Facturer les contrats

La page « Facturation des contrats »
Menu Facturation > Facturation des contrats. La liste présente les contrats avec, pour chacun : référence, tiers, commercial, date du contrat, date de fin, statut, dernière proposition commerciale, dernière facture, propositions brouillons, factures brouillons et totaux HT, TVA et TTC des documents liés. Les filtres habituels de Dolibarr s'appliquent (références, tiers, dates, statut, champs complémentaires, date de fin de contrat). Les colonnes affichées se choisissent avec le sélecteur de colonnes.
Deux boutons sont disponibles au-dessus de la liste :
Bouton
Action
Facturer tous les contrats
Ouvre le formulaire de facturation pour tous les contrats ayant des services actifs et un montant de contrat renseigné, sans sélection manuelle.
Résilier les contrats
Lance immédiatement la clôture des contrats arrivés à leur date effective de résiliation.
Lancer une facturation en masse
Cocher les contrats à facturer (ou utiliser « Facturer tous les contrats »).
Dans la liste des actions de masse, choisir « Facturation en masse » et confirmer.
Renseigner le formulaire (voir tableau ci-dessous).
Valider.
Champ du formulaire
Description
Facturer les contrats du … au … (obligatoire)
Fenêtre de recherche des périodes à facturer. Toute période de facturation dont le début tombe dans cette fenêtre, non encore facturée, sera générée. Par défaut : aujourd'hui moins et plus le nombre de jours configuré.
Date de la facture
Si vide, début de la période pour un contrat à échoir, fin de la période pour un contrat échu. Obligatoire si l'option correspondante est active.
Conditions de règlement, mode de règlement, compte bancaire
Vides, les valeurs du contrat puis du tiers sont utilisées.
Date limite de règlement
—
Référence client
Vide, la référence client du contrat est reprise.
Utiliser les réductions et avoirs disponibles du client
—
Génèrent des
Factures (par défaut) ou Propositions commerciales (chapitre 6.8).
Modèle (et langue si le multilingue est actif)
Si un modèle du module est choisi, un document pro forma est aussi généré dans les documents du contrat.
Mode simulation
Coché par défaut. Seul le rapport est produit, aucune facture n'est enregistrée (chapitre 6.3).
Désactiver la revalorisation en mode simulation
Permet de comparer les montants avec et sans revalorisation.
Le module crée alors un traitement en arrière-plan par contrat (une « fournée » commune) et ouvre la page de suivi filtrée sur cette fournée.
Rien n'est généré immédiatement : la tâche planifiée « Traitement des factures en arrière-plan » prend les traitements en attente à chaque passage (chapitre 7). Si cette tâche n'est pas active, un badge rouge le signale sur les pages de suivi et les traitements restent en attente.
Mode simulation
En mode simulation, le traitement effectue réellement tous les calculs (périodes, prorata, revalorisation, contrôle des montants) puis annule les écritures : aucune facture, aucun devis, aucune modification du contrat. Le rapport détaillé de chaque période (montants, indices appliqués, erreurs) est conservé sur le traitement et exportable en CSV.
C'est la méthode recommandée pour contrôler une facturation avant de la lancer réellement : lancer d'abord en simulation, vérifier le rapport, puis relancer la même sélection sans la case « Mode simulation ».
Règles appliquées à chaque contrat
Pour chaque contrat sélectionné, le traitement :
vérifie que le contrat a des services actifs, une date d'effet, une durée et un montant cohérent avec la somme annualisée des lignes ;
découpe le temps en périodes selon la périodicité et le début de période choisis, à partir de la date d'effet, et retient celles qui commencent dans la fenêtre demandée ;
refuse une période déjà couverte par une facture (ou un devis) liée au contrat, en citant le document existant ;
calcule le montant de la période : montant annuel x nombre de mois de la période / 12, au prorata des jours pour les périodes incomplètes (première période, fin de contrat, résiliation) ;
applique la revalorisation si la date de revalorisation tombe dans la période (chapitre 8) ; la période est alors découpée en une partie à l'ancien prix et une partie au nouveau prix ;
contrôle que le total du document généré correspond au montant attendu, à l'écart autorisé près ;
crée la facture (brouillon) avec une ligne par service actif, les champs complémentaires « Début » et « Fin de la période de facturation », le lien vers le contrat, et, en cas de revalorisation, la ligne de texte configurée ;
enregistre le résultat dans le rapport du traitement.
Une facture générée reste en brouillon : la relire, puis la valider depuis sa fiche ou par l'action de masse « Validation des factures ».
Valider et supprimer en masse
Depuis la même liste, après sélection des contrats :
Action de masse
Effet
Validation des factures
Valide toutes les factures brouillons liées aux contrats sélectionnés (refusé si la gestion de stock décrémente à la validation des factures).
Suppression des propositions commerciales
Suppression des factures
Suppriment les brouillons liés aux contrats sélectionnés, par exemple après une génération erronée.
Ce qui se passe à la validation d'une facture générée
À la validation d'une facture issue du module, le contrat est mis à jour :
contrôle du montant de la facture par rapport au montant attendu de la période (un écart est signalé en avertissement) ;
si la date anniversaire du contrat est dans la période facturée, un événement « Contrat … renouvelé » est ajouté ;
si la fin de la durée contractuelle est dans la période facturée, la reconduction est traitée (chapitre 9).
La revalorisation, elle, est appliquée au contrat au moment de la génération de la facture (montant, dernier indice utilisé, valeur de l'installation), pas à sa validation.
Facturer un contrat suivi de l'extérieur
Les factures créées autrement que par le module (manuellement ou par un autre module) ne portent pas les dates de période : elles ne sont pas prises en compte pour détecter une période déjà facturée.
Générer des propositions commerciales au lieu de factures
L'option « Génèrent des : Propositions commerciales » sert aux contrats SANS reconduction tacite dont le début de période de facturation est le jour de la date d'effet. Le devis porte sur la période qui suit la durée contractuelle (date d'effet + durée), c'est-à-dire le renouvellement proposé au client. Les autres contrats sont refusés avec un message explicite.
À la signature du devis (fermeture « signé ») :
si l'option « Revalorisation et renouvellement du contrat à la signature de la proposition commerciale » est active, la date d'effet du contrat est avancée à la nouvelle période, les dates des services sont mises à jour, le renouvellement est enregistré et le devis est marqué « Revalorisation et renouvellement du contrat effectués » ;
la facture créée depuis ce devis hérite des dates de période ; à sa validation, le module reconnaît que le contrat a déjà été mis à jour.