14. OUTILS

14.1 Introduction
L’onglet Outils regroupe des outils multi-modules : 
 EMailings — envoi d’emails en masse à tout ou partie de vos clients, fournisseurs, prospects, adhérents, utilisateurs… Export de données — assistant d’export vers CSV, TSV ou Excel Import de données — assistant d’import depuis CSV, TSV ou Excel GED — Gestion Électronique de Documents 
 Configuration du module EMailings 
 Le module se trouve dans la famille Interface avec des systèmes externes. La page de configuration permet de paramétrer : 
 Adresse Email de l’émetteur (From) Adresse Email de retour (Errors-to) — importante pour éviter d’être blacklisté Tracker d’accusé de lecture et lien de désinscription — activez le bouton on/off et renseignez la clef de sécurité (remplie automatiquement) 
 Les constantes de substitution __CHECK_READ__ et __UNSUBSCRIBE__ sont alors disponibles dans vos modèles de mails. 
 Figure 14.1 – Configuration du module EMailings 
 
 Configuration de l’envoi des mails (Accueil > Configuration > Emails) Cette page permet de remplacer les paramètres PHP liés à l’envoi de mails. Par défaut, la fonction PHP mail est utilisée. 
 Astuce : La méthode d’envoi SMTP socket library est recommandée : elle évite les problèmes de compatibilité avec certains serveurs de réception (ex. Orange). Pour les systèmes Linux/BSD avec sendmail, ajoutez mail.force_extra_parameters = -ba dans php.ini si des mails ne sont pas reçus, ou définissez la constante MAIN_FIX_FOR_BUGGED_MTA à 1. 
 Figure 14.2 – Test de disponibilité du serveur SMTP 
 
 Configuration du module Export de données 
 Le module se trouve dans la famille Outils multi-modules. 
 Figure 14.3 – Configuration du module Export 
 
 Configuration du module Import de données 
 Le module se trouve dans la famille Outils multi-modules. 
 Figure 14.4 – Configuration du module Import — étape 1 
 
 Figure 14.5 – Configuration du module Import — étape 2

14.2 EMailings
Créer un nouvel emailing 
 Les fonctions de mailing sont accessibles depuis le menu Outils. Dans le menu de gauche, sous EMailings, choisissez Nouvel emailing. 
 Figure 14.6 – Formulaire de création d’un emailing 
 
 Renseignez : 
 Description — titre qui apparaîtra dans la liste des emailings (ex. Renouvellement cotisation) De et Errors-to — pré-remplis si vous avez configuré les adresses dans l’administration Sujet du mail Couleur de fond — personnalisable via l’outil Color Picker Contenu de l’email — rédigez avec l’éditeur CKEditor en utilisant les variables de substitution (__LASTNAME__ pour le Nom, __FIRSTNAME__ pour le Prénom, etc.) 
 Cliquez sur Créer emailing. 
 Figure 14.7 – Choix des destinataires 
 
