08. COMMERCE

8.1 Introduction

L’onglet Commerce regroupe les modules suivants :

Ces modules sont livrés en standard avec la distribution de Dolibarr et sont déjà installés.

Configuration des Propositions commerciales

Vous trouverez le module Propositions commerciales dans la famille Gestion de la relation client (GRC). Le pictogramme d’état doit être vert pour signifier son activation ; le pictogramme suivant, en fin de ligne, permet d’accéder à la page de paramétrage spécifique.

Figure 8.1 – Configuration du module Propositions commerciales

Modèles de numérotation Choisissez le modèle de numérotation pour vos propositions commerciales :

Les balises disponibles dans le masque :

Balise                                     Description
{000000}                                   Compteur incrémenté à chaque propale (autant de zéros que la
                                           longueur souhaitée)
{000000+000}                               Idem avec un offset appliqué dès la première propale
{000000@x}                                 Idem avec remise à zéro le xème mois (x=0 = mois fiscal, x=99 =
                                           chaque mois)
{dd}                                       Jour (01 à 31)
{mm}                                       Mois (01 à 12)
{yy} / {yyyy} / {y}                        Année sur 2, 4 ou 1 chiffre(s)
{cccc}                                     Code client sur n lettres
{cccc000}                                  Code client suivi d’un compteur propre au client
{tttt}                                     Code type entreprise sur n caractères

Tout autre caractère dans le masque est laissé inchangé. Les espaces ne sont pas permis, les / le sont. Exemples pour la 99ème propale du tiers LaCompanie faite le 31/03/2021 :

Modèles de documents Activez le modèle souhaité (le bouton doit passer au vert). Tous les modèles activés apparaîtront dans la liste déroulante lors de la création d’une propale. Vous pouvez créer des modèles ODT (OpenOffice, KOffice, TextEdit…). Si le module UltimatePDF est installé, activez son modèle : ultimate_propal. Autres options

Chemin d’accès aux documents Le chemin (au sens UNIX) des documents est du type : /home/httpd/vhosts/domaine.fr/domains/compta.domaine.fr/doc Attributs supplémentaires Dans l’onglet Attributs supplémentaires, définissez les champs additionnels à gérer sur les propositions com- merciales. Les types disponibles sont identiques à ceux décrits dans le chapitre Tiers (22 types : chaîne, texte long, HTML, numérique entier, décimal, date, date+heure, durée, booléen, prix, prix avec devise, téléphone, email, URL, IP, mot de passe, radio bouton, liste de sélection, liste issue d’une table, liste multi-choix, liste multi-choix issue d’une table, lien vers un objet, séparateur, étoiles). Dans l’onglet Attributs supplémentaires (lignes), définissez les champs additionnels sur les lignes des propo- sitions. Exemple : un attribut Liste de sélection nommé « Au choix » avec le code choix ajoutera une ligne de sélection sous chaque ligne de la propale.

Configuration des Commandes clients

Vous trouverez le module Commandes clients dans la famille Gestion de la relation client (GRC).

Figure 8.2 – Configuration du module Commandes clients

Modèles de numérotation

Modèles de documents Le modèle facture proforma est disponible ici. Si le module UltimatePDF est installé, activez ultimate_order. Autres options

Attributs supplémentaires Même principe que pour les propositions commerciales (attributs sur l’entête et sur les lignes).

Configuration des Commandes fournisseurs

Vous trouverez le module Fournisseur dans la famille Gestion de la relation fournisseur (GRF).

