services clientèle assurés pour les clients. Vous pouvez créer des contrats pour des clients existants et spécifier le type de service et les conditions applicables. Dans le menu de gauche, sous Contrat, cliquez sur Nouveau contrat. Renseignez :

Cliquez sur Créer. Ajoutez une ou plusieurs lignes de services (zone libre ou liste des services) avec une date prévue de mise en service et une date prévue de fin de service. Le bouton SERVICES permet d'activer tous les services ou de clôturer tous les services en une seule action.

Figure

Figure 8.31 – Formulaire de création d'un nouveau contrat

Clôturer un service

Utilisez l'icône en fin de ligne du service, choisissez une date effective de fin de service et cliquez sur Clôturer. Le statut du service et de la fiche de contrat passent à Fermé.

Options cachées

Constante

Effet

CONTRACT_SUPPORT_PRODUCTS

Les produits sont également suggérés dans le module contrat (en plus des services)

8.6 Interventions

Créer une nouvelle intervention

Dans le menu de gauche, cliquez sur Interventions > Nouvelle intervention. Choisissez un tiers dans la liste déroulante. Vous pouvez rattacher l'intervention à un projet et renseigner une description. Cliquez sur Créer brouillon. Renseignez ensuite les lignes d'intervention : description, date, heure et durée. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes — le champ Durée totale s'incrémente automatiquement. Un contrat peut être rattaché à l'intervention.

Figure

Figure 8.32 – Formulaire de création d'une nouvelle intervention

Modifier une intervention

Cliquez sur le pictogramme Modifier sur la ligne d'intervention pour l'éditer.

Supprimer une intervention

Cliquez sur le pictogramme Supprimer sur la ligne d'intervention pour la supprimer.

Options cachées

Constante

Effet

FICHEINTER_CLASSIFY_BILLED

Permet de classer une intervention comme « facturée » — ajoute aussi le trigger FICHINTER_CLASSIFY_BILLED dans les événements automatiques de l'agenda

FICHINTER_DISABLE_DETAILS

Désactive la saisie des lignes de détail — permet de valider sans ligne

8.7 Tickets

Créer un nouveau ticket

Figure

Figure 8.33 – Formulaire de création d'un nouveau ticket

Une fois le ticket créé, sa fiche s'affiche avec toutes les informations renseignées et les actions disponibles.

Figure

Figure 8.34 – Fiche d'un ticket créé

Utiliser un ticket

Depuis la fiche ticket, plusieurs actions sont disponibles : Ajouter un message Cliquez sur le bouton AJOUTER UN MESSAGE pour un premier contact avec le client ou pour documenter l'avancement.

Figure

Figure 8.35 – Ajout d'un message sur le ticket

Actions disponibles

ex7.png

Figure 8.36 – Boutons d'action sur la fiche ticket

8.8 Demandes de tarifs fournisseurs

Créer une nouvelle demande de prix

Dans le menu de gauche, cliquez sur Propositions commerciales fournisseurs > Nouvelle demande. Choisissez un fournisseur dans la liste déroulante et cliquez sur Créer brouillon. Ajoutez les lignes de produits/services pour lesquels vous souhaitez demander un tarif, puis validez et envoyez la demande au fournisseur.

Figure

Figure 8.37 – Formulaire de création d’une demande de tarifs fournisseur