 Allez ensuite sur l’onglet Destinataires et cliquez sur les boutons Ajouter des listes prédéfinies. Exemple : module Adhérents, filtre validé (non à jour), Date fin adhésion entre deux dates, puis Ajouter. 
 Depuis l’onglet Fiche emailing : 
 Cliquez sur Tester emailing pour un test vers une adresse personnelle Ou cliquez sur Valider emailing puis sur Envoi emailing pour l’envoi en masse 
 Figure 14.8 – Envoi de l’emailing 
 Avertissement : Seul un mail au statut validé peut être envoyé en masse. Pour des raisons de sécurité, l’envoi en masse depuis la ligne de commande est recommandé : php ./scripts/emailings/mailing-send.php 
 Le statut global du mailing et le résultat de l’envoi pour chaque destinataire sont mis à jour et consultables. 
 Modifier un emailing 
 Il est possible de cloner un emailing existant depuis la liste des emailings déjà créés et envoyés. Cliquez sur la référence (lien cliquable) puis sur Cloner. Seuls les emailings non validés sont encore modifiables. Le clone d’un emailing peut lui aussi être modifié. 
 Supprimer un emailing 
 Cliquez sur Supprimer emailing et confirmez. Un emailing peut être supprimé qu’il soit validé ou non. 
 Options cachées 
 Constante Effet
MAILING_LIMIT_SENDBYWEB Nombre de mails à envoyer directement
 sans passer par la ligne de commande
MAIN_MAIL_DEBUG Écrit le contenu et l’en-tête du dernier
 courriel dans dolibarr_mail.log
MAIN_SMS_DEBUG Écrit le contenu des SMS envoyés dans
 dolibarr_sms.log
MAIN_MAIL_ALLOW_SENDMAIL_F Ajoute l’option -f à la commande
 sendmail pour forcer l’expéditeur
MAIN_MAIL_SENDMAIL_FORCE_BA Ajoute le paramètre -ba à sendmail
 pour que le destinataire soit fourni dans
 le contenu du mail
MAIN_MAIL_NO_FULL_EMAIL Nettoie les adresses email au format
 <email> au lieu de Name <email>
MAIN_FIX_FOR_BUGGED_MTA Corrige les problèmes d’agents MTA qui
 ajoutent des CR supplémentaires (utile
 pour Orange, Hotmail…)
MAIN_MAIL_DO_NOT_USE_SIGN N’ajoute pas la signature utilisateur à la
 fin des emails
MAIL_FORCE_DELIVERY_RECEIPT_INVOICE / _ORDER / _PROPAL Force la réception de livraison à « Oui »
 sur le formulaire d’envoi
MAIN_EMAIL_USECCC Affiche le champ BCC dans les
 formulaires d’email
MAIN_MAIL_AUTOCOPY_PROPOSAL_TO / _ORDER_TO / Email à utiliser en BCC lors de l’envoi
_INVOICE_TO d’une proposition, commande ou facture

Constante Effet
MAIN_EMAIL_ADD_TRACK_ID Ajoute un identifiant de suivi dans
 l’en-tête SMTP pour tracer l’origine des
 emails
MAIN_INFO_SOCIETE_MAIL_ALIASES Permet d’utiliser plusieurs identités dans
 l’origine des emails
MAIL_MAX_NB_OF_RECIPIENTS_IN_SAME_EMAIL Limite le nombre de destinataires par
 message (défaut : 10)
MAIN_MAIL_FORCE_CONTENT_TYPE_TO_HTML Force tous les emails en format HTML
MAIN_MAIL_ADD_INLINE_IMAGES_IF_IN_MEDIAS Remplace les images stockées dans
 /medias par des images inline dans les
 emails (attention au risque SPAM)
MAIN_COPY_FILE_IN_EVENT_AUTO Ajoute le document en pièce jointe sur
 les événements générés automatiquement
 (v6.0+)
MAIN_EXTERNAL_SMTP_CLIENT_IP_ADDRESS Adresse IP publique du serveur, affichée
 dans l’aide de configuration
MAIN_MAIL_ENABLED_USER_DEST_SELECT Affiche également les utilisateurs
 internes dans la liste des destinataires
 (v8.0+)
MAIN_EMAIL_SUPPORT_ACK Restaure la case à cocher accusé de
 lecture (fonctionnalité abandonnée) 
 Constantes de substitution 
 Figure 14.9 – Liste des constantes de substitution disponibles 
 
 Constante Valeur substituée
__USER_SIGNATURE__ Signature de l’utilisateur expéditeur
__USER_ID__ Identifiant de l’utilisateur
__USER_LOGIN__ Login de l’utilisateur
__USER_LASTNAME__ Nom de l’utilisateur
__USER_FIRSTNAME__ Prénom de l’utilisateur
__USER_FULLNAME__ Nom complet de l’utilisateur
__MYCOMPANY_NAME__ Nom de votre société
__MYCOMPANY_EMAIL__ Email de votre société
__MYCOMPANY_FULLADDRESS__ Adresse complète de votre société
__DAY__ / __DAY_TEXT__ Jour (numérique / texte)
__MONTH__ / __MONTH_TEXT__ Mois (numérique / texte)
__YEAR__ Année
__PREVIOUS_DAY__ / Jour/mois/année précédent
__PREVIOUS_MONTH__ /
__PREVIOUS_YEAR__
__NEXT_DAY__ / __NEXT_MONTH__ / Jour/mois/année suivant
__NEXT_YEAR__

