# 05. ADHÉRENTS

# 5.1 Introduction

Le module Adhérents permet de gérer les adhérents d’une association. Dolibarr™ fait de la gestion de trésorerie mais ne fait pas de comptabilité analytique. Cette limitation suffit à dire que Dolibarr™ n’est pas adapté aux très grandes associations (plus de 5 000 adhérents). Il n’offre pas non plus de module de gestion de la paie, ce qui limite son utilisation aux associations sans salariés. Le module Adhérents est orienté vers les petites associations — dont fait d’ailleurs partie l’association Dolibarr™ elle-même.

# 5.2 Configuration du module

Le module est livré en standard avec Dolibarr™ : il est déjà installé. Vous le trouverez dans la famille Modules disponibles > Gestion des Ressources Humaines (RH). Le pictogramme d’état doit être vert pour signifier son activation ; l’icône en forme d’engrenage donne accès à la page de paramétrage spécifique.

*Figure 5.1 – Activation du module Adhérents et accès au paramétrage*

*Figure 5.2 – Page de paramétrage du module Adhérents*

## Onglet Divers — Options principales

*Figure 5.3 – Configuration des options principales (onglet Divers)*

Les principaux réglages disponibles sont :

- Gérer un identifiant pour chaque adhérent : Oui ou Non (l’association Dolibarr™ a configuré Oui).
- E-mail obligatoire pour créer un nouvel adhérent : Oui ou Non (l’association Dolibarr™ a configuré Oui).
- Envoyer un mail de confirmation (validation ou nouvelle cotisation) aux adhérents : Oui par défaut (l’association Dolibarr™ a configuré Oui).
- Action complémentaire à l’enregistrement de l’adhésion : Aucun, Création d'une écriture directe, Création facture sans paiement, ou Créer une facture avec paiement sur compte bancaire ou caisse (l’association Dolibarr™ utilise cette dernière option).
- Taux de TVA pour les adhésions : avec ou sans TVA (l’association Dolibarr™ a configuré Pas de TVA sur les adhésions).
- Produit/Service utilisé pour la ligne de cotisation dans la facture : liste déroulante des produits et services du module Produits/Services.

## Cartes d’adhérent

*Figure 5.4 – Paramétrage des cartes d’adhérent*

Les options disponibles pour les cartes :

- Format pages cartes d’adhérent : liste déroulante (l’association Dolibarr™ a choisi Dolibarr Business cards (A4)).
- Texte imprimé sur le haut des cartes : les constantes de substitution disponibles sont \_\_DOL\_MAIN\_URL\_ROOT\_\_, \_\_ID\_\_, \_\_FIRSTNAME\_\_, \_\_LASTNAME\_\_, \_\_FULLNAME\_\_, \_\_LOGIN\_\_, \_\_PASSWORD\_\_, \_\_COMPANY\_\_, \_\_ADDRESS\_\_, \_\_ZIP\_\_, \_\_TOWN\_\_, \_\_COUNTRY\_\_, \_\_EMAIL\_\_, \_\_BIRTH\_\_, \_\_PHOTO\_\_, \_\_TYPE\_\_, \_\_YEAR\_\_, \_\_MONTH\_\_, \_\_DAY\_\_ (l’association utilise \_\_FIRSTNAME\_\_ \_\_LASTNAME\_\_).
- Texte aligné à gauche : l’association utilise EMail: \_\_EMAIL\_\_ \_\_ADDRESS\_\_ \_\_ZIP\_\_ \_\_TOWN\_\_.
- Texte aligné à droite : l’association utilise \_\_LOGO\_\_ pour afficher le logo de l’association.
- Texte sur le bas des cartes : nom de votre association.

## Étiquettes d’adhérents

*Figure 5.5 – Paramétrage des étiquettes d’adhérents*

- Format pages étiquettes : l’association Dolibarr™ a choisi L7163 (A4).
- Texte imprimé sur les planches d’adresses : l’association utilise \_\_FULLNAME\_\_, \_\_ADDRESS\_\_, \_\_ZIP\_\_ , \_\_TOWN\_\_, \_\_COUNTRY\_\_.

## Autre — Formulaires d’auto-inscription

Quatre couples sujet/corps de mail configurables :

- Sujet/Email reçu en cas d’auto-inscription d’un invité
- Sujet/Email envoyé en cas d’auto-inscription d’un invité

*Figure 5.6 – Paramétrage du rappel automatique par e-mail*

## Emails de validation et rappels

Activer le rappel automatique par e-mail des adhésions expirées.

