07. PRÉPARATION DES DONNÉES
Préparer les données avant la première facture
Fiche de votre société
Un bandeau d'avertissement s'affiche sur les pages du module (en mode réel) tant que ces informations sont incomplètes :
- Nom, adresse, code postal, ville, pays.
- Identifiant professionnel 1 (SIREN, 9 chiffres, clé de contrôle valide).
- Numéro de TVA intracommunautaire (FR + 2 caractères + 9 chiffres).
- Compte bancaire par défaut avec IBAN si le mode de règlement est le virement (configuration du module Factures ou compte de la facture).
- Régime de TVA (Taxes/TVA : sur les débits ou à l'encaissement).
Si vous avez choisi une adresse de facturation électronique spécifique dans la configuration de la PA, elle doit commencer par votre SIREN et exister dans l'annuaire.
Fiches tiers
Client professionnel français :
- SIREN (Id. prof. 1) ou SIRET (Id. prof. 2) valides (clé de contrôle).
- Numéro de TVA (sinon il est calculé à partir du SIREN) ; s'il est saisi, il doit correspondre au SIREN.
- Nom, adresse, code postal, ville, pays.
- Type de tiers correctement renseigné (entreprise ou particulier) : le module s'appuie sur la détection Dolibarr pour exclure les B2C.
Fournisseur :
Le SIREN (ou à défaut SIRET ou TVA) est essentiel au rapprochement automatique des factures reçues. Sans identifiant, le fournisseur risque d'être recréé en doublon (voir le rapport « Fournisseurs sans SIREN »).
Taux de TVA à 0 % et codes d'exonération
Quand une ligne porte un taux de TVA à 0 %, la norme exige un motif codé (BT-121, liste VATEX). Le module refuse de générer plutôt que d'émettre un document au motif inconnu.
Version de Dolibarr | Où renseigner le code VATEX |
|---|---|
Dolibarr 18 à 23 | Constante cachée |
Dolibarr 24 et plus | Colonne « Code d'exonération de la TVA » du dictionnaire des taux de TVA. Le code VATEX-EU-O fait passer la ligne en catégorie « Non soumise à la TVA » (opération hors champ) : la facture ne porte alors aucun numéro de TVA et ne peut pas mélanger opérations hors champ et opérations taxées ou exonérées. |
La catégorie de TVA d'une ligne (BT-151) est lue depuis le code TVA de la ligne : un code commençant par « AE » (ex. AE, AE-IC) déclare une autoliquidation, avec le code VATEX-FR-AE pour un vendeur français. La note du dictionnaire sert de motif d'exonération (BT-120).
Produits et services
Pour la réception
Chaque ligne de facture reçue est rapprochée d'un produit Dolibarr dans cet ordre :
- Le prix fournisseur (onglet « Prix fournisseurs » du produit) dont la référence fournisseur est égale à la référence portée par la ligne.
- Si l'option est active : la même référence en comparaison tolérante.
- Le produit par défaut défini sur la fiche du fournisseur (bloc « Facturation électronique »). sinon, création automatique si l'option est active, ou mise en attente.
ℹ Seuls les produits marqués « à l'achat » peuvent recevoir une référence fournisseur.
Pour l'émission
Chaque ligne doit avoir un libellé ou une description (BT-153, règle BR-25), sinon la génération signale les lignes concernées.