Constante Valeur substituée
__DOL_MAIN_URL_ROOT__ URL racine de Dolibarr
__(AnyTranslationKey)__ Traduction de la clé
__[AnyConstantKey]__ Valeur de la constante
__ID__ Identifiant de l’enregistrement
__EMAIL__ Email du destinataire
__LASTNAME__ / __FIRSTNAME__ Nom / Prénom du destinataire
__CHECK_READ__ Lien de suivi d’ouverture de l’email
__UNSUBSCRIBE__ Lien de désinscription
__ONLINE_SIGN_URL__ Lien de signature en ligne d’une proposition commerciale

14.3 Assistant export
Créer un nouvel export 
 Allez dans Outils > Assistant export > Nouvel export. 
 Étape 1 — Choisir le lot de données Sélectionnez le module et le type de données à exporter (ex. module Tiers → sociétés/institutions/particuliers et attributs). Cliquez sur l’icône en bout de ligne pour passer à l’étape suivante. 
 Figure 14.10 – Étape 1 — Choix du lot de données 
 
 Étape 2 — Choisir les champs Choisissez les champs à exporter ou sélectionnez un profil d’export prédéfini. Cliquez sur Tout pour déplacer tous les champs dans la colonne Champs à exporter. Saisissez des valeurs de filtre si nécessaire. 
 Figure 14.11 – Étape 2 — Sélection des champs 
 
 Étape 3 — Trier et enregistrer Triez l’ordre des champs à exporter. Si vous avez fait des réglages particuliers, enregistrez le profil d’export pour le réutiliser ultérieurement. 
 Figure 14.12 – Étape 3 — Tri et enregistrement du profil 
 
 Étape 4 — Générer le fichier Sélectionnez le format d’export dans la liste déroulante et cliquez sur Générer : 
 CSV ou TSV (fichier texte) Excel 2007 ou Excel 95 (format Excel natif) 
 Figure 14.13 – Étape 4 — Génération du fichier export 
 
 Options cachées 
 Constante Effet
EXPORT_CSV_SEPARATOR_TO_USE Délimiteur CSV (défaut : ,). Ex.
 EXPORT_CSV_SEPARATOR_TO_USE=;
EXPORT_CSV_FORCE_CHARSET Encodage du fichier CSV (défaut :
 UTF-8). Ex.
 EXPORT_CSV_FORCE_CHARSET=ISO-8859-1
EXPORTTOOL_CATEGORIES Permet d’exporter des catégories
 (plusieurs lignes) dans une colonne avec
 le profil d’exportation produit
USE_STRICT_CSV_RULES Utilise le format CSV strict : ne
 remplace pas CR+LF par \n mais les
 cite avec le caractère d’échappement
 CSV "

14.4 Assistant import
Créer un nouvel import 
 Allez dans Outils > Assistant import > Nouvel import. Étape 1 — Choisir le lot de données 
 Sélectionnez le module à importer (ex. Tiers) et cliquez sur l’icône Nouvel import. 
 Figure 14.14 – Étape 1 — Choix du lot de données à importer 
 
 Étape 2 — Choisir le format Cliquez sur le pictogramme en fin de ligne pour sélectionner le format de fichier à importer. 
 Astuce : Téléchargez un exemple vierge en cliquant sur Télécharger un exemple vierge de fichier pour créer votre fichier d’import dans le bon format. 
 Figure 14.15 – Étape 2 — Choix du format de fichier 
 
 Étape 3 — Envoyer le fichier Choisissez le fichier sur votre ordinateur et cliquez sur Ajouter pour l’envoyer sur Dolibarr. Cliquez ensuite sur le pictogramme en fin de ligne. 
 Figure 14.16 – Étape 3 — Envoi du fichier 
 