Figure 8.3 – Configuration du module Fournisseur

Onglet Commande fournisseur — Modèles de numérotation

Modèles de documents Si le module UltimatePDF est installé, activez ultimate_supplierorder. Autres options — Variables de substitution Une mention complémentaire peut être ajoutée sur les commandes fournisseurs. Les variables de substitution suivantes sont disponibles dans les modèles d’emails :

__USER_SIGNATURE__          __USER_ID__                           __USER_LOGIN__
__USER_LASTNAME__           __USER_FIRSTNAME__                    __USER_FULLNAME__
__USER_SUPERVISOR_ID__      __USER_REMOTE_IP__
__MYCOMPANY_NAME__          __MYCOMPANY_EMAIL__
__MYCOMPANY_PROFID1__ à __MYCOMPANY_PROFID6__
__MYCOMPANY_CAPITAL__       __MYCOMPANY_FULLADDRESS__
__MYCOMPANY_ADDRESS__       __MYCOMPANY_ZIP__                     __MYCOMPANY_TOWN__
__MYCOMPANY_COUNTRY__       __MYCOMPANY_COUNTRY_ID__              __MYCOMPANY_CURRENCY_CODE__
__ID__                      __REF__                               __REFCLIENT__
__REFSUPPLIER__              __EXTRAFIELD_XXX__
__THIRDPARTY_ID__            __THIRDPARTY_NAME__         __THIRDPARTY_NAME_ALIAS__
__THIRDPARTY_EMAIL__
__PROJECT_ID__               __PROJECT_REF__             __PROJECT_NAME__
__CONTRACT_HIGHEST_PLANNED_START_DATE__
__CONTRACT_HIGHEST_PLANNED_START_DATETIME__
__CONTRACT_LOWEST_EXPIRATION_DATE__
__CONTRACT_LOWEST_EXPIRATION_DATETIME__
__ONLINE_PAYMENT_URL__       __ONLINE_PAYMENT_TEXT_AND_URL__
__SECUREKEYPAYMENT__         __SECUREKEYPAYMENT_MEMBER__
__SECUREKEYPAYMENT_ORDER__ __SECUREKEYPAYMENT_INVOICE__
__SECUREKEYPAYMENT_CONTRACTLINE__
__DIRECTDOWNLOAD_URL_PROPOSAL__
__DIRECTDOWNLOAD_URL_ORDER__
__DIRECTDOWNLOAD_URL_INVOICE__
__DATE_YMD__                 __DATE_DUE_YMD__
__AMOUNT__                   __AMOUNT_EXCL_TAX__         __AMOUNT_VAT__
__AMOUNT_FORMATED__          __AMOUNT_EXCL_TAX_FORMATED__ __AMOUNT_VAT_FORMATED__
__DAY__    __DAY_TEXT__    __DAY_TEXT_SHORT__     __DAY_TEXT_MIN__
__MONTH__ __MONTH_TEXT__ __MONTH_TEXT_SHORT__ __MONTH_TEXT_MIN__
__YEAR__   __PREVIOUS_DAY__ __PREVIOUS_MONTH__ __PREVIOUS_YEAR__
__NEXT_DAY__ __NEXT_MONTH__ __NEXT_YEAR__
__DOL_MAIN_URL_ROOT__        __(AnyTranslationKey)__    __[AnyConstantKey]__
__FROM_NAME__                __FROM_EMAIL__

Approbation en trois étapes Par défaut, les commandes fournisseurs nécessitent deux étapes (créer + approuver). L’option Activer l’ap- probation en trois étapes si le montant HT est supérieur à (valeur) ajoute une troisième validation :

Laissez le champ vide pour n’exiger qu’une seule approbation ; mettez 0.1 pour que la double approbation soit toujours exigée. N’oubliez pas de donner les permissions aux groupes ou utilisateurs concernés. Statut de contrôle par ligne L’option Utiliser un statut de contrôle (approuvé/refusé) pour les lignes de produits lors de la réception est disponible, mais elle est incompatible avec le module Réception activé. Attributs supplémentaires Même principe que pour les modules précédents.

Configuration des Contrats

Vous trouverez le module Contrats dans la famille Gestion de la relation client (GRC).

Figure 8.4 – Configuration du module Contrats

Modèles de numérotation

Mêmes balises de masque que pour les modules précédents. Autres options : mention complémentaire sur les contrats (sans coupure automatique). Attributs supplémentaires : même principe.

Configuration des Interventions

Vous trouverez le module Interventions dans la famille Gestion de la relation client (GRC).