> **Avertissement**
> 
> Le module Travaux planifiés doit être activé et correctement configuré pour que les rappels automatiques soient envoyés.

Deux emails de validation configurables :

- Sujet/Email de validation adhérent : envoyé lors de l’enregistrement de la demande d’adhésion.
- Sujet/Email de validation adhésion : envoyé lors de la confirmation du règlement de la cotisation.

## Modèles d’emails

*Figure 5.7 – Modèles d’emails disponibles pour le module Adhérents*

*Figure 5.8 – Modèles d’emails — rappel d’expiration et auto-adhésion*

*Figure 5.9 – Modèles d’emails — validation et nouvelle cotisation*

Il est possible de définir un modèle d’email pour chacun des événements suivants :

- Rappel lorsque l’adhésion est sur le point d’expirer
- Auto-adhésion d’un adhérent
- Validation d’un membre
- Enregistrement d’une nouvelle cotisation
- Annulation d’adhésion

*Figure 5.10 – Modèles d’emails supplémentaires*

*Figure 5.11 – Modèle d’email de nouvelle cotisation*

*Figure 5.12 – Modèle d’email de résiliation*

L’email de résiliation par défaut de l’association Dolibarr™ indique que l’adhésion a été résiliée (motif le plus courant : non renouvellement de la cotisation annuelle) et invite l’adhérent à contacter le trésorier en cas d’erreur. L’email émetteur pour les mails automatiques est également configurable (exemple : contact@dolibarr.org).

## Attributs supplémentaires (adhérents)

*Figure 5.13 – Gestion des attributs supplémentaires sur les fiches adhérents*

Si vous avez besoin de gérer des attributs particuliers non prévus en standard, vous pouvez les définir ici. Par exemple, pour ajouter des champs Twitter et Facebook :

1. Cliquez sur Nouvel attribut
2. Dans Libellé : saisissez Twitter
3. Dans Code de l’attribut : saisissez twitter (uniquement des caractères alphanumériques en minuscule, sans espace)
4. Type : Chaîne, Taille : 255
5. Répétez l’opération pour Facebook

Ces champs apparaîtront ensuite sur la fiche de vos adhérents.

## Attributs supplémentaires (type d’adhérents)

*Figure 5.14 – Attributs supplémentaires sur les types d’adhérents*

Dans l’onglet Attributs supplémentaires (type d’adhérents), définissez les attributs non standard que vous souhaitez voir apparaître sur les fiches Types d’Adhérents.

## Formulaire public d’auto-inscription

*Figure 5.15 – Formulaire public d’auto-inscription*

Dolibarr™ peut proposer une URL publique permettant à des visiteurs externes de postuler à une adhésion. Si un module de paiement en ligne est actif, un formulaire de paiement sera automatiquement proposé. Options disponibles lorsque l’option est activée :

- Montant par défaut de la cotisation (l’association Dolibarr™ a configuré 20 €)
- Le visiteur peut modifier le montant : Oui ou Non (l’association a configuré Non)
- Rediriger sur la page intégrée de paiement en ligne : l’association utilise PayPal
- Email à avertir en cas de retour de paiement validé : renseignez généralement l’adresse du trésorier

> **Note**
> 
> L’URL du formulaire public de l’association Dolibarr™ est : https://asso.dolibarr.org/dolibarr/public/members/NOUVEAU.php

![Figure](https://wiki.infras.fr/uploads/images/gallery/2026-07/goHH5XJWPuM4t1am-pic-101-002.png)

![Figure](https://wiki.infras.fr/uploads/images/gallery/2026-07/EnXa9oONxwMjuKb4-pic-101-003.png)

![Figure](https://wiki.infras.fr/uploads/images/gallery/2026-07/imMHlsiHI25JojkN-pic-102-005.png)

![Figure](https://wiki.infras.fr/uploads/images/gallery/2026-07/42JzuLYJctblJNCM-pic-103-007.png)

![Figure](https://wiki.infras.fr/uploads/images/gallery/2026-07/JuOsV4kBfjsBT9Pq-pic-104-009.png)

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![Figure](https://wiki.infras.fr/uploads/images/gallery/2026-07/24neZQQa4ybTjHjX-pic-107-019.png)

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![Figure](https://wiki.infras.fr/uploads/images/gallery/2026-07/0UBkAWW54x4EaADz-pic-109-023.png)

![Figure](https://wiki.infras.fr/uploads/images/gallery/2026-07/XdyReDQpWrCsIYS9-pic-110-025.png)

# 5.3 Types d’adhérent

Avant toute chose, il est nécessaire de définir les profils d’adhérents en créant des types d’adhérent.