 Étape 4 — Mapper les champs La colonne de gauche affiche les champs du fichier importé ; la colonne de droite affiche les champs Dolibarr. Déplacez les champs par drag and drop (en saisissant la flèche) pour aligner chaque champ du fichier avec le champ Dolibarr correspondant. Les champs à ne pas importer doivent être déplacés sous la ligne Champs du fichier source non importé. 
 Astuce : Si un champ du fichier ne correspond à aucun champ Dolibarr, utilisez la ligne Aucun champ en face. En passant la souris sur le point d’interrogation en fin de ligne, vous obtenez les informations sur les valeurs attendues, contraintes et exemples. 
 Figure 14.17 – Étape 4 — Correspondance des champs 
 
 Étape 5 — Simulation puis import Cochez ou décochez Ne pas importer la première ligne du fichier source (si elle contient les en-têtes), puis cliquez sur Lancer la simulation de l’import. La simulation tente d’insérer en base en annulant toutes les opérations à la fin. Un rapport des erreurs est affiché. 
 Avertissement : Les erreurs lors de la simulation proviennent souvent de la première ligne si celle-ci correspond aux intitulés des champs. Décochez l’import de la première ligne dans ce cas. 
 Si aucune erreur n’est détectée, cliquez sur Lancer import final (définitif). Les données importées s’ajoutent aux données existantes. 
 Figure 14.18 – Étape 5 — Simulation de l’import 
 
 Figure 14.19 – Résultat de la simulation 
 
 Figure 14.20 – Résultat de l’import final 
 
 Astuce : Pays : pensez à ajouter une colonne pays avec la valeur 1 (France) car l’import ne met pas de pays par défaut. Traçabilité : toutes les données importées reçoivent le champ import_key avec la date de l’import. En cas de problème, retrouvez facilement les lignes dans votre éditeur SQL. 
 Options cachées 
 Figure 14.21 – Options cachées de l’import 
 
 Constante Effet
IMPORT_CSV_SEPARATOR_TO_USE Délimiteur CSV (défaut : ,). Ex.
 IMPORT_CSV_SEPARATOR_TO_USE=;
IMPORT_CSV_FORCE_CHARSET Encodage du fichier CSV (défaut :
 UTF-8). Ex.
 IMPORT_CSV_FORCE_CHARSET=ISO-8859-1

14.5 Gestion Électronique de Documents (GED)
L’espace GED permet de stocker, partager et rechercher rapidement tout type de documents dans Dolibarr. Activez le module depuis Accueil > Configuration > Modules. Trois types de répertoires coexistent : 
 Répertoires manuels 
 Les répertoires manuels permettent d’enregistrer des documents avec une organisation libre de l’arborescence. 
 Figure 14.22 – Répertoires manuels — vue 1 
 
 Figure 14.23 – Répertoires manuels — vue 2 
 
 Répertoires automatiques 
 Les répertoires automatiques sont remplis automatiquement lors de l’ajout de documents depuis la fiche d’un élément (tiers, facture, commande…). Activez d’abord la fonctionnalité dans la configuration du module. 
 Figure 14.24 – Répertoires automatiques 
 
 Répertoires publics 
 Les répertoires publics sont des fichiers situés dans le sous-répertoire /medias du répertoire des documents. Ils sont lisibles par tous sans connexion et sans partage explicite. Ils servent notamment à stocker des images pour le module emailing ou les pages web. 
 Figure 14.25 – Répertoires publics 
 
 Astuce : Icônes Octicons : vous pouvez utiliser les icônes Octicons au format SVG dans vos modèles de mails ou vos pages web. Dans Configuration > Emails > Modèles des courriels, éditez un modèle, cliquez sur l’icône image dans l’éditeur, puis sur Parcourir le serveur → dossier octicons → choisissez une icône. 
 Figure 14.26 – Octicons disponibles dans la GED — vue 1 
 
 Figure 14.27 – Octicons disponibles dans la GED — vue 2