Figure 8.5 – Configuration du module Interventions

Modèles de numérotation

Modèles de documents Le modèle Soleil est le modèle de fiche d’intervention standard. Si le module UltimatePDF est installé, activez ultimate_inter. Autres options

Attributs supplémentaires : même principe.

Configuration du Gestionnaire de tickets

Vous trouverez le module Gestionnaire de tickets dans la famille Gestion de la relation client (GRC).

Figure 8.6 – Configuration du module Tickets

Modèles de numérotation

Mêmes balises de masque que pour les modules précédents. Paramètres

Notifications

Interface publique Dans l’onglet Interface publique, une URL publique (sans identification) permet aux utilisateurs externes de soumettre des tickets.

Figure 8.7 – Interface publique des tickets

Attributs supplémentaires : même principe que pour les modules précédents.

Configuration des Demandes de tarifs fournisseur

Vous trouverez le module Demandes de tarifs fournisseur dans la famille Gestion de la relation fournisseur (SRM).

Figure 8.8 – Configuration du module Demandes de tarifs

Modèles de documents Le modèle Aurore est disponible par défaut. Si le module UltimatePDF est installé, activez ultimate_supplierproposal. Autres options

Figure 8.9 – Options du module Demandes de tarifs

Vous pouvez ajouter une mention complémentaire sur les demandes de tarifs fournisseurs (sans coupure automatique de ligne).

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8.2 Propositions commerciales

Créer une nouvelle proposition

Sous le chapeau Propositions commerciales, cliquez sur le lien Nouvelle proposition. Le champ Référence est incrémenté et renseigné automatiquement selon le modèle de numérotation configuré. Vous pouvez ajouter une référence libre (non obligatoire). Sélectionnez le Tiers (client) dans la liste — obligatoire. Les champs obligatoires sont la date de proposition et la durée de validité. Les champs agrémentés d’une icône ? renvoient à des listes déroulantes modifiables dans Accueil > Configu- ration > Dictionnaires. Cliquez sur Créer brouillon, ajoutez vos lignes (produits/services), puis validez.

Figure 8.10 – Formulaire de création d’une nouvelle proposition commerciale

Clôturer une proposition

Cliquez sur le bouton Accepter/Refuser. Dans la liste déroulante Clôturer au statut, choisissez :

Figure 8.11 – Clôture d’une proposition commerciale

Astuce

Pour le cycle habituel Propale → Commande → Facture, activez le module Workflow (Configu- ration des modules > Modules complémentaires > Outils multi-modules), puis activez les options :

Après validation (passage à « Signée à facturer »), la liste déroulante CRÉER permet de générer : CRÉER COMMANDE, CRÉER INTERVENTION, CRÉER CONTRAT, CRÉER FACTURE.

Créer une facture

Dans le cas du choix Signée (à facturer), cliquez sur le bouton CRÉER FACTURE.

Figure 8.12 – Création d’une facture depuis une proposition

Options cachées

Ces constantes sont à définir à 1 dans Accueil > Configuration > Divers. Leur activation peut rendre l’ap- plication instable si mal utilisée.

Constante                                                        Effet
PROPAL_CLONE_ON_CREATE_PAGE                                      Ajoute une option sur la page de
                                                                 création pour créer par clonage depuis
                                                                 une propale existante
MAIN_PROPAL_CHOOSE_ODT_DOCUMENT                                  Permet de sélectionner le document
                                                                 ODT lors de la fermeture ou annulation
                                                                 des propositions
MAIN_GENERATE_PROPOSALS_WITH_PICTURE                             Ajoute l’image du produit dans le PDF
                                                                 généré (réduit la largeur disponible pour
                                                                 la description)
PRODUIT_PDF_MERGE_PROPAL                                         Inclut tous les PDF liés aux produits
                                                                 dans le PDF final de la proposition
PROPOSAL_ALLOW_EXTERNAL_DOWNLOAD                                 Génère automatiquement une clé de
                                                                 partage pour téléchargement externe du
                                                                 PDF
Constante                                                             Effet
MAIN_PDF_PROPAL_USE_ELECTRONIC_SIGNING                                Ajoute le champ de signature
                                                                      électronique (esign) dans les PDF de
                                                                      propositions (v8.0+)

Cas concrets 1

Affectation d’un commercial à un tiers Si un commercial avec accès restreint doit pouvoir voir un tiers et accéder à son devis, rendez-vous sur la fiche du tiers, cliquez sur l’icône Modifier (crayon) sur la ligne Commerciaux, et ajoutez l’utilisateur concerné. Son nom vient s’ajouter à celui de l’administrateur dans la liste des commerciaux habilités. Lignes d’options à prix affiché mais non comptabilisé Pour faire apparaître le mot option dans la colonne Total HT, mettez une quantité à 0. La ligne affiche le tarif mais son montant ne s’ajoute pas au total de la proposition.

Cas concrets 2 — Signature électronique en ligne

Voici comment réaliser un modèle de courriel comprenant un lien de signature en ligne. Étape 1 — Créer le modèle d’email Dans Emails > Modèles des courriels, créez un nouveau modèle de type Propositions/Devis :

Figure 8.13 – Paramétrage du modèle d’email avec signature en ligne

Étape 2 — Envoyer l’email depuis la fiche devis Depuis la page du devis, récupérez ce modèle. Toutes les variables de remplacement sont automatiquement substituées.

Figure 8.14 – Variables de remplacement dans le modèle d’email

Figure 8.15 – Email envoyé avec les variables résolues

Le mail arrive chez le client avec le lien de signature électronique.

Figure 8.16 – Email reçu par le client avec lien de signature

Étape 3 — Le client signe en ligne Le client clique sur le lien et accède à la page de signature :

Figure 8.17 – Page de signature accessible par le lien

Pour recevoir une notification lors de la signature, activez le module Notifications sur les événements métiers et configurez-le pour lier la notification au modèle de mail (renseignez une adresse email destinataire).

Figure 8.18 – Configuration des notifications

Le client signe la proposition :

Figure 8.19 – Client en train de signer la proposition

Et vous recevez la confirmation :

Figure 8.20 – Confirmation de signature reçue

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8.3 Commandes clients

Cycle de vie

Une commande client suit le cycle de vie suivant : Avec le module Expéditions activé : Brouillon → Validée → Expédition en cours → Livrée → Traitée (Livrée + Facturée) Sans le module Expéditions : Brouillon → Validée → Livrée → Traitée (Livrée + Facturée)

Note

Le statut À facturer n’est pas un statut spécifique du workflow. Il équivaut au statut Validée ou Livrée selon votre organisation, la création de la facture pouvant intervenir avant ou après la livraison.

Une fois validée, si le module Expéditions est actif, vous pouvez générer un ou plusieurs bons d’expédition et/ou bordereaux de réception. Vous pouvez aussi créer une ou plusieurs factures clients depuis la commande. Cliquer sur Classer facturée + Classer livrée passe la commande au statut Traitée (fin du cycle de vie) : elle disparaît du menu Commandes livrées et apparaît dans Commandes Traitées.

Créer une nouvelle commande client

Sous le chapeau Commandes clients, cliquez sur Nouvelle commande. La référence est incrémentée automatiquement.

Une commande peut également être créée directement depuis une proposition commerciale (les champs sont préremplis). Cliquez sur Créer brouillon, ajoutez vos lignes, puis validez. Une fois validée, la liste déroulante CRÉER propose : CRÉER COMMANDE D’ACHAT, CRÉER INTERVENTION, CRÉER CONTRAT, CRÉER FACTURE.

Figure 8.21 – Formulaire de création d’une nouvelle commande client

Expédition / Réception

Avertissement

Vous devez d’abord valider la commande pour pouvoir créer une expédition.

Dans la fiche commande client, passez sur l’onglet Expéditions / Bons de réceptions.

Figure 8.22 – Onglet Expéditions dans la fiche commande

Choisissez l’entrepôt source dans la liste déroulante et cliquez sur CRÉER EXPÉDITION.

Figure 8.23 – Formulaire de création d’une expédition

Renseignez la date de livraison prévue, les informations de livraison (poids, largeur…), la méthode de livraison et un numéro de suivi. La quantité à expédier est renseignée automatiquement (les liens Remplir et Vider permettent d’ajuster). Cliquez sur Créer. Une fois la fiche d’expédition validée, le bouton Bon de réception apparaît (si le module est activé).

Figure 8.24 – Fiche expédition créée

Vous pouvez utiliser le bouton SIGN SHIPPING pour la signature de l’expédition.

Figure 8.25 – Bouton Sign Shipping sur la fiche expédition

Figure 8.26 – Bon de réception associé

Figure 8.27 – Suite de la fiche expédition

Options cachées

Ces constantes sont à définir à 1 dans Accueil > Configuration > Divers :

Figure 8.28 – Options cachées commandes (1/3)

Figure 8.29 – Options cachées commandes (2/3)

Figure 8.30 – Options cachées commandes (3/3)

Constante                                                          Effet
ORDER_ALLOW_EXTERNAL_DOWNLOAD                                      Génère automatiquement une clé de
                                                                   partage pour téléchargement externe du
                                                                   PDF
MAIN_USE_PROPAL_REFCLIENT_FOR_ORDER                                Copie la référence client de la
                                                                   proposition à la commande (v7.0+)
ORDER_ENABLE_NEGATIVE                                              Permet de valider une commande même
                                                                   lorsque le montant est négatif

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8.4 Commandes fournisseurs

Une fois les produits ou services d’une commande reçus, il faut retourner sur la fiche commande pour saisir la réception. Le statut passe alors à reçu partiellement ou reçu complètement selon les informations saisies.

Créer une nouvelle commande fournisseur

Sous le chapeau Commandes fournisseurs, cliquez sur Nouvelle commande. La référence est incrémentée automatiquement.

Note

Seuls les produits rattachés à ce fournisseur sont disponibles dans la liste déroulante Ajout nouvelle ligne. Pour ajouter un nouveau produit, créez-le dans Produits/Services, puis dans l’onglet Fournisseur de la fiche produit, indiquez le prix et la quantité minimum pour ce fournisseur.

Cliquez sur Créer brouillon, ajoutez vos lignes. Une fois validée, la commande doit être acceptée ou refusée par un responsable. Si acceptée, le bloc Passer commande apparaît : renseignez une méthode de commande et passez commande — le statut devient Attente réception. Un bloc Réceptionner remplace alors le bloc Passer commande.

Réceptionner une commande fournisseur

Dans le bloc Réceptionner, renseignez la date de livraison, choisissez l’option dans le champ Livraison (Totale/Partielle), ajoutez un commentaire si besoin, et cliquez sur Réceptionner. L’option Totale fait disparaître le bloc ; un bouton Réouvrir apparaît alors.

Supprimer une commande fournisseur

Une commande ne peut être supprimée que si elle est à l’état brouillon. Une fois validée, elle peut seulement être annulée.

Avertissement

Une commande supprimée ne peut pas être récupérée.

Modifier une commande fournisseur

Une commande ne peut être modifiée que si elle est à l’état brouillon.

Options cachées

Constante                                                            Effet
FOURN_PRODUCT_AVAILABILITY                                           Active la disponibilité des produits
                                                                     fournisseur sur la page des prix
                                                                     (doublonne delivery_delay, introduit
                                                                     en v3.8)
SUPPLIER_ORDER_AUTOADD_USER_CONTACT                                  Ajoute automatiquement l’utilisateur
                                                                     approuvant la commande en tant que
                                                                     contact
SUPPLIER_ORDER_USE_DISPATCH_STATUS                                   Ajoute un statut sur chaque ligne
                                                                     d’expédition de commande
SUPPLIER_ORDER_NO_DIRECT_APPROVE                                     Supprime le bouton « Valider et
                                                                     Approuver » — oblige à faire Valider et
                                                                     Approuver en deux étapes séparées
SUPPLIER_ORDER_WITH_NOPRICEDEFINED                                   Permet d’ajouter un produit même si
                                                                     aucun prix fournisseur n’a été défini
SUPPLIER_ORDER_EDIT_BUYINGPRICE_DURING_RECEIPT                       Permet de modifier le prix d’achat pour
                                                                     le calcul PMP lors de la réception
                                                                     (v6.0+)

8.5 Contrats

Créer un nouveau contrat

Les contrats consignent les services clientèle assurés pour les clients. Vous pouvez créer des contrats pour des clients existants et spécifier le type de service et les conditions applicables. Dans le menu de gauche, sous Contrat, cliquez sur Nouveau contrat. Renseignez :

Cliquez sur Créer. Ajoutez une ou plusieurs lignes de services (zone libre ou liste des services) avec une date prévue de mise en service et une date prévue de fin de service. Le bouton SERVICES permet d’activer tous les services ou de clôturer tous les services en une seule action.

Figure 8.31 – Formulaire de création d’un nouveau contrat

Clôturer un service

Utilisez l’icône en fin de ligne du service, choisissez une date effective de fin de service et cliquez sur Clôturer. Le statut du service et de la fiche de contrat passent à Fermé.

Options cachées

Constante                                                           Effet
CONTRACT_SUPPORT_PRODUCTS                                           Les produits sont également suggérés
                                                                    dans le module contrat (en plus des
                                                                    services)

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8.6 Interventions

Créer une nouvelle intervention

Dans le menu de gauche, cliquez sur Interventions > Nouvelle intervention. Choisissez un tiers dans la liste déroulante. Vous pouvez rattacher l’intervention à un projet et renseigner une description. Cliquez sur Créer brouillon. Renseignez ensuite les lignes d’intervention : description, date, heure et durée. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes — le champ Durée totale s’incrémente automatiquement. Un contrat peut être rattaché à l’intervention.

Figure 8.32 – Formulaire de création d’une nouvelle intervention

Modifier une intervention

Cliquez sur le pictogramme Modifier sur la ligne d’intervention pour l’éditer.

Supprimer une intervention

Cliquez sur le pictogramme Supprimer sur la ligne d’intervention pour la supprimer.

Options cachées

Constante                                                         Effet
FICHEINTER_CLASSIFY_BILLED                                        Permet de classer une intervention
                                                                  comme « facturée » — ajoute aussi le
                                                                  trigger FICHINTER_CLASSIFY_BILLED
                                                                  dans les événements automatiques de
                                                                  l’agenda
FICHINTER_DISABLE_DETAILS                                         Désactive la saisie des lignes de détail —
                                                                  permet de valider sans ligne

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8.7 Tickets

Créer un nouveau ticket

Figure 8.33 – Formulaire de création d’un nouveau ticket

Une fois le ticket créé, sa fiche s’affiche avec toutes les informations renseignées et les actions disponibles.

Figure 8.34 – Fiche d’un ticket créé

Utiliser un ticket

Depuis la fiche ticket, plusieurs actions sont disponibles : Ajouter un message Cliquez sur le bouton AJOUTER UN MESSAGE pour un premier contact avec le client ou pour docu- menter l’avancement.

Figure 8.35 – Ajout d’un message sur le ticket

Actions disponibles

Figure 8.36 – Boutons d’action sur la fiche ticket

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8.8 Demandes de tarifs fournisseurs

Créer une nouvelle demande de prix

Dans le menu de gauche, cliquez sur Propositions commerciales fournisseurs > Nouvelle demande. Choisissez un fournisseur dans la liste déroulante et cliquez sur Créer brouillon. Ajoutez les lignes de produits/services pour lesquels vous souhaitez demander un tarif, puis validez et envoyez la demande au fournisseur.

Figure 8.37 – Formulaire de création d’une demande de tarifs fournisseur

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