## Créer un nouveau type d’adhérent

Rendez-vous dans le menu Type d’adhérents > Nouveau depuis la page d’accueil du module Adhérents, puis cliquez sur Nouveau type d’adhérent.

*Figure 5.16 – Formulaire de création d’un type d’adhérent*

L’association Dolibarr™ a défini deux types : Standard

```
                                Champ                 Valeur
                                Libellé               Standard
                                Soumis à cotisation   Oui
                                Vote autorisé         Oui
                                Description           Voir wiki dolibarr.org
                                Email d’accueil       néant
```

Preferred Partners

```
                               Champ                  Valeur
                               Libellé                Preferred Partners
                               Soumis à cotisation    Oui
                               Vote autorisé          Oui
                               Description            Voir wiki dolibarr.org
                               Email d’accueil        néant
```

> **Note**
> 
> Un Dolibarr Preferred Partner est un fournisseur de service autour de Dolibarr™ ERP-CRM qui s’est engagé à prouver sa crédibilité et sa compétence, offrant une garantie de qualité dans ses prestations.

## Modifier un type d’adhérent

Cliquez sur le bouton Modifier et effectuez vos changements dans les différents champs avant d’enregistrer.

## Supprimer un type d’adhérent

Cliquez sur le bouton Supprimer. Une demande de confirmation vous sera présentée.

![Figure](https://wiki.infras.fr/uploads/images/gallery/2026-07/dUxomPXfKuaZl2PA-pic-111-027.png)

# 5.4 Nouvelle adhésion

## Création d’un adhérent

Rendez-vous dans le menu Adhérents > Nouvel adhérent. Un formulaire de création s’affiche. Renseignez tous les champs et cliquez sur Ajouter adhérent.

> **Avertissement**
> 
> Si vous n’avez pas encore défini de type d’adhérent, vous verrez cette alerte : « Aucun type d’adhérent défini. Allez dans Configuration - Types d’adhérents »

*Figure 5.17 – Formulaire de création d’un adhérent*

Ensuite, le processus complet d’adhésion est le suivant :

1. Valider l’adhérent : cliquez sur le bouton Valider sur la fiche adhérent. Une confirmation est demandée.
2. Créer un compte utilisateur (facultatif) : si vous souhaitez offrir un accès Dolibarr™ à ce membre, cliquez sur Créer un compte utilisateur depuis sa fiche.
3. Lier un tiers : pour facturation, devis, etc., cliquez sur Créer un tiers ou sélectionnez un tiers existant via le lien Lien tiers Dolibarr.
4. Envoyer la fiche par mail : cliquez sur Envoyer fiche par mail pour adresser la fiche à votre adhérent. L’état passe à Validé (attente cotisation).
5. Cliquez sur l’onglet Adhésions/cotisations, puis sur Ajouter adhésion/cotisation.
6. La fiche de cotisation s’ouvre avec la date pré-remplie. Si vous laissez le champ Date fin adhésion vide, il sera automatiquement renseigné à J+1 an.
7. Renseignez le montant, choisissez l’action complémentaire (par défaut : Création facture avec paiement sur compte bancaire ou caisse), sélectionnez le compte et le mode de règlement, puis cliquez sur Ajouter adhésion/cotisation. L’état de l’adhérent passe à Adhésion à jour.

*Figure 5.18 – Statut d’adhésion mis à jour*

8. Cliquez sur le Lien tiers Dolibarr pour accéder à la fiche du tiers, puis sur l’onglet Client : vous y retrouverez la facture à l’état Commencée. Cliquez dessus et passez-la à l’état Payée via le bouton Classer payée.

Votre adhérent apparaît maintenant dans la liste Adhérents à jour.

## Modification d’un adhérent

Cliquez sur le bouton Modifier et effectuez vos changements dans les différents champs avant d’enregistrer.

## Suppression d’un adhérent

Cliquez sur le bouton Supprimer. Une confirmation est demandée avant la suppression définitive :

> **Important**
> 
> « Êtes-vous sûr de vouloir effacer ce membre (Effacer un membre efface aussi toutes ses cotisations) ? »

![Figure](https://wiki.infras.fr/uploads/images/gallery/2026-07/iM7SyCvh206pT8GD-pic-113-